8 passos para alcançar excelência na gestão da manutenção

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De uns anos para cá, a logística vem ganhando grande notoriedade. O que antes era visto apenas como gestão de estoque e de transporte, hoje é tido como um processo complexo. A gestão da manutenção de frotas passou a fazer parte desse universo, uma vez que pode contribuir de forma positiva para os resultados da empresa como um todo.

O assunto é tão importante que a Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) tem diversas diretrizes para orientar as pessoas ao longo desse processo. Para que a frota da sua empresa possa ser bem organizada, é preciso seguir alguns passos. Conheça 8 dos mais importantes, ao longo deste artigo:

1. Reúna informações relevantes

O primeiro passo para alcançar excelência na gestão da manutenção é reunir informações relevantes sobre o funcionamento da sua frota. Esses dados são essenciais para ajudar a fazer a sua gestão da forma mais adequada, e não contando apenas com “achismos”.

Somente com o máximo de detalhamento será possível calcular:

  • o custo das horas paradas e trabalhadas;
  • as despesas com manutenção;
  • o período em que as revisões precisam ser feitas, entre outras variáveis.

Assim, esses subsídios serão a base para que se possa tomar decisões, estabelecer metas e acompanhar o seu cumprimento.

2. Use um sistema de gestão de frota

Como dissemos, a reunião de dados é fundamental para alcançar excelência na gestão da manutenção e, por isso mesmo, utilizar um sistema de gestão de frota pode ser de grande valia. Esse tipo de softwarecoleta informações com muito mais precisão, para analisá-las e, então, fazer o acompanhamento em tempo real.

O uso de rastreadores, por exemplo, pode ser eficiente para o monitoramento. Mas, para conseguir as informações, é preciso contar com um software que não apenas permita que você visualize tudo o que está ocorrendo com a sua frota, mas que também auxilie na tomada de decisões.

3. Esteja atualizado com os lançamentos

Quem é responsável por todo esse processo não pode se prender apenas às informações internas: é preciso estar atento aos lançamentos do mercado — e, nos dias de hoje, eles são bastante frequentes.

Um novo serviço de telemetria ou um novo pneu podem fazer toda a diferença no negócio. Por isso, fique sempre de olho no que há de novidade e, também, nos concorrentes, para identificar e adotar as melhores práticas. Dessa forma, você consegue otimizar o seu processo.

4. Não se descuide da manutenção preventiva

Em praticamente tudo na vida, prevenir acaba sendo mais fácil do que remediar as consequências. Por isso mesmo, a manutenção preventiva é fundamental para evitar diversos problemas que podem causar sérios impactos em toda a sua logística. Sendo assim, ela precisa ser respeitada e realizada com uma boa regularidade.

Para auxiliar nessa etapa, é recomendado que os motoristas adotem um checklist diário. Com isso, há como perceber rapidamente se há alguma anormalidade e agir antes que o problema se torne maior.

Não fazer isso implica gastos consideravelmente maiores, e os seus veículos podem ficar parados por muito mais tempo do que o necessário, o que resulta em ociosidade e compromete o seu orçamento mensal.

5. Aposte em mão de obra qualificada

Para alcançar excelência na gestão da manutenção, é fundamental contar com uma mão de obra qualificada. Dentro desse contexto, fuja de mecânicos e oficinas de baixa credibilidade: você não deve hesitar em procurar serviços especializados e locais que trabalhem com profissionais e peças de alto nível. A diferença no custo é compensada em médio e longo prazos.

6. Gerencie todas as rotas

Gerenciar as rotas é extremamente importante para qualquer empresa que dependa da logística. Você não deve jamais abrir mão dessa atitude, se deseja alcançar excelência na gestão da manutenção.

São fatores que desgastam seus veículos muito mais rápido (sobretudo quando se trata da parte mecânica):

  • trajetos excessivamente longos;
  • rodovias com muitas curvas;
  • vias de terra batida;
  • ruas com muitos buracos etc.

Também é importante sempre considerar a distância. Os quilômetros extras rodados também são um indicador de que você precisa observar — e, eventualmente, trocar — diversos componentes. O rastreamento pode facilitar o gerenciamento dos trajetos e também ajuda tomar medidas de urgência, em caso de furto ou roubo dos veículos e das cargas.

7. Acompanhe as peças de desgaste natural

Qualquer pessoa que já teve um carro, mesmo que por pouco tempo, sabe que algumas peças possuem um desgaste natural mais rápido. As próprias montadoras indicam a sua substituição após um período determinado ou depois de rodar certo número de quilômetros. Sendo assim, é imprescindível que você fique de olho nesses componentes.

Os pneus, por exemplo, são uns dos itens mais formidáveis no quesito segurança. Eles são o único ponto efetivo de contato do veículo com o chão e, por isso mesmo, qualquer desgaste excessivo ou fragilidade pode ocasionar acidentes sérios. Além disso, quando estão carecas ou mal calibrados, também podem causar um consumo maior de combustível.

Outros artigos que precisam ser trocados ou verificados de tempos em tempos são:

  • óleo lubrificante do motor;
  • pastilhas de freio;
  • filtros de ar;
  • filtros de óleo;
  • filtros de combustível;
  • fluido do radiador;
  • bateria;
  • limpadores de para-brisa, entre outros.

8. Planeje tudo o que puder

Por fim, se você deseja alcançar excelência na gestão da manutenção, é preciso antecipar seus movimentos e planejar tudo aquilo que estiver ao seu alcance. Definitivamente, essa não é uma tarefa simples, mas você pode conseguir isso com alguma persistência, muita organização e ao incorporar esse hábito no dia a dia do seu negócio.

É preciso criar estratégias a serem alcançadas para conseguir uma otimização de seu processo, reduzindo os seus custos e aumentando a produtividade da sua empresa e da sua frota. É lógico que isso só se consegue combinando os fatores anteriores, mas, sem que haja um planejamento de como fazer e sem prazos estipulados, essa tarefa se torna inviável.

Esses são alguns passos indispensáveis para começar a ter um bom resultado. Gostou das dicas para alcançar excelência na gestão da manutenção? Então, veja também o nosso outro artigo sobre manutenção corretiva. Boa leitura!

 

Dia do Caminhoneiro: entenda agora por que são três datas!

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Assim como em várias outras profissões, existe um dia para celebrar os caminhoneiros: o Dia do Caminhoneiro! Esses profissionais tão dedicados que, às vezes, passam dias longe da família para garantir seu sustento e ainda manter o país funcionando.

Provavelmente você já deve ter visto mais de um dia sendo usado para comemorar o dia do caminhoneiro. Mas, afinal de contas, essa data é em junho, julho ou setembro? A resposta correta é: as três!

Sim! Existem 3 datas diferentes!

Elas surgiram por motivos diferentes e a seguir vamos explicar melhor cada uma. Veja:

30 de junho: Dia do Caminhoneiro em São Paulo

Surgiu em 1986, época em que o governador de São Paulo assinou uma lei que instituiu o dia 30 de junho como sendo o Dia do Caminhoneiro. É uma data regional.

25 de julho: Dia de São Cristóvão, padroeiro dos motoristas

Nesse dia se comemora o dia de São Cristóvão, que é o padroeiro oficial dos motoristas. Esse é o dia mais lembrado e também o mais antigo, sendo celebrado desde o século XV. Conta a história que São Cristóvão era um homem forte, que desejava servir o homem mais poderoso do mundo. Quando descobriu que este era Jesus, se converteu e passou a morar próximo a um rio, ajudando pessoas a atravessá-lo. Um certo dia, carregou um menino que ia ficando mais pesado à medida que se avançava. São Cristóvão reclamou que a sensação era a de carregar o mundo em seus ombros, quando o menino respondeu: “não está carregando o mundo, está carregando o seu criador. Eu sou Jesus, aquele a quem você serve”.

16 de setembro: Dia Nacional do Caminhoneiro

Essa data foi instituída em 2009 e ficou definida como o Dia Nacional do Caminhoneiro.

Apesar de 16 de setembro ser a data oficial, é em 25 de junho que mais se comemora. Existe até uma igreja no Rio Grande do Sul, às margens da BR-116, na altura do km  — a Igreja de São Cristóvão — que possui o formato de um caminhão e é frequentemente visitada por esses profissionais.

Por que é importante celebrar o dia do caminhoneiro

Independentemente das datas oficiais, todos os dias deve-se comemorar a existência desses profissionais, que passam horas no volante, perdem datas especiais e andam solitários pelas estradas.

O mais importante de tudo é que muitos desses trabalhadores, apesar das situações negativas que passam, amam o que fazem e não conseguem se ver em outra profissão. É por isso e pela contribuição que fazem em seu trabalho, que eles merecem todo o reconhecimento e valorização.

Também é importante aproveitar essas ocasiões para lembrar de como algumas coisas ainda precisam ser melhoradas para a classe, a exemplo das últimas mudanças na lei que determinam um horário mínimo para descanso.

Mensagem em homenagem ao dia dos caminhoneiros

No Dia do Caminhoneiro, nós da Sofit queremos homenagear essa classe de trabalhadores que é tão importante para o Brasil. Sim, para o Brasil!

Talvez você, sentado aí em sua boleia, não tenha ideia da importância que tem para o país. O que você leva em seu caminhão é muito mais do que uma simples carga. Os caminhoneiros são grandes responsáveis por movimentar a economia do país, levando e trazendo produtos que vão mudar a vida de muitas pessoas.

Além da carga de produtos, os caminhoneiros levam sempre com eles uma carga ainda mais valiosa. No coração, levam suas experiências, suas histórias, os amigos que fazem por onde passam, as lembranças dos momentos marcantes e a saudade da família que os espera sempre de braços abertos.

Com o rádio ligado embalando suas viagens, suas mãos firmes ao volante, eles guiam o caminhão pelas estradas da vida, enfrentando todas as dificuldades do caminho. E assim, superando os obstáculos, vocês, caminhoneiros, carregam o Brasil.

Não somente hoje, mas todos os dias, os caminhoneiros devem ser sempre reconhecidos pelo trabalho que realizam. Eles são exemplos de amizade e companheirismo, sempre ajudando seus amigos-irmãos de estrada. Viajantes solitários, grudados no asfalto, mas com o pensamento alto, eles têm garra e força de vontade para chegar ao destino e a saudade que os movem para voltar para a casa.

Que vocês continuem contribuindo para a evolução do país, abraçando essa longa estrada da vida, com seus caminhos iluminados por Nossa Senhora.

Feliz dia do caminhoneiro!

Um forte abraço da Família Sofit

Saiba como funciona a regulamentação relacionada à terceirização de frotas

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A terceirização de frotas pode ser a saída para contornar a fase ruim pela qual o país passa na economia, podendo tornar o serviço da sua empresa mais eficiente e as suas equipes de trabalho mais produtivas.

Isso resulta em aumento na competitividade da empresa dentro do mercado, cria um direcionamento estratégico para o seu negócio e ainda, é claro, proporciona redução nos custos operacionais da empresa.

Mas, e a regulamentação relacionada à terceirização de frotas, como funciona? Saiba isso e muito mais aqui! Continue com a sua leitura.

Regulamentação da terceirização

A terceirização de frotas é algo estratégico. A partir dela, é possível ganhar em produtividade, em especialização e em eficiência. Contudo, para que essa medida funcione bem para a sua empresa, é preciso estar de acordo com algumas leis e normas. Veja quais são e como se aplicam ao seu negócio.

De acordo com a Lei n. 11.442, de 5 de janeiro de 2007, o TRC (transporte rodoviário de cargas) realizado em vias públicas e no território nacional por terceiros mediante remuneração deve obedecer às seguintes normas:

1. Realização de inscrição prévia no Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas (RNTR-C) da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) em uma das seguintes categorias (art. 2.º):

  • Transportador Autônomo de Cargas (TAC), para pessoas físicas;
  • Empresa de Transporte rodoviário de Cargas (ETC), para pessoas jurídicas.

TAC (Pessoa física)

E o que é necessário para essa inscrição?  O TAC deve comprovar ser proprietário, coproprietário ou arrendatário (locador) de, ao menos, um veículo utilizado na atividade, que deve ser registrado em seu nome no órgão de trânsito como veículo de aluguel.

Além disso, deve ter, no mínimo, três anos de experiência na área e ter sido aprovado em curso específico para desempenho da atividade.

ETC (Pessoa jurídica)

Já a ETC, Empresa de Transporte rodoviário de Carga, deve ter sede no Brasil, comprovar ser proprietária ou arrendatária (locadora) de, ao menos, um veículo de carga, indicar um responsável técnico pelo serviço que deverá ter um mínimo de três anos de experiência na área e ter sido aprovado em curso específico.

A sua empresa ainda deve comprovar capacidade financeira e confiabilidade dos seus sócios e responsável técnico.

Ao realizar o registro na RNTR-C, será emitido um número de registro que deverá constar no veículo do proprietário ou arrendatário.

2. O transporte rodoviário de cargas ainda deverá ser realizado sob contrato ou conhecimento de transporte, onde deverão constar informações para a completa identificação das partes, dos serviços e de sua natureza fiscal (art. 6.º).

3. Emitido o contrato, tanto o TAC como o ETC assumem a total responsabilidade pela execução dos serviços — sejam eles realizados por conta própria ou por terceiro —, pelos prejuízos referentes a danos e perdas (caso haja), sendo garantida a vistoria nesse caso e pelas ações de seus funcionários, agentes, prepostos ou terceiros contratados (art. 7.º e 8.º).

Consequências de negligências

Caso haja negligência no cumprimento da Lei n. 11.442, as infrações podem ser punidas com multas administrativas aplicadas pela ANTT, embora não levem ao cancelamento da inscrição no RNTR-C.

Por isso, optando ou não pela terceirização de frotas, jamais negligencie o que vem descrito no contrato e na própria lei. Esteja atento às descrições no contrato firmado e às normas — esse é o maior segredo para a terceirização funcionar para a sua empresa.

Segurança do processo

A terceirização de frotas pode acarretar bastante segurança para a sua empresa, principalmente pelo fato de evitar indisponibilidade na sua frota de veículos devido a alguma falha ou necessidade de manutenção, uma vez que é o TAC ou a ETC que se responsabilizam por essa parte.

Imagine só não ter mais de se preocupar com a baixa na produtividade da sua frota, com atrasos nas entregas das cargas e com funcionários ociosos por não ter veículos disponíveis para realizar o serviço!

Além dos ganhos a mais com a produtividade, a sua empresa ainda sai ganhando em segurança por contar com veículos atuais, manutenção em dia e com significativa redução de custos originada pela terceirização!

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Modernização da gestão de frotas: como a tecnologia pode ajudar

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Hoje, a tecnologia está presente em praticamente todos os lugares: nas casas, nas escolas e, principalmente, nas empresas. Isso acontece porque, cada vez mais, ela facilita a comunicação, agiliza a realização de atividades, contribui para a redução de custos, entre diversos outros benefícios.

Então, por que não utilizá-la também na gestão de frotas?

Neste post, vamos falar sobre a importância da modernização da gestão de frotas e como a tecnologia pode ajudar nesse processo. Quer saber um pouco mais sobre o assunto? Continue a leitura e confira!

Quais são os benefícios da utilização da tecnologia na gestão de frotas?

Atualmente, é possível fazer a gestão de frotas por meio de softwares específicos que, entre outras funções, permitem o controle de combustível, de manutenções e de custos da operação.

Quando uma empresa implementa esses sistemas, ela passa a ter uma visão mais abrangente de todas as atividades, com acompanhamento total e em tempo real das rotinas de sua frota.

Outra vantagem está relacionada à segurança das informações, uma vez que todas elas ficam concentradas em um único local, e a necessidade de utilização de planilhas manuais acaba sendo praticamente eliminada. Além de facilitar o acesso e o compartilhamento dos dados, eles ficam menos sujeitos a riscos de extravios.

A tecnologia está acessível também para as pequenas empresas?

Muitos empreendedores ainda acreditam que investimento em tecnologia diz respeito apenas às empresas de grande porte.

Esse paradigma existe, principalmente, devido a dois fatores: a crença de que os sistemas possuem um custo muito elevado e a resistência à mudança, que ocorre frequentemente em empresas menores, com estrutura familiar.

Contudo, com os avanços da tecnologia, é possível contar com ferramentas que proporcionam diversos benefícios, sem que para isso seja necessário empregar uma quantidade comprometedora de capital.

Com isso, as empresas de pequeno porte passam a ter a oportunidade de modernizar seus processos, além de aprimorar os resultados obtidos por meio da gestão de frotas.

E qual é o retorno desse investimento?

Sem a devida modernização da gestão de frotas, muitas empresas acabam tendo gastos desnecessários, sendo que, com pequenos ajustes, já seria possível uma economia de recursos considerável — fundamental em uma época de crise econômica como a que vivemos atualmente.

Visando à redução de custos, a modernização da gestão de frotas por meio da tecnologia permite também gerenciar questões mais abrangentes, como:

  • gestão de rotas e logística;
  • controle de combustível;
  • gestão da manutenção da frota.

O gestor poderá, ainda, acompanhar de forma mais eficaz a equipe externa. Com o uso da telemetria, é possível observar o comportamento dos motoristas em tempo real, identificando infrações ou desperdício de combustível.

Ao detectar esses pontos, o gestor poderá atuar diretamente no problema, fomentando, por exemplo, processos educativos junto aos colaboradores, por meio de treinamentos e outras ações.

Em situações contrárias, nas quais boas práticas forem observadas, o gestor poderá até mesmo oferecer bonificações àqueles colaboradores que obtiverem bons resultados.

Com essas estratégias, a empresa passa a ter vantagens competitivas importantes no mercado. Algumas delas são:

Aumento da produtividade

A frota é parte ativa e integrante de todo um sistema de valor da empresa. Quem precisa de uma frota é porque entrega algum valor para o seus clientes, seja produto ou serviço e, para isso, busca agilidade, afinal, tempo é dinheiro.

A tecnologia aliada à gestão de frotas possibilita que a empresa seja mais produtiva, já que atua com um conjunto de atitudes para prever problemas que surgem nos complexos sistemas de logística.

Esse é um incentivo para que os motoristas trabalhem mais motivados, porque haverá toda uma tecnologia por trás calculando e gerenciando os problemas.

Com mais segurança, a equipe também será mais produtiva, cometerá menos infrações, envolvendo-se em um número menor de acidentes, o que, por sua vez, garantirá maior disponibilidade da frota.

Redução dos custos operacionais

Como vimos, o recebimento e a análise dos dados sobre as viagens é possível com o uso da tecnologia. O gestor terá acesso a informações como distância percorrida, localização, consumo de combustível e tempos de parada, condução e frenagem, entre outros.

Isso permite à empresa que ela opte, por exemplo, por rotas que consumam menos pneu ou combustível, o que contribui para uma redução significativa dos custos operacionais, inclusive com a manutenção da frota.

Para se ter uma ideia, do custo total de um veículo, mais de 50% é referente aos custos variáveis, isto é, passíveis de redução, como combustível e manutenção.

Quais são os impactos no desempenho da frota?

Como dissemos, a utilização da tecnologia permite um maior controle sobre a rotina na gestão de frotas. Por meio desse acompanhamento, além de aperfeiçoar a gestão de manutenções e compreender os custos das operações, é possível avaliar o desempenho de cada veículo.

Ao acompanhar melhor as rotinas de manutenção de cada veículo, todo o controle das manutenções corretivas e preventivas ― além das inspeções e lubrificações ― passa a ser realizado conforme o tempo de rodagem. Assim, tanto o agendamento das manutenções preventivas quanto sua execução passam a ser muito mais confiáveis.

Além disso, é possível manter um controle mais eficiente do estoque de peças sobressalentes e da data para troca dessas peças, conforme o tempo de uso.

Com a concorrência cada vez mais acirrada, obter informações corretas ― e no tempo certo ― acaba sendo um grande diferencial para empresas que desejam se manter competitivas no mercado.

Você, certamente, fidelizará seus clientes com a gestão mais rigorosa dos prazos e a padronização de processos, além, claro, do maior controle da previsibilidade dos custos. Tudo isso de maneira prática, bem diferente das planilhas preenchidas manualmente, que demandam muito tempo e ainda facilitam o conflito de informações.

Com a tecnologia, o gestor da frota pode contar, finalmente, com acesso a todas as informações por meio de indicadores e relatórios, o que significa muito mais precisão, segurança e agilidade nas tomadas de decisão.

E você, já sabe como a tecnologia aplicada aos processos pode fazer toda a diferença para o negócio? A sua empresa tem buscado modernizar a gestão de frotas para superar os desafios internos e externos? Entre em contato conosco.

A Sofit pode ser sua parceira desde o ajuste dos processos até a automatização dos seus fornecedores, a partir de uma metodologia de gestão de frotas e os indicadores mais adequados à sua operação!

Entenda aqui a relação entre TMS e gestão de frotas

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É muito importante para uma empresa, independentemente do seu porte ou segmento, gerenciar seus custos com precisão. Afinal, é isso que assegura que a margem de lucro do seu negócio, do seu produto ou serviço mantenha-se interessante e viável. Em uma empresa do ramo de transportes, a coisa não é diferente.

É por isso que cada vez mais empresas têm buscado soluções para melhorar a gestão do seu negócio e ter mais controle sobre a sua frota. E esta gestão pode ser feita por um TMS (Transportation Management System), também conhecido como sistema de gestão de transporte e logística.

Mas, afinal, o que é o TMS, além de uma solução eficiente para o seu negócio, qual a relação entre esse tipo de sistema e a gestão de frotas e como esse tipo de sistema pode ser benéfico para a sua empresa? Continue com a leitura e confira tudo isso aqui e agora!

O que é e como funciona um sistema TMS?

O sistema TMS é um software que permite às empresas de transporte ter um controle absoluto sobre:

  • entregas;
  • roteiros;
  • desempenho dos motoristas;
  • desempenho dos veículos;
  • situação em que os veículos da frota se encontram;
  • informações sobre os fretes;
  • rastreamento das mercadorias;
  • emissão de documentos eletrônicos relacionados à carga e outros documentos fiscais.

A maioria desses softwares é desenvolvida em módulos, cada qual controlando e auxiliando em uma tarefa específica, como por exemplo:

  • emissão de nota fiscal eletrônica (NFe);
  • emissão de recibo de pagamento de autônomo (RPA);
  • emissão de manifesto eletrônico de carga (MDFe);
  • controle dos fretes, tanto aqueles realizados pela própria frota como por terceiros.

Como podemos observar, um sistema TMS é bem abrangente. Ele compreende desde o departamento comercial da sua empresa, passando pelo financeiro e operacional, até a expedição.

Como funciona um sistema TMS?

Esse tipo de sistema é integrado a outro sistema, conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning) ou software de planejamento dos recursos da empresa, um sistema que integra todos os dados do negócio num único lugar, tornando a gestão de frotas e a gestão em geral do seu negócio de transportes muito mais eficiente.

Um exemplo dessa integração entre TMS e ERP é a emissão de NFe, que, depois de emitida no TMS, é automaticamente enviada para o controle financeiro e fiscal da empresa ou embarcador.

O que faz um software para Gestão de Frotas?

Esse tipo de sistema é especializado no processo de gestão da frota, passando por todos as suas fases:

• Aquisição dos Veículos;
• Controle de Documentação dos Veículos e Condutores;
• Controle de Abastecimento;
• Controle de Pneus;
• Controle de Manutenção;
• Controle de Infrações;
• Controle de Despesas (Pedágios, Estacionamentos, lavação, etc)
• Controle de Viagens (Receitas, despesas, clientes, etc)
• Controle de Sinistros e
• Controle de Custos (Por veículo, por motorista, por viagem, etc)

Por ser um sistema especializado ele tende a ser integrado com todos os fornecedores do processo de gestão de frotas, evitando a necessidade de digitação. É um sistema com foco gerencial.

E qual a relação entre um TMS e um software para Gestão de Frotas?

Se você é uma transportadora de cargas ou indústria com frota própria, é essencial ter um TMS. E todo TMS tem funções básicas do processo de Gestão de Frotas, que atende a quem está começando a implantar estes processos.

Porém, se a sua empresa tem um TMS e necessita melhorar o processo de gestão de frotas, você deve avaliar a implantação de um software especializado em Gestão de Frotas, preferencialmente que possa integrar com o seu TMS para evitar a duplicação de digitações.

Por outro lado, se você tem uma frota, mas, não precisa das funções de um TMS listadas acima, pois não utiliza a frota para transporte de cargas, a melhor solução é um sistema de gestão de frotas.

Estes controles que você e a sua empresa passam a ter com a gestão de frotas, resultam em diversos benefícios para o seu negócio, como a redução de custos e o aumento na margem de lucro e na produtividade.

Está esperando o quê para obter toda essa eficiência na gestão de frotas e usufruir de todos esses benefícios? Entre em contato conosco da Sofit e saiba mais!

O que avaliar na conta de custos por km rodado?

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O cálculo de custo por km rodado é essencial para uma gestão eficaz de frotas. Por meio dele, é possível compreender melhor a composição de cada um desses custos, identificar desperdícios, falhas e pontos de melhorias. Porém, esse cálculo não é tão simples como parece e envolve outros fatores que vão além do gasto com combustíveis e manutenções.

Alguns detalhes, como os valores gastos pelos motoristas no trajeto e o valor dos pedágios, apesar de serem gastos pequenos, precisam ser incluídos entre os gastos para que o seu cálculo seja o mais fidedigno possível.

Esse assunto merece uma atenção especial porque uma correta avaliação desses custos pode possibilitar redução de gastos e possíveis investimentos que vão deixar o seu negócio mais competitivo.

A seguir, vamos falar um pouco mais sobre esse assunto. Continue acompanhando e saiba mais!

O que entra no preço do km rodado?

Existem algumas variáveis na composição desse custo que têm impactos diferentes e são calculadas de formas distintas. Para exemplificar melhor, vamos classificá-las entre custos fixos e custos variáveis, explicando qual é a representatividade de cada um.

Custos fixos

São aqueles custos que não variam, independentemente de a demanda da empresa estar em alta ou em baixa. Esses custos sempre terão a sua parcela fixa no cálculo do custo por km rodado. Entre eles, podemos citar:

  • remuneração dos motoristas;
  • seguros;
  • depreciação dos veículos;
  • sistema de rastreamento (do veículo e de cargas, no caso de uma empresa de transportes);
  • pagamento de IPVA;
  • pagamento de Seguro Obrigatório (DPVAT);
  • pagamento de Licenciamento;

Os valores relacionados aos pedágios sempre serão cobrados, mas esse valor pode aumentar ou diminuir de acordo com os trechos percorridos. Algumas empresas recorrem a convênios com as instituições que recebem as concessões para fazer esse tipo de cobrança. Esses convênios podem reduzir os valores totais da cobrança e até agilizar a viagem.

O cálculo de como esses valores impactam no custo por km rodado é bem complexo. Normalmente se faz o rateio mensal e divide-se pela quantidade percorrida no mês. Por serem fixos, podemos dizer que, quando a demanda da empresa for mais baixa, esses custos terão um impacto bem maior do que quando a empresa realiza muitas entregas.

Custos variáveis

Ao contrário dos fixos, como o próprio nome já diz, os custos variáveis variam de acordo com a utilização do veículo. Logo, se o veículo for utilizado várias vezes durante a semana, os custos serão mais altos. Entretanto, caso fique mais tempo parado, as despesas serão bem menores. Alguns exemplos são:

  • combustíveis;
  • manutenções;
  • pneus;
  • lubrificantes;
  • valores gastos em pedágios;
  • reembolsos com despesas extras.

Esse último tópico merece um detalhamento importante, considerando a rotina e a natureza das atividades relacionadas ao trabalho. O custo com o reembolso de despesas extras é parte desse dia a dia e deve ser considerado para o cálculo de despesas variáveis.

Por exemplo, se o motorista se depara com uma forte chuva e precisa trocar um limpador de para-brisa, ele pode comprar esse item, guardar a Nota Fiscal e acertar com a empresa no momento do retorno.

Naturalmente, esses custos não foram planejados — eles foram surgindo ao longo do caminho. Independentemente disso, eles precisam ser considerados na hora de avaliar os custos por km rodado da empresa.

Esse cálculo é um pouco mais simples, sendo que o método mais utilizado é o de rateio, dividindo proporcionalmente os custos pela quilometragem total percorrida no período.

Como o cálculo do km rodado pode ser realizado?

A forma mais comum de se calcular é utilizando o rateio. Nos casos de depreciação, salários, combustíveis, sistemas de rastreamento e seguros, que são custos mensais, basta dividir os valores de cada mês pela quilometragem que foi rodada nesse mesmo período.

No caso de licenciamento, seguro obrigatório e pagamento de IPVA, realizados anualmente, deve-se dividir os valores por 12 (meses), atribuir um valor para cada mês e dividir esses valores pela quantidade de quilômetros rodados no mês.

Já no caso de manutenções e trocas de pneus, o cálculo é mais complexo. É necessário avaliar o tempo médio de troca dos itens e também fazer o rateio por período — por exemplo, se a troca de pneus ocorre a cada 18 meses, divide-se o valor referente às trocas pelo período, encontrando o valor mensal.

Assim que os rateios são realizados e se encontra o valor de cada variável, é hora de somá-los. Vale lembrar que, para que o cálculo seja exato, é necessário utilizar o mesmo período de tempo para todos os cálculos. A forma mais comum é o cálculo mensal.

Quais são os benefícios de analisar o valor do km rodado?

Como abordamos na introdução, é possível identificar possíveis pontos de melhorias. Ou seja, se determinado veículo precisa trocar pneus com mais frequência do que os outros, é preciso avaliar se não está na hora de realizar uma manutenção e buscar as causas desse desgaste.

Além disso, com a identificação de cada variável, é possível encontrar custos desnecessários que podem ser eliminados, o que faz com que a empresa consiga reduzir custos operacionais. Ainda há a otimização do processo de roteirização, que passa a ter base para identificar os custos de cada rota e encontra oportunidades de aprimorar o planejamento, contribuindo, assim, para alcançar maior eficiência e reduzir ainda mais os custos.

Gestão moderna

Quando o gestor tem uma visão geral dos custos da frota por quilômetro rodado, consegue perceber mais claramente onde a sua atuação fará maior diferença. Ter uma gestão mais moderna é muito importante, afinal, é possível identificar com mais assertividade os principais pontos de atenção e reduzir ainda mais os custos para a empresa.

Usar a tecnologia a favor do trabalho é fundamental nesse sentido e, se o gestor tem os custos por quilômetro rodado bem definidos, abrem-se possibilidades para esses investimentos. Os sistemas de rastreamento de cargas, no caso de uma transportadora, são alguns exemplos de tecnologias que podem ser contratadas com recursos provenientes da redução de custos.

Terceirização da frota

Um conceito que é muito usado atualmente é o de “uberização da economia”. Ele faz referência ao modelo de negócios do Uber, que promove o deslocamento de pessoas, mas que não tem um carro em sua frota. Esse conceito tem um apelo sustentável e é baseado na economia colaborativa e de compartilhamento, muito usada em países desenvolvidos.

Algumas empresas já aderiram a esse modelo, terceirizando parte da sua frota ou usando veículos alugados. Claro que isso depende da história de cada instituição e das propostas de negócio apresentadas. Mas é importante que as instituições se abram a novas possibilidades para caminharem em consonância com as tendências do mercado.

Se essas alternativas forem usadas, outros custos (como o valor com veículos alugados) deverão ser acrescidos nos cálculos que foram listados acima.

Como se pode ver, os cálculos de custos por km rodado são bem mais complexos do que muita gente imagina e envolvem, inclusive, questões administrativas, como a depreciação e o pagamento de salários dos motoristas. Para que o cálculo seja feito da forma mais assertiva possível, garantindo integridade dos dados, o ideal é que se utilize um software de gestão.

Software de gestão de frotas ou ERP: saiba qual escolher!

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Empresas de qualquer setor da economia investem em soluções de TI para se manter com alto nível de produtividade e eficiência. No caso dos negócios que atuam com a entrega de mercadorias, muitos gestores podem optar pela aquisição de um sistema de gestão de frotas ou um ERP (também conhecido como software de gestão integrada) que possua um módulo para gestão de veículos.

Há também os casos em que empreendedores optam pelas duas soluções separadamente, focalizando determinadas rotinas em um único ambiente. Mas o que leva a essa escolha? Quais são as diferenças entre um software de gestão integrada e um sistema de gestão de frotas? Confira no nosso post de hoje!

O que é um software de gestão integrada?

O software de gestão integrada é utilizado por empresas para monitorar todos os aspectos de uma companhia. Dividido em módulos, ele centraliza o acesso, a inserção e a modificação de informações sobre diferentes setores. Assim, o negócio consegue unificar as suas políticas de gestão para ter mais performance e qualidade operacional.

Também chamado de ERP, o software de gestão integrada é um dos principais sistemas de uma organização. As suas funções contribuem para a melhoria da performance de todos os setores, gerando serviços de maior qualidade e competitividade. Isso será feito com um controle amplo de todos os aspectos do negócio e a integração dos times de diferentes áreas.

Um dos exemplos está na gestão de estoque. Com o uso de um software de gestão, times de vendas poderão identificar rapidamente quais são as ferramentas com maior saída, permitindo a criação de estratégias de vendas que foquem em produtos próximos de suas datas de vencimento ou que sejam mais competitivos. Assim, a empresa pode manter as suas taxas de vendas sempre com um índice elevado.

Já uma companhia de transporte de carga consegue maximizar a performance de suas estratégias de logística. A compreensão de cada item que está no estoque aguardando transporte será feita de maneira dinâmica: todos os setores poderão verificar os dados necessários para garantir a entrega do produto dentro do prazo com precisão e eficiência.

O aumento dos níveis de automação reduzem os erros. Diminuir o uso de planilhas torna a imprecisão de dados menor, agilizando processos e eliminando eventuais falhas.

O controle de custos também será feito com maior impacto. Identificando setores que possuem maior desperdício de recursos e gastos operacionais maiores, o gestor pode implementar políticas para otimizar a cadeia operacional. Como consequência, a empresa poderá atender mais clientes com serviços mais econômicos e direcionar uma quantidade maior de verbas para investimentos estratégicos.

O uso do ERP contribui para que a empresa tenha uma redução de gastos e uma rotina integrada. Todos os setores podem atuar em conjunto para atingir metas por meio de processos operacionais simplificados e com baixo índice de imprecisão. Isso gera mais segurança e agilidade para o negócio, que consegue atender a demandas do mercado de maneira inteligente e competitiva.

Como funciona um software de gestão de frotas?

O software de gestão de frotas é utilizado por empresas de transportes para administrar os veículos utilizados no transporte de cargas. Ele possui um conjunto de funções que facilitam o acompanhamento de entregas, a definição de rotas e dos custos relacionados a manutenção de caminhões e outros automóveis do negócio.

Em um software de gestão de frotas, o gestor pode avaliar o custo de manutenção de cada veículo individualmente. Registros como o tempo gasto por rota, consumo de combustível ou duração de pneus são facilmente acessíveis. Assim, a companhia consegue eliminar gastos com precisão, gerando mais receita para o empreendimento.

Esse é um fator que também impacta os processos de manutenção de produtos da empresa. Sabendo a duração média de cada item, o gestor pode planejar com antecedência as rotinas de manutenção dos equipamentos. Assim, peças e insumos são adquiridos com maior agilidade e menor custo.

O software de gestão de frotas também aumenta a disponibilidade dos veículos. Todas as mercadorias serão administradas de forma mais eficaz, reduzindo os prazos de entrega de produtos. E por saber em qual parte da cadeia operacional cada produto se encontra, as chances de itens se perderem no processo de entrega reduzem drasticamente, o que permitirá um aumento rápido dos índices de produtividade do negócio.

Quais as diferenças entre os dois sistemas corporativos?

Tanto o sistema de gestão integrada quanto o software de gestão de frotas podem ser utilizados por empresas do ramo, mas existem diferenças básicas entre as duas soluções. Conhecê-las melhor dá ao empreendedor a possibilidade de investir na aplicação perfeita para o seu perfil e necessidade, maximizando o seu retorno sobre o investimento.

Em termos de benefícios, ambas as aplicações fornecem vantagens semelhantes. Custos podem ser eliminados rapidamente, seja com ganho de performance ou com aumento do nível de automação. Já o planejamento da manutenção preventiva de serviços é feito com antecedência, eliminando gastos imprevistos.

Em geral, corporações escolhem adotar ambas as soluções para ter uma visão melhor sobre suas rotinas internas. Por ter um foco maior nas rotinas de gestão de veículos, o software de gestão de frotas pode gerar ganhos maiores para uma empresa dessa área quando comparado com um sistema de gestão integrada que possua um módulo para a administração de veículos.

Nesse sentido, as ferramentas de gestão de frotas dão acesso a mais recursos para verificar a disponibilidade de veículos e fatores que impactam nos prazos de entrega de um produto. A avaliação do desgaste de peças, a mensuração do consumo de combustíveis e a criação de políticas de entrega serão feitas com o auxílio de informações precisas e recentes. Isso permite a administração do negócio com mais eficiência e agilidade, tornando-o competitivo e capaz de responder a pedidos de clientes e parceiros comerciais em menor tempo — fator crucial para atrair novas parcerias em médio e longo prazo.

Além do investimento em um software de gestão de frotas, a empresa também pode adotar outras estratégias para otimizar o transporte de mercadorias. Confira todas elas no nosso ebook com dicas para o setor de transporte de cargas!

Gestão de estoque na gestão de frotas: saiba como fazer!

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Uma boa gestão de estoque para empresas que possuem frota própria é fundamental para garantir bons resultados no planejamento das manutenções. Mas, para que isso seja possível, é preciso tomar alguns cuidados básicos com a rotina.

No artigo de hoje, vamos listar 4 melhores práticas para que se consiga otimizar os processos e alcançar um desempenho satisfatório. Continue com a leitura e confira agora mesmo!

1. Registre todos os processos

Todos os processos que estão ligados à gestão de frotas — e não somente à gestão de estoque — precisam ser registrados. Dessa forma, a empresa terá informações suficientes para a realização de um trabalho mais preciso.

Nesse sentido, o ideal é acompanhar e guardar todas as informações a respeito de datas de manutenções, serviços realizados, trocas de peças e tempo de ociosidade.

Com esses dados, torna-se possível criar um histórico a respeito dos serviços realizados, quais são os principais veículos que dão problemas e quais itens são mais usados ao realizar as revisões e consertos. Essa atitude permite que o gestor trace estratégias mais acertadas, principalmente no que diz respeito à composição ideal do estoque.

2. Acompanhe indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são uma excelente ferramenta de análise dos processos. Por meio deles, o gestor consegue entender melhor os resultados das suas operações e compreender em que ponto as falhas ocorrem e o que pode ser feito para corrigi-las.

Nesse sentido, torna-se possível compreender se os recursos empregados na realização das atividades tem sido ou não o suficiente para alcançar os objetivos.

A criação desses indicadores pode ser feita utilizando as informações que são registradas, de modo a mostrar uma visão mais resumida das tarefas mais relevantes. No que diz respeito à gestão de estoques, pode-se levantar informações como:

  • quantidade de cada item usado em determinado período;
  • custo das peças de reposição;
  • quantidade de itens parados (que foram comprados, mas não foram usados);
  • taxa de desperdícios (perdas, perecibilidade, avarias, entre outros).

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3. Faça previsão de demanda

Com base nas informações registradas e no acompanhamento dos indicadores de desempenho, o gestor passa a ter uma base sólida a respeito do histórico de utilização das peças de reposição.

Assim, é possível criar uma estimativa mais acertada a respeito de quais itens são mais usados e quais deles são pedidos esporadicamente. Esse tipo de informação permite que as compras sejam feitas com base no volume médio e, por consequência, atendam a necessidade, diminuindo as chances de criar um estoque em excesso.

Por outro lado, a falta de algum item também pode ser prejudicial. Isso porque, dependendo da peça, o tempo de envio pode ser demorado, fazendo com que o veículo fique mais tempo parado do que o necessário. Esse tipo de complicação também pode ser evitada por meio dessas informações.

4. Utilize um sistema de gestão de estoque

O investimento em tecnologia representa uma ótima relação custo-benefício para as empresas. A razão é que a automação das operações garante diversas vantagens para a rotina e para os resultados do negócio de forma geral, incluindo a redução de custos.

Além de uma solução que ajude a acompanhar os dados da frota, como desempenho e ociosidade, pode-se contar com recursos que ajudem a controlar o estoque de peças e acompanhar os gastos relacionados à manutenção.

A eficiência na gestão de estoque para empresas que usam frota é necessária para otimizar os custos, pois evitam faltas e excessos de itens. Além disso, essa atitude garante um bom e ágil serviço de manutenção e, principalmente, evita que os veículos fiquem parados por muito tempo aguardando conserto.

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Frota própria ou terceirizada: qual escolher?

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Uma dúvida muito comum entre os gestores de logística é se vale mais a pena manter uma frota própria ou terceirizar esse tipo de serviço. Esse questionamento é muito natural e plausível, uma vez que existem diversas vantagens e desvantagens em cada uma das escolhas — tudo depende da necessidade da empresa.

No artigo de hoje vamos falar um pouco mais sobre como é a gestão de uma frota própria e de uma frota terceirizada. Assim fica mais fácil esclarecer qual delas é a melhor opção para o seu modelo de negócios. Continue a leitura e saiba mais!

Vantagens da Gestão de frota própria

Entre as principais vantagens de realizar a gestão de uma frota própria estão: a possibilidade de manter o controle centralizado, a agilidade e a independência do processo de decisão. Convenhamos: esses são pontos bastante positivos, concorda?

Isso quer dizer que todos os aspectos — desde os mais operacionais, como as manutenções, e até o planejamento, por exemplo — são todos de responsabilidade da empresa. Esses pontos fazem com que seja mais fácil se planejar, pois a empresa consegue oferecer um serviço de mais qualidade e pontualidade.

Além disso, ela também consegue ter uma reação mais rápida em caso de emergências e manter mais contato com o cliente a todo o momento. A frota própria pode ser uma boa opção por ter algumas características interessantes e já bem definidas:

  • Veículos comprados pela empresa;
  • Motoristas contratados e selecionados pela empresa;
  • Agilidade na tomada de decisões;
  • Controle completo da frota.

Essas características chamam a atenção por oferecerem, acima de tudo, controle. Esse controle é muito valorizado por empresários, que gostam de ter seus caminhões e carros no pátio da empresa. Assim, eles ficam sempre disponíveis para enviar ou buscar seus produtos.

Esses empresários consideram que, após um grande investimento inicial — que envolve a compra de toda essa frota, mais os processos de seleção e implantação —, o custo é menor em comparação à frota terceirizada.

Por outro lado.. (Desvantagens da frota própria)

Nem tudo é um mar de rosas quando o assunto é manter uma frota própria. Esses aspectos da gestão levam a outro lado: os impactos que os custos, a administração e os controles geram no negócio. Afinal, a responsabilidade sobre eles também fica por conta da empresa, o que eleva os custos gerais e aumenta o trabalho de acompanhamento e supervisão.

O que esses empresários esquecem de levar em consideração é que, além desse investimento inicial e dos salários dos motoristas, a frota própria também tem diversos outros custos. Entre os principais e mais comuns deles, podemos destacar:

  • Manutenção dos caminhões e outros veículos;
  • Treinamento dos motoristas;
  • Seguros e impostos;
  • Controle de licenças.

Ou seja, manter a frota pode ser tão caro quanto adquirir uma. Afinal, fatores como manutenção e depreciação de veículos podem ser assustadoramente altos.

Frota terceirizada (Terceirização de frota)

Além de a frota ser terceirizada, vale lembrar que ela pode seguir dois formatos diferentes: terceirizando apenas os veículos que serão utilizados na operação ou terceirizando os veículos e os motoristas (que costumam ser autônomos).

Terceirização de frota

Vantagens da terceirização de frota

A principal vantagem de se manter uma frota terceirizada (no caso da terceirização dos veículos) é que os custos incorridos dessa operação são previsíveis, já que são definidos no momento da assinatura do contrato.

Com isso, dificilmente o gestor terá alguma surpresa que afetará o orçamento ou algum problema que pode render dor de cabeça — como a batida de um veículo, por exemplo. Assim, fica mais fácil não comprometer o andamento dos negócios, já que outro carro é rapidamente oferecido.

Tudo isso sem contar que o gestor não precisa se preocupar com outras questões, como depreciação dos veículos, aquisições e manutenções, que são de responsabilidade da empresa contratada. Além de diversas empresas especializadas, muitos dos principais players de aluguel de carro também se especializaram nesse sentido, como a Localiza e a Unidas.

Eles ainda oferecem os carros corporativos mais comuns, mas também podem ser uma solução para muitas empresas. Nesse caso, a gestão da frota é feita de forma próxima e acompanhada — ainda há a facilidade de poder ter seu veículo reposto em uma das centenas de agências que eles têm no Brasil.

Capital parado é sinônimo de prejuízo

Investir uma grande quantidade de capital na criação de uma frota própria pode não ser a melhor atitude, principalmente se sua empresa é de pequeno porte. Essa medida pode comprometer a saúde financeira da sua organização, já que o capital fica imobilizado e, assim, fica mais difícil investir em áreas mais importantes do seu negócio.

Além disso, com a terceirização, você não tem nenhum tipo de preocupação com a revenda dos carros e a pesquisa de preços. Muito pelo contrário, tem apenas o benefício de contar com a frota nova e sem grandes custos de renovação.

Isso permite um grande investimento: a alocação de recursos e uma melhor gestão financeira. Você contrata mais carros conforme precisa e diminui a frota fixa dependendo da sua demanda, sem ter que arcar com os custos de um veículo parado.

Desvantagens da terceirização de frota

Não poderíamos deixar de listar as desvantagens desse modelo. Terceirizar a frota faz com que o poder de decisão do gestor seja consideravelmente menor, tornando a gestão descentralizada e o processo de mudanças burocrático. Em contrapartida, são menos controles para gerir e o trabalho fica todo por conta de uma empresa especializada no ramo.

Já no caso da terceirização dos motoristas com os veículos, deve-se ter o cuidado de acompanhar e exigir as manutenções e monitorar o transporte, visto que os atrasos nas entregas causados por problemas nos veículos, por exemplo, podem custar o cliente para a empresa.

Frota própria ou terceirizada: qual a melhor opção?

Se o objetivo é manter uma estrutura enxuta, custos reduzidos e uma carga menor de controles, análises e planejamentos, a frota terceirizada é a melhor opção, uma vez que essas responsabilidades são da empresa terceirizada. Com isso, a gestão volta o foco para o core business, se concentrando nas atividades que realmente geram receita para o negócio.

Essa é uma forma de fazer com que seu empreendimento ganhe vantagens competitivas e saia na frente dos seus concorrentes. Porém, se a necessidade é manter um controle maior, com mais autonomia e um processo de tomada de decisão mais simplificado, a melhor alternativa é manter uma frota própria.

Afinal, ela permite que decisões como compra de novos veículos, planejamento de manutenções e gestão de custos fiquem totalmente nas mãos do gestor. A escolha de terceirizar ou não a gestão de frotas depende muito das estratégias empresariais e de quais são os principais objetivos almejados com ela.

Portanto, ao analisar a melhor decisão, vale listar o que se pretende e quais são as vantagens e desvantagens que cada gestão proporciona, fazendo assim uma escolha mais assertiva.

Agora que você já sabe as principais diferenças entre os dois modelos de gestão, aproveite os comentários para nos contar: qual decisão seria a melhor para o seu negócio, frota própria ou terceirizada?

Terceirização de frota

Como fazer uma gestão de frotas eficiente?

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Em um mercado competitivo, onde uma boa logística e o controle de gastos realizado de maneira responsável ditam a sobrevivência de empresas que trabalham com transportes rodoviários, é mais do que necessário entender como fazer uma gestão de frotas eficiente e profissional.

Além de fazer um controle de pneus e verificar as multas, a gestão de frota vai além. E é isso que você vai conferir no post de hoje.

O que é a gestão de frotas

De uma maneira bem resumida, fazer o controle de frotas de uma empresa é conseguir gerenciar de maneira satisfatória todos os veículos, atentando-se para as devidas manutenções necessárias, definição e acompanhamento de rotas e melhor produtividade possível com os recursos disponíveis.

Essa é a maneira mais rentável de se manter e fazer crescer um negócio. Para isso, destacamos três pontos para os quais você deve estar bem atento:

Manutenção preventiva

A maioria das manutenções realizadas em frotas comerciais é de caráter corretivo, ou seja, para resolver um problema que já existe.

Isso significa que muitos gestores e donos de negócios não dão muita atenção para a manutenção preventiva, aquela que é feita exatamente para evitar complicações futuras.

Isso é um grande erro, pois normalmente sai muito mais caro reparar danos do que evitá-los.

Previsão de gastos

Todo gestor de frotas precisa, necessariamente, conseguir ter uma boa previsão de gastos. É preciso antecipar as saídas que existirão no caixa nos próximos meses para que seja possível programar o seu financeiro.

Com base nestas previsões é que você terá mais firmeza para tomar as decisões que afetarão o futuro da sua empresa.

O cumprimento dos prazos

Outro pilar de uma boa gestão de frotas é o correto cumprimento dos prazos acordados. Além de manter seus clientes, uma boa programação de entregas vai manter seus motoristas mais descansados e menos estressados com viagens de emergências.

Por que fazer a gestão de frotas

Depois de falar um pouco sobre o que é a gestão de frotas e ver alguns pontos importantes, vamos passar agora para o porquê de dedicar tempo e atenção a isso.

Disponibilidade

A agilidade e eficiência nos processos e tarefas são fundamentais para uma boa gestão de frotas nos dias de hoje. O cenário ideal é o de que a frota esteja sempre disponível e que não haja veículos parados na garagem ou no pátio, certo?

Entretanto, vemos que não é esta a situação mais comum na maioria das transportadoras e indústrias que têm uma frota de veículos. Tenha uma boa gestão da sua transportadora e não perca mais negócios.

Custo por viagem

O verdadeiro significado de eficiência é obter resultados maiores com menos recursos. Com revisões, manutenções preventivas e rodízios de pneus frequentes é possível que isso ocorra, evitando a necessidade de uma manutenção corretiva no futuro.

Controle bem seus custos e você conseguirá encontrar formas de diminuí-los. Assim, seus resultados serão bem melhores.

Otimização de rotas

O melhor trajeto a ser escolhido pelo gerenciador de frotas é sempre aquele mais curto, acessível e com maior segurança.

Diminua os riscos de perda de prazos, gastos com manutenção e desgaste do seu pessoal através da montagem de rotas mais apropriadas para o seu transporte.

Com certeza você deve saber bem como é difícil conseguir contornar todos os problemas decorrentes de uma frota. Desde a gestão financeira cheia das suas burocracias até a parte mais operacional como carregamento, controle de pneus e cuidados com a segurança no trabalho, os desafios são muito grandes e diários.

Economize tempo e desempenhe um papel mais profissional e eficiente conseguindo entender melhor como fazer uma gestão de frotas com um sistema para gestão de frota como o Sofit.

Como escolher o melhor óleo para motor?

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No manual de todo veículo, sempre consta o tipo de óleo recomendado pelas montadoras. Essa história de que o motor precisa de um determinado tipo de óleo pode parecer apenas um mito — mas, na verdade, é muito séria. Ou seja, em uma troca completa ou em uma manutenção para completar o nível da substância, o melhor óleo para motor é o tipo indicado no manual.

Isso, no entanto, não significa que as trocas devem ser realizadas somente na concessionária ou com a marca que é comercializada por ela. O que importa mesmo é observar as suas especificações.

Leia este post para conhecer e aprender a escolher o melhor óleo para motor para o seu veículo:

O óleo mineral, sintético e semissintético

Nas especificações do seu carro, está informado se o óleo utilizado para lubrificação do motor deve ser mineral, sintético ou semissintético. A seguir, veja as diferenças entre os tipos de óleo e entenda por que essa distinção é tão importante:

O óleo mineral

Esse tipo de óleo é obtido a partir da separação de componentes do petróleo, resultando na mistura de vários compostos. Devido ao custo mais baixo, o óleo mineral é o mais utilizado em lubrificantes de motores automotivos.

Muitas vezes, você não o encontrará pelo nome “óleo mineral”, mas sim como um dos números da Sociedade Americana de Engenheiros Automotivos (SAE) — algo que explicaremos em breve.

O óleo sintético

Esse tipo de óleo é obtido por meio de uma reação química, o que exige maior controle na hora de sua fabricação. Com esse tipo de óleo, é possível obter lubrificantes de maior qualidade e, consequentemente, preço.

Os lubrificantes de óleo sintético conseguem ter um desempenho melhor tanto em altas como em baixas temperaturas.

O óleo semissintético

Esse tipo de óleo é fabricado a partir da mistura de proporções variadas de bases minerais e sintéticas, buscando reunir as melhores propriedades de cada um desses tipos de óleo. Seu custo pode variar bastante, uma vez que as matérias-primas sintéticas utilizadas na mistura possuem um valor mais elevado do que as matérias-primas minerais.

É importante ressaltar a importância de, nas trocas de óleo ou na hora de completar o lubrificante, não misturar óleos minerais com óleos sintéticos, principalmente se forem fabricados por empresas diferentes.

Procure sempre utilizar o mesmo tipo de óleo no seu veículo, pois essas misturas, além de comprometerem o desempenho do veículo, podem gerar borra no motor.

Os testes de viscosidade

A propriedade mais importante nos óleos lubrificantes é a viscosidade (a forma como o óleo resiste ao escoamento). No caso dos lubrificantes para motores, existe uma classificação criada pela SAE. Quanto maior é o número da SAE, mais viscoso é o óleo e maior é a sua tolerância a altas temperaturas.

A medição é feita em 2 escalas:

  • uma de baixa temperatura, que varia do 0 até 25 winter (W);
  • e outra de alta temperatura, cuja escala varia de 8 a 60.

É por isso que, no rótulo dos óleos para motor, sempre encontramos descrições como “20W50”. Nesse caso, 20 representa a baixa temperatura suportada, e 50, a alta temperatura).

Por isso é tão importante seguir as recomendações da montadora. Vários testes são realizados durante anos para chegar ao melhor óleo lubrificante para o motor do carro. Assim:

  • o veículo tem bom desempenho em partida a frio e em alta rotação;
  • as peças do motor sofrem com menos atrito;
  • a emissão de gases poluentes é menor;
  • o consumo de combustível é reduzido.

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17% de redução dos custos com manutenção: saiba como conseguir

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A redução de custos com manutenção é uma meta constante para as empresas. E, em tempos de crise econômica, ela se torna ainda mais importante.

Afinal, com um orçamento mais enxuto e uma cadeia operacional sem desperdícios, o negócio pode se manter competitivo e com um fluxo de receitas elevado. Ao mesmo tempo, sobrará mais verba para realizar investimentos que ampliarão a qualidade do serviço prestado pela empresa.

De fato, quando se fala em contenção de gastos, a maior parte das pessoas pensa logo em cortes na equipe. No entanto, existem outras maneiras de atingir esse objetivo.

É possível, por exemplo, conseguir a redução dos custos com manutenção de frotas em até 17% adotando medidas simples e práticas. Quer saber como isso é possível? Continue lendo!

Mapeando os processos e histórico de manutenções

Mapear os processos permite acompanhar a realização de cada atividade e, assim, identificar quais melhorias podem ser implementadas e quais tarefas são desnecessárias.

A partir disso, é possível otimizar as rotinas internas eliminando etapas que não possuem um grande impacto na qualidade do serviço final. E, ao mesmo tempo, remover gargalos da cadeia operacional do empreendimento.

Além disso, essa estratégia leva ainda a uma redução de desperdícios — e, portanto, de custos.

Realizando controle de custos

O primeiro passo para saber o que realmente pode ser cortado sem que haja queda de qualidade é compreender a composição de cada custo da frota.

Com essa análise é possível identificar quais pontos estão custando mais à empresa, quais são as falhas nos processos e que ações podem ser tomadas para reduzi-las.

Para isso, o controle de custos deve ser contínuo. Juntos, gestores poderão avaliar vários pontos da cadeia operacional e identificar como cada mudança no fluxo operacional ou no mercado está afetando os gastos da empresa.

Dessa forma, a companhia terá uma capacidade elevada de modificar as suas rotinas e controlar com maior precisão a sua estrutura orçamentária.

Planejando manutenções periódicas

Ainda é muito comum negligenciar as manutenções preventivas e deixar para se preocupar com isso apenas quando uma falha já aconteceu. Contudo, isso pode aumentar bastante os gastos.

Quando ocorre um problema que poderia ser evitado, a empresa tem queda nos seus indicadores de produtividade e, ao mesmo tempo, um aumento dos custos diante do ganho de retrabalho.

Por outro lado, quando as manutenções preventivas são feitas de maneira periódica, é possível evitar quebras imprevistas e perda de produtividade com equipamentos parados.

Assim, a vida útil das peças e acessórios dos veículos é ampliada, aumentando a disponibilidade da frota. E, como consequência, a empresa não só terá uma cadeia com custo reduzido e maior eficiência, mas também maior capacidade de atender a demandas do mercado.

Treinando a equipe

Além de controlar melhor os indicadores da área e garantir o bom funcionamento da frota antes de os problemas aparecerem, outra forma de garantir a redução dos custos com manutenção é treinar bem a equipe.

Nesse sentido, conscientizá-la a respeito dos cuidados que devem ser tomados com os veículos, apontando a importância de cumprir o planejamento e manter uma direção adequada, é uma medida eficiente para garantir o bom estado dos veículos.

Portanto, faça treinamentos regulares para divulgar boas práticas e insira, em cada time, processos de feedback 1-1, criando uma cultura de melhoria interna constante.

Saiba priorizar rotinas

A distribuição de tarefas pode ter um grande impacto nos custos com manutenção de uma empresa.

Nesse sentido, o negócio precisa criar um fluxo de trabalho de acordo com os objetivos de médio e longo prazo, priorizando projetos de maior importância e designando atividades de acordo com a experiência de cada pessoa.

Com isso, a empresa terá níveis de produtividade elevados ao mesmo tempo em que os gastos de cada projeto se tornam menores.

Crie um plano de manutenção emergencial

Ainda que a empresa tenha uma sólida política de manutenção preventiva, problemas podem ocorrer a qualquer momento.

Falhas elétricas, acidentes e outras ocorrências são quase impossíveis de serem previstas, mas isso não impede o empreendimento de se preparar para tomar as medidas certas quando elas ocorrerem.

Assim, serviços são restaurados rapidamente, reduzindo o prejuízo causado por problemas. E é nesse contexto que um plano de manutenção emergencial é visto como um investimento estratégico.

Criando um documento com todas as rotinas que podem ser adotadas no caso de falhas em veículos, panes elétricas ou acidentes, os profissionais terão acesso a um conjunto de rotinas que podem ser adotadas sempre que um imprevisto ocorrer.

Como consequência, os serviços terão sempre uma qualidade elevada, capaz de corresponder às demandas do mercado.

Utilizando um software de gestão de frotas

Um software de gestão de frotas é capaz de auxiliar em muitos dos passos que citamos até agora. Isso porque ele permite o acompanhamento e o controle da manutenção de frotas, tornando possível automatizar esses processos.

Com isso, o controle é ainda maior, a produtividade atinge seu máximo, o planejamento é mais assertivo e o gestor tem mais segurança a respeito das informações relativas às atividades realizadas.

O software de gestão funcionará como um hub de dados sobre toda a empresa. Informações logísticas, registros de vendas e detalhes como o estoque de peças de reposição estarão acessíveis em um ambiente confiável.

E, como consequência, gestores rastrearão problemas rapidamente e poderão aplicar medidas para melhorar o fluxo de trabalho do negócio com facilidade.

Implemente indicadores de desempenho

Finalmente, os indicadores de desempenho são uma estratégia simples, e que dá uma grande capacidade para gestores avaliarem o desempenho de cada time.

Eles podem ser implementados em toda cadeia operacional do negócio, servindo para mensurar atrasos, gastos com manutenção e troca de equipamentos, assim como a produtividade de profissionais.

Dessa forma, o gestor poderá identificar pontos que necessitam de melhora e compreender melhor o comportamento do empreendimento ao longo de cada ano fiscal.

Enfim, como podemos ver, ações simples — como observar a maneira como cada atividade é realizada e buscar meios de aprimorar esses processos — podem acarretar na redução de custos com a manutenção de frotas.

Isso, aliado à implementação de um software de gestão, ajuda na otimização geral da área e ainda fornece suporte para que o gestor possa realizar o processo de tomada de decisões mais assertiva, garantindo resultados cada vez melhores.

E aí, gostou do post? Que receber mais dicas para tornar o seu negócio eficaz e reduzir custos com manutenção? Então aproveite para assinar já a nossa newsletter!