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A crise que chegou com a pandemia desencadeou uma série de problemas para o setor automotivo. Um deles é, com certeza, a falta de matéria-prima nas montadoras.

Montadoras com linhas de produção paradas, férias coletivas para os funcionários, além do aumento do valor de insumos fundamentais para a indústria automotiva, como o aço. Dessa forma, gestores de frota tiveram que lidar com um cenário completamente atípico. 

Como lidar com esse contexto de escassez, conservar a frota e manter a produtividade, sem que isso represente um risco para a sua operação?

Ouça nosso Podcast sobre o assunto:

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Hoje em dia os gestores não precisam mais recorrer a planilhas para acompanhar as ordens de serviço para manutenção da frota.   Com a tecnologia que já está disponível no mercado, além das ordens de serviço, é possível monitorar e gerenciar toda a rotina de manutenção, analisando com precisão os custos operacionais envolvidos.   Neste artigo, a Sofit mostra como utilizar a tecnologia como uma aliada das suas rotinas de manutenção, monitorando as ordens de serviço e planejando a manutenção do início ao fim.   Confira!  

Então, o que exatamente é uma ordem de serviço? 

  A princípio, uma ordem de serviço é um documento que inclui todas as informações pertinentes sobre uma tarefa de manutenção.    Ele também descreve o processo necessário para concluir a tarefa.   Não existe um modelo único de ordem de serviço para manutenção. Os dados contidos na OS devem considerar uma formatação básica, com:  

  • Número da OS;
  • Data, hora e local;
  • Nome e cargo do emissor;
  • Descrição do serviço de manutenção realizado;
  • Valores;
  • Itens e mão de obra necessária para o serviço;
  • Horas trabalhadas na execução do serviço de manutenção.

Como gestores de frota podem otimizar a gestão de ordens de serviço de manutenção?

Ao planejar e executar a manutenção da frota, é importante ter um processo de ordens de serviço de manutenção bem estruturado e automatizado.   Assim, é possível rastrear e gerenciar todos os tipos de manutenção, além de programar agendamentos, de modo a retirar os veículos da oficina rapidamente, aumentando a disponibilidade da sua frota.   Um software de ordens de serviço para manutenção da frota permite que você planeje, programe e execute a manutenção, tudo de maneira centralizada.    Além disso, com o processo de geração e acompanhamento de ordens de serviço automatizado, você terá mais recursos que vão auxiliar na geração de relatórios e, consequentemente, nas tomadas de decisão.  

Um software traz mais clareza para as rotinas de manutenção

  Quem trabalha com gestão de frotas sabe que acompanhar de perto a manutenção é crucial.    Do mesmo modo, quando o processo de manutenção de sua frota é desorganizado, você pode estar enfrentando paralisações desnecessárias, além de despesas imprevistas.   A execução de fluxos de trabalho simplificados por meio da automatização e digitalização das ordens de serviço para manutenção traz mais eficiência para o todo o processo.   Dessa forma, as ordens de serviço podem ser criadas, atribuídas e rastreadas digitalmente, eliminando o caos das ordens de serviço geradas no papel ou através de planilhas.   Com menos tempo gasto conferindo e procurando por OS no meio de um amontoado de papéis, você pode dedicar o seu tempo à análise e otimização das operações da frota.  

Utilize ordens de serviço digitais e elimine a papelada

  O seu fluxo de geração de ordens de serviço é centralizado em uma ferramenta, ou você e seus colaboradores ainda recorrem às OS ‘s de papel?   Frotistas que contam com uma ferramenta para automatizar a geração de ordens de serviço de manutenção não precisam mais carregar papéis, encontrar uma caneta ou perder tempo para inserir informações repetitivas.   Tudo é registrado na plataforma.   Bem como, com as ordens de serviço digitais, não há risco de os motoristas perderem uma ou mais cópias da ordem de serviço, ou rasurar papéis antes de entregá-los.    Você também não precisa se preocupar com o fato de um mecânico perder uma ordem de serviço depois de enviada.   As ordens de serviço digitais são uma maneira fácil e eficiente de documentar as falhas do veículo.    Em suma, aqui estão alguns dos benefícios adicionais que você pode esperar experimentar:  

  • Não há necessidade de pedir grandes quantidades de formulários de várias cópias para distribuir aos motoristas, economizando dinheiro para sua equipe;
  • Elimine o tempo de espera para entregar uma ordem de serviço para um mecânico – isso acontece automaticamente na plataforma;
  • Não há risco de ficar sem formulários de OS ‘s ou realizar solicitações de manutenção improvisadas.

 

Ganhe tempo com manutenções não programadas

  Sua frota faz longas viagens, precisa cumprir prazos e garantir a satisfação dos clientes e escalar o seu negócio.   Portanto, manutenções não programadas não podem ser um problema na sua gestão.   Quanto mais cedo sua equipe conseguir colocar um veículo em uma oficina para reparos, mais produtiva toda a sua frota se tornará, evitando o tempo de ociosidade não planejado.    A manutenção programada regularmente em seu equipamento não é somente uma boa ideia.    É fundamental para uma gestão de frotas eficiente.   Da mesma forma, os reparos mais simples também precisam ser concluídos.   Portanto, com a automatização das ordens de serviço de manutenção, você ganha tempo e resolve problemas com mais facilidade e eficiência.

O software de ordem de serviço do veículo facilita a programação da manutenção preventiva 

  Como você sabe quando os veículos da frota precisam ir para a oficina?   Um gerente de frota experiente sabe o quão importante é a manutenção regular dos veículos.   Assim, quando tudo está centralizado numa plataforma digital, a programação da manutenção preventiva é facilitada.   A produção de ordens de serviço de veículos com base em programações de manutenção preventiva permite que os gerentes de frota acompanhem os custos, peças, mão de obra e o progresso do serviço.    Logo, isso dá aos gerentes uma visão detalhada dos custos totais do serviço e da produtividade do departamento de manutenção.

Conte com o Sofit View para gerenciar ordens de serviço para manutenção da sua frota!

  Quer gerenciar e monitorar a gestão de ordens de serviço de manutenção da sua frota?    Conte com o Sofit View!   Com uma interface simples e intuitiva, o Sofit View é uma plataforma online desenvolvida para a gestão de planos de manutenção dos veículos.   Através das funcionalidades disponíveis na plataforma, você controla a disponibilidade de equipamentos, tem uma previsibilidade dos gastos com manutenção.   Além disso, você pode registrar atividades e realizar agendamentos.   Então, converse agora com um dos nossos consultores e saiba mais!

A direção defensiva para caminhões é uma habilidade que o gestor de frota deveria exigir de todos os seus condutores ao conduzir um veículo pesado.   Assim, esses profissionais têm a responsabilidade não apenas de aprender sobre segurança ao dirigir caminhões, mas também de utilizar todos os recursos para reduzir a chance de acidentes, protegendo a si mesmo, a carga, além de outros motoristas.   No artigo de hoje, reforçamos a importância da direção defensiva para caminhões, fornecendo dicas para adotar na gestão de riscos da sua frota.   Confira!

O que é direção defensiva para caminhões?

A direção defensiva é um estilo de direção em estrada que utiliza várias técnicas e táticas para ajudar o condutor a se manter seguro e afastado de problemas causados ​​por outros motoristas da estrada.   A segurança é o principal benefício da direção defensiva, pois é menos provável que você se envolva em um acidente se seguir algumas regras simples.    Além disso, existem também outras vantagens, incluindo maior economia de combustível e menos desgaste sobre o caminhão.   No final deste artigo, relacionamos algumas maneiras de aplicar a direção defensiva na sua frota de caminhões.  

As vantagens da direção defensiva para a sua organização

  A direção defensiva é uma das maneiras mais eficazes pelas quais as organizações podem reduzir os acidentes de trânsito.    Colisões de veículos são a principal causa de lesões ocupacionais e isso gera um custo tanto para o motorista como para a sua empresa de transporte, que vai ficar sem a mão de obra.    De acordo com o ONSV (Observatório Nacional de Segurança Viária), 90% dos acidentes no trânsito são causados por falha humana.   Logo, aplicar técnicas de direção defensiva para caminhões na sua gestão de frotas começa a fazer total sentido.   Além de evitar custos com manutenção, arcar com despesas que, por ventura venham a ocorrer e – mais importante – preservar a vida do seu colaborador, a direção defensiva é um diferencial competitivo para a sua organização, muito bem-visto pelos stakeholders.   Pensando nisso, muitas empresas optaram por investir em treinamento de direção defensiva para sua força de trabalho como uma forma de ajudar a:  

  • Proteger os funcionários de lesões relacionadas ao veículo e manter os condutores seguros
  • Reduzir colisões
  • Cortar custos com sinistros, incluindo pedidos de indenização
  • Proteger a reputação de sua empresa por meio de comportamentos de direção segura

 

Dicas de direção defensiva para caminhões para adotar hoje

Então, que medidas de direção defensiva os caminhões devem adotar na sua frota?    Além de exigir essa especialização no currículo de qualquer condutor novato, cabe ao gestor de frotas reforçar a importância desta prática no dia a dia.   Você pode fazer isso através de ações, treinamentos, palestras e estabelecendo uma política própria de direção defensiva na sua organização.   Confira abaixo algumas táticas!

Manutenção Periódica

  Programas de manutenção periódica, sobretudo aqueles automatizados, realizados através de uma ferramenta de gestão de frotas são o primeiro ponto da direção defensiva.    Afinal, o veículo deve estar em boas condições antes de seguir a sua rota.   Então, utilize um checklist, antes de cada viagem e verifique itens como:  

  • Pastilhas de freio
  • Nível do combustível
  • Amortecedores
  • Suspensão
  • Óleo
  • Faróis
  • Setas e Luzes de Freio
  • Para-brisa
  • Controle de Pneus

Noção do porte do Caminhão

  Ter noção a respeito das dimensões do caminhão pode evitar com que os seus motoristas se envolvam em acidentes como, por exemplo, entalamentos em túneis e quebras de retrovisores e faróis.    Por isso, verifique se os condutores conhecem bem o veículo que estão dirigindo.    Essa medida simples de direção defensiva para caminhões pode evitar prejuízos e dados.

Política de pausas

O planejamento de rotas para viagens mais longas deve considerar também uma política de pausas.    O cansaço ao volante pode causar acidentes graves, portanto, pequenas pausas devem ser programadas para descanso, alimentação e hidratação.    Logo, isso deve estar claro no planejamento da rota.

Manter uma distância segura

  Embora não exista no Brasil uma regulamentação sobre a distância mínima, especialistas recomendam um distanciamento de pelo menos 3 segundos do veículo da frente.   Você deve considerar também as condições de clima, da estrada e determinar a velocidade média do caminhão durante a direção defensiva.    Então, lembre-se: o caminhão é um veículo pesado e o sistema de freios tem um tempo de resposta. Os seus condutores só devem utilizá-lo de maneira brusca em último caso.  

Direção defensiva salva vidas e traz economia para a sua gestão de frotas!

Segundo os princípios da direção defensiva, cabe ao caminhoneiro a missão de proteger os veículos menores e os pedestres nas vias.    Logo, a atenção dos motoristas que conduzem esse tipo de veículo deve ser redobrada.    Da mesma forma, cabe ao gestor de frotas fornecer toda a informação e condições necessárias para aplicação das técnicas de direção defensiva.   Essa postura deve estar presente na política da sua frota, por isso, utilize a tecnologia a seu favor, criando checklist e analisando dados sobre acidentes de modo a evitá-los.   Assim, adotar medidas de direção defensiva para caminhões na sua organização significa salvar vidas, tempo e dinheiro, apesar das condições ao seu redor e das ações de outras pessoas.

O custo por km rodado por veículo é um indicador básico da gestão de frotas, importantíssimo para determinar o seu Custo Total de Propriedade (TCO)

Quando você consegue automatizar e ter acesso a esses dados é possível tomar melhores decisões, garantir mais produtividade e reduzir custos com a sua frota de veículos.

Ao analisar os custos em um nível como este, é fácil ver como cada centavo pode impactar seus resultados financeiros e verificar o que é necessário para manter os seus veículos em operação.

Compreender o custo por KM rodado da sua frota permite ainda que você determine o retorno do investimento (ROI) de cada viagem, por exemplo. 

No artigo de hoje, a Sofit mostra para você como calcular o custo por KM rodado por veículo. Confira!

Custo por KM rodado por veículo, o que é?

Embora o custo por KM rodado seja uma métrica fundamental para o equilíbrio financeiro de qualquer frota, o caminho para chegar até ela pode ser diferente, e varia conforme as políticas e objetivos de cada empresa.

Por exemplo: “Devo considerar multas e sinistros no custo do km rodado?”

Se a sua empresa não responsabiliza o condutor pelos custos com multas e sinistros, então a resposta é SIM.

Caso contrário, se a sua organização tem uma política de frotas bem estruturada e faz todos os descontos em folha, esses itens não devem ser considerados no custo do km rodado.

Além disso, vale ressaltar também que considerar apenas o custo com combustível para simplificar o Custo por KM rodado é uma prática errada.

Ou seja, a lógica abaixo está equivocada e deve ser evitada:

 “O meu carro faz 10km/l. Se cada litro de Gasolina custa R$5,00, então, o meu carro está gastando R$0,50/km”.

Por que calcular o custo por KM rodado por veículo?

Com a oscilação do custo do combustível no Brasil, é interessante que o gestor de frotas mantenha o controle financeiro da sua operação.

Neste sentido, a disponibilidade da métrica de custo por KM rodado por veículo pode:

  • Auxiliar na tomada de decisões estratégicas;
  • Mostrar quais são os grandes vilões que barram a sua lucratividade;
  • Indicar o que precisa ser otimizado para gerar ROI positivo para a sua empresa;
  • Evitar que você tenha prejuízos com a precificação dos seus serviços, cobrando menos do que deveria;
  • Possibilitar a otimização do deslocamento de veículos.

Como calcular o custo por KM rodado por veículo?

Basicamente, para chegar até o indicador de custo por KM rodado, você deve verificar todos os gastos necessários para manter um veículo em operação e dividir pela quilometragem em um determinado período.

Para calcular o custo por KM rodado, aplique a fórmula a seguir:

VALOR DO KM RODADO = (CUSTO FIXO + CUSTO VARIÁVEL)/KM RODADO

Dessa forma, as despesas operacionais da sua frota podem ser divididas em duas categorias: fixas e variáveis.

Note que podem existir outros itens e, até mesmo, outros serviços agregados à sua frota como, por exemplo, uma Telemetria, ou uma Gestão de Multas e documentação.

Apesar disso, os custos principais estão descritos abaixo:

Custos Fixos

Os custos fixos de uma frota são todos aqueles que você precisa pagar, independente do KM rodado, serviços realizados ou demanda. Os principais custos fixos de uma frota incluem:

  • Aluguel mensal do veículo (aplica-se apenas a frota locada);
  • IPVA;
  • DPVAT;
  • Seguro;
  • Salários dos motoristas;
  • Licenciamento;
  • Depreciação do veículo.

Custos Variáveis

Os custos variáveis ​​flutuam dependendo do tamanho, utilização e eficiência de sua frota:

O que fazer após entender o custo por KM rodado dos veículos da sua frota?

Após determinar o seu custo por KM rodado, chegou a hora de analisar esse número e calcular o lucro esperado de sua frota. 

Você está insatisfeito com ele? 

Caso esteja insatisfeito, considere estratégias para reduzir suas despesas variáveis ​​e melhorar o ROI da sua frota de veículos.

O custo por KM rodado por veículo pode ser aplicado de muitas maneiras para a redução dos seus custos totais.

As estratégias mais eficazes incluem:

  • Aplicar a fórmula de custo por KM rodado antes de adquirir novas peças para os seus veículos, como um jogo de pneus, por exemplo;
  • Verificar se os processos de manutenção estão sendo seguidos à risca para aquele veículo;
  • Entender se você está deixando de inserir no cálculo algum custo fixo ou variável;
  • Adotar um novo modelo de precificação, para gerar mais lucro

Como um software de gerenciamento de frota pode ajudar a gerenciar custos?

Para o frotista, determinar o custo por KM rodado de todos os veículos da frota pode ser uma tarefa um tanto quanto trabalhosa.

Da mesma forma, desconhecer essa métrica pode fazer com que a sua gestão financeira trabalhe de forma ineficiente, gerando prejuízos para a operação.

Com a ajuda do SofitView, por exemplo, gestores de frota podem aproveitar o módulo de desconto em folha que te permite fazer todo o processo de consolidação, alocação e parcelamento da dívida do funcionário e enviar mês a mês para o RH realizar esse desconto. 

Além disso, o SofitView também permite:

  • Gerar relatórios com todos os custos relacionados a sua frota; 
  • Traçar comparativos entre condutores da mesma região ou rota;
  • Cruzar dados de modelos de veículos que rodam na mesma região ou rota, 
  • Comparar o desgaste ou duração de peças, pneus ou outros componentes de diferentes fabricantes. 

Essas funções ajudam não somente a medir o seu custo do km rodado, mas também permitem comparar e tomar ações que permitam reduzir custos. 

Afinal de contas, de que serve medir se você não consegue ter base para uma tomada de decisão?

O seu custo de manutenção de frota está alto? Que impacto isso representa para as despesas com a sua frota no final do mês?

Embora seja um custo necessário para evitar acidentes e manter a produtividade da sua operação, a manutenção representa um custo variável que pode oscilar bastante, mas sofre uma redução significativa caso uma política de redução seja implantada.

Mas, afinal, com o controle de custos sempre em foco, como os gerentes de frota podem reduzir os seus gastos com manutenção?

Analise os dados de manutenção

Com tantas outras coisas para conciliar, muitas empresas com frotas não têm tempo, recursos ou infraestrutura para analisar os dados da frota. 

Isso é um erro gerencial.

Igualmente, em muitos casos, os gestores de frota mantêm os dados (muitas vezes sem sentido) em uma planilha na qual raramente fazem alterações; em outros, o rastreamento de dados simplesmente não existe.

Esse cenário muda quando você trabalha com um software de gestão capaz de realizar todo o gerenciamento da manutenção.

Dessa forma, você verá como os números podem ser valiosos para seus resultados financeiros. A coleta, armazenamento e a análise de dados geram benchmarking e oferecem uma ideia melhor dos ciclos de vida dos seus veículos. 

Além disso, você pode interpretar esses dados em insights acionáveis, economizando com a manutenção.

Use a tecnologia a seu favor

Um software de manutenção da frota é uma ferramenta muito valiosa e útil para ajudar a manter os custos de manutenção de frota os mais baixos possíveis. 

Assim, é possível ter uma visão holística da sua rotina, com recursos que vão desde enviar ordens de serviço até cadastrar programas de manutenção.

Além disso, é possível ter visibilidade em todos os aspectos até encontrar oportunidades para reduzir custos operacionais.

Com o sistema da Sofit, por exemplo, você consegue economizar, ganhando tempo e evitando desperdícios de ativos em todos os tipos de manutenção.

Veja como:

– Manutenção Preventiva

Através da criação de planos de manutenção preventiva, o sistema emite alertas quando o prazo para execução está se aproximando e abre automaticamente às ordens de serviço para serem executadas. 

Assim, quando realizadas no prazo, você evita a quebra ou desgaste de outros sistemas e traz mais economia para a sua empresa.

– Manutenção Corretiva por Uso ou Desgaste

Por meio do sistema, é possível controlar todos os itens que estão sendo trocados nas manutenções corretivas por uso ou desgaste.

Além disso, você também consegue analisar com que frequência determinada peça esta sendo substituída e comparar manutenções corretivas entre condutores para mapear perfil de condução.

Por exemplo: 

Quando dois condutores fazem a mesma rota e um deles tem maior desgaste de freios e pneus – o perfil de condução do que consome mais precisa ser avaliado.

É possível ainda exercer garantia de peças trocadas, evitando gastos com peças ainda em garantia. 

Além disso, com o módulo de regulação de orçamentos (nova funcionalidade do Sofit) é possível verificar se os orçamentos enviados pela oficina/locadora estão dentro dos padrões de valor de peça, valor de mão de obra e quantidade de horas.

Isso possibilita um maior controle, redução de custos e aumento na disponibilidade dos veículos.

– Manutenção por sinistro

Nas manutenções por sinistro, o sistema da Sofit permite a criação e classificação do incidente (colisão, atropelamento, aquaplanagem, etc…) 

Essa função, além de ter todas as características da manutenção corretiva, também está conectada com o recurso de desconto em folha.

Logo, quando o desconto em folha está presente na política da empresa, seja ele integral ou parcial, o repasse é feito para o condutor.

Quando esse desconto é feito, o condutor tende a ter mais zelo pelo veículo, o que no final do dia acaba contribuindo com redução de custos com manutenção para a empresa.

 

Determine a abordagem mais econômica para manutenção

A escolha de manutenção interna ou terceirizada pode ser um fator importante nos custos de uma frota.

Para algumas frotas, o gerenciamento eficiente da manutenção requer uma combinação das duas práticas.

Por isso, é preciso analisar o custo benefício de cada caso. 

Fatores como custos de manutenção de frota pré-acordados e técnicos especializados são algumas das vantagens da terceirização do serviço de manutenção.

Enquanto isso, o controle total da qualidade do serviço e a gestão de peças de inventário pesam na decisão pela manutenção interna.

Crie e siga programas de manutenção de frota

Custos mais altos podem resultar de algo simples, como não se preparar e cumprir os cronogramas e procedimentos descritos nos programas de manutenção de rotina da frota. 

Do mesmo modo, a manutenção programada tem custos mais previsíveis porque permite planejar com eficiência, saber quanto tempo levará um intervalo de serviço, além das peças, mecânicos, ferramentas e espaço necessários. 

Planejar um programa de manutenção – e mais importante, executá-lo – representa um trabalho de maior qualidade e otimiza a produtividade a um custo mais baixo.

Com instruções claras e concisas na forma de checklists que definem os serviços que precisam ser executados, torna-se mais fácil reduzir custos.

Mantenha uma boa gestão de inventário

Geralmente, a troca de peças em veículos acontece durante o processo de manutenção corretiva – a mais cara entre os tipos de manutenção.

Para reduzir o custo de manutenção de frota, o gestor de frotas pode adquirir as peças de reposição previamente, implementando uma gestão de inventário na organização.

Igualmente, se as peças necessárias não estiverem disponíveis para manutenção ou reparos, esses custos aumentarão.

Um meio abrangente de gerenciamento eficiente do estoque de peças é um importante elemento de economia de custos. O estoque certo para os veículos da frota ajuda a garantir que eles gastem menos tempo na oficina.

Assim, você evita longos períodos de paralisação por falta de peças e ainda pode conseguir os itens por um preço mais em conta já que o caráter “urgência” não está em jogo.

Contrate motoristas experientes

Condutores experientes geralmente aplicam boas práticas de direção econômica, defensiva e estão mais propensos a colaborar com a sua política de redução de custos com manutenção.

Então, conte com condutores experientes. Assim, você consegue delegar tarefas relacionadas à manutenção, como a verificação da calibragem e condições dos pneus, além de alertas relacionados aos veículos.

Comunique ideias de redução de custos de manutenção

Estabelecer um processo de manutenção eficiente e econômico é um ótimo primeiro passo, mas como você pode transmitir a mensagem? 

Comunicação interna, RH e demais departamentos devem trabalhar juntos em prol deste objetivo. 

Então, faça com que cada um entenda a sua função na missão de reduzir os custos de manutenção de frota.

Como podemos observar, a tecnologia pode ser uma grande aliada na redução de custos com a manutenção da frota.

Realize o cruzamento de dados da sua frota

Através dos relatórios, indicadores e dashboard é possível comparar os seus custos de manutenção (preventivo, corretivo e sinistros) e cruzar diversos custos de manutenção, como:

  • Períodos anteriores ao uso da tecnologia
  • Filiais
  • Condutores
  • Rotas
  • Modelos de veículos
  • Fabricantes de pneus e etc

Assim, com tantas formas de cruzamento de dados, você pode tomar outras ações de redução de custo, como treinar um condutor, escolher um modelo de veículo que tenha menor custo e modificar rotas, por exemplo.

Viu como um sistema de gestão de frotas pode ser útil para a redução de custos com manutenção de frota? Se ficou interessado, entre em contato com a Sofit!

 

Aché, Hypera e Farmoquímica, além de BASF em parceria com a ALD Automotive. Essas são algumas das empresas do setor que contam com a tecnologia da Sofit para otimizar os seus processos de gestão de frotas para laboratórios farmacêuticos. 

Com a alta da demanda, a automatização do processo de transporte auxilia na gestão dos representantes de venda, facilitando o controle de visitas para demonstração de catálogos para médicos e farmácias.

Sendo assim, a gestão de frotas para laboratórios farmacêuticos torna-se um fator competitivo importante para empresas do segmento que desejam otimizar e expandir as suas operações em 2021.

Neste artigo, você conhece os principais desafios do setor e confere a importância da gestão de frotas para a indústria farmacêutica.

 

Continue lendo!

 

Os desafios da gestão de frotas para laboratórios farmacêuticos

 

Somente em 2020, impulsionado pela pandemia do coronavírus e pela busca acentuada de suplementos, vitaminas, relaxantes e antidepressivos, o setor farmacêutico cresceu 13,6%.

Esse crescimento traz mais urgência para o enfrentamento dos maiores desafios do setor, sendo a centralização das informações da frota, um dos principais no momento.

Isso porque, com o mercado aquecido, a demanda aumenta: representantes de laboratórios transportam mais amostras, precisam conferir mais faturas e fazer mais orçamentos.

Nesse sentido, o investimento na gestão de frotas para laboratórios farmacêuticos é um elemento essencial para o gerenciamento, uma vez que traz automação, precisão e melhora a produtividade dos processos.

 

Como a Sofit auxilia a gestão de frotas para laboratórios farmacêuticos?

Laboratórios necessitam focar na sua atividade fim, ou seja, é fundamental ter todos os dados sobre a frota acessíveis.

Além disso, representantes de vendas precisam de orçamentos facilitados e informações sempre à mão, para transformar em relatórios.

Com a Sofit, é possível fazer tudo isso. Confira abaixo como a nossa ferramenta auxilia na gestão de frotas para laboratórios farmacêuticos na prática:

Centralização de todas as informações da frota

Laboratórios farmacêuticos precisam ter todas as informações referentes à frota de forma acessível e em um só lugar. 

Através de importações e integração com os principais players de mercado, a Sofit permite armazenar todos os dados referente a frota de veículos, gerando buscas e resultados rápidos e eficientes. 

Fechamento de orçamentos

A gestão de orçamentos é outra demanda dos laboratórios farmacêuticos. Dentro do SofitView é possível analisar, por exemplo, custos por fornecedor, preço médio por item, além do controle de estoque mínimo. 

Sendo assim, esses relatórios ajudam o laboratório a entender se o preço cobrado por determinado produto/mão de obra está na média que a empresa vem pagando. 

Conferências de faturas (locadora) 

Com um sistema alimentado e atualizado é possível analisar todos os veículos ativos e inativos da sua frota, além de todos os custos apresentados na fatura da locadora. 

Aprovação de orçamento de manutenção

Você tem problemas com a reposição de peças? Ou acha que poderia pagar menos por elas? A Sofit disponibiliza uma plataforma para consulta com o valor médio das peças no mercado. 

Assim, fica mais fácil entender se o que foi apresentado no orçamento da oficina está dentro da média. 

Comunicação da frota com o condutor por APP

A Sofit também disponibiliza um aplicativo, disponível para Android e IOS que tem por objetivo centralizar todas as demandas entre “condutor X frotas”. 

É de uma ferramenta que você pode customizar de acordo com a sua demanda.

Ou seja, pode ser utilizado para “solicitar aumento de limite de um cartão de abastecimento” e/ou “reservar um veículo”, por exemplo. 

Além disso, o APP disponibiliza ao condutor uma média de consumo atualizada, infrações e manutenções pendentes, assim como as pendências documentais do veículo e/ou condutor. 

 

Conferência dos Indicadores de custos

Dados ajudam laboratórios a tomar decisões mais assertivas. A Sofit disponibiliza mais de 80 relatórios na plataforma, além da possibilidade de criar relatórios personalizados, de acordo com a necessidade de cada cliente. 

 

Controle de manutenção

Através de um plano de manutenção preventivo é possível receber alertas sobre vencimentos, sejam eles dias, horas ou km. 

Além disso, toda manutenção realizada pode ser lançada nas Ordens de Serviço.

Assim, o laboratório tem um controle referente  ao valor previsto X realizado, despesas com manutenção, dentre outros relatórios.

 

sofit para labs farmaceuticos

 

Uma gestão de frotas automatizada garante mais negócios para os laboratórios

 

De antemão, você deve saber que a tecnologia pode ser uma aliada na força de vendas dos laboratórios farmacêuticos.

Sendo a equipe de vendas o principal elo entre o laboratório, farmácias e médicos, é preciso amarrar bem todo esse esforço de vendas.

Enquanto representantes precisam cumprir um volume de visitas, apresentar o conceito dos medicamentos e até mesmo cuidar do trade marketing, laboratórios precisam garantir que o investimento com os deslocamentos criem receita.

Neste sentido, com o sistema de gestão de frotas da Sofit, o laboratório consegue acompanhar e organizar todas essas visitas, avaliar corretamente os custos dos deslocamentos e, através de relatórios personalizados, entender o custo total da operação.

 

A Sofit pode ser a sua aliada na gestão de frotas para laboratórios farmacêuticos!

 

Em suma, uma gestão de frotas automatizada e que confira uma visão global das operações para o gestor é fundamental para o transporte e apresentação de medicamentos.

Empresas do setor que contam com a tecnologia para otimizar a gestão de frotas para laboratórios farmacêuticos enfrentam menos problema e garantem mais produtividade ao processo de forma geral.

Aqui na Sofit, temos experiência na gestão de frotas para laboratórios farmacêuticos e, além de oferecer a tecnologia, dispomos de profissionais que vão ajudar a sua empresa a aproveitar ao máximo o nosso sistema, eliminando os gargalos da sua operação.

 

Conte com a gente e agende uma demonstração gratuita hoje mesmo!

 

 

 

 

 

Sabia que é possível reduzir os custos da frota com o crédito de ICMS? Através do recolhimento das notas fiscais e quando o ICMS sobre frete é calculado corretamente, você pode evitar prejuízos e ficar em dia com o fisco.

Como gestor de frotas, você deve saber que cumprir com as obrigações tributárias faz parte do seu escopo de trabalho.

Assim, é preciso evitar pagar por erros de cálculos e entender como o ICMS sobre frete pode impactar diretamente no seu orçamento.

Neste artigo, a Sofit mostra o que é e como calcular o ICMS sobre Frete. Além disso, você descobre também como obter o crédito de ICMS. 

Continue lendo!

O que é o ICMS sobre frete?

O ICMS é o imposto que incide sobre a circulação de mercadorias e prestação de serviços.

Embora a lei seja nacional, cabe aos estados realizar a cobrança e determinar a alíquota que vai incidir sobre cada mercadoria de acordo com a tabela abaixo:

 (Fonte: Jornal Contábil)

 

Como resultado, temos um imposto complexo e que é tido como um dos maiores vilões no transporte de cargas.

Dessa forma, a taxa é recolhida através da emissão da guia nacional de recolhimento de tributos estaduais com código de barras.

Assim, as guias de recolhimento são geradas pelo próprio contribuinte, através de um aplicativo disponibilizado por cada estado.

O que diz a Lei?

O ICMS é um tipo de imposto em cascata, já que incide sobre todos os processos de venda. 

Ele está previsto em lei desde 1989 e de lá para cá, já sofreu algumas alterações.

Veja abaixo o que diz a LEI COMPLEMENTAR n.º 87, de 1996:

Art. 2° O imposto incide sobre:

I – operações relativas à circulação de mercadorias, inclusive o fornecimento de alimentação e bebidas em bares, restaurantes e estabelecimentos similares;

II – prestações de serviços de transporte interestadual e intermunicipal, por qualquer via, de pessoas, bens, mercadorias ou valores;

III – prestações onerosas de serviços de comunicação, por qualquer meio, inclusive a geração, a emissão, a recepção, a transmissão, a retransmissão, a repetição e a ampliação de comunicação de qualquer natureza;

IV – fornecimento de mercadorias com prestação de serviços não compreendidos na competência tributária dos Municípios;

V – fornecimento de mercadorias com prestação de serviços sujeitos ao imposto sobre serviços, de competência dos Municípios, quando a lei complementar aplicável expressamente o sujeitar à incidência do imposto estadual.

  • 1º O imposto incide também:

I – sobre a entrada de mercadoria importada do exterior, por pessoa física ou jurídica, ainda quando se tratar de bem destinado a consumo ou ativo permanente do estabelecimento;

I – sobre a entrada de mercadoria ou bem importados do exterior, por pessoa física ou jurídica, ainda que não seja contribuinte habitual do imposto, qualquer que seja a sua finalidade; (Redação dada pela Lcp 114, de 16.12.2002)

 II – sobre o serviço prestado no exterior ou cuja prestação se tenha iniciado no exterior;

III – sobre a entrada, no território do Estado destinatário, de petróleo, inclusive lubrificantes e combustíveis líquidos e gasosos dele derivados, e de energia elétrica, quando não destinados à comercialização ou à industrialização, decorrentes de operações interestaduais, cabendo o imposto ao Estado onde estiver localizado o adquirente.

Como calcular o ICMS sobre frete?

Para o ICMS incidir sobre o frete, o transporte deve ocorrer entre cidades do mesmo estado (intermunicipal) ou de um estado para outro (interestadual).

Para calcular, você deve considerar sempre o valor total pelo serviço prestado

Enquanto isso, a alíquota depende das cidades de origem e de destino do transporte.

Quando o imposto do estado de destino é maior que a alíquota interestadual, você deve aplicar a Diferença de Alíquota (DIFAL) incidente sobre valor do frete.

Muitos gestores de frota têm problemas para calcular o ICMS sobre frete, pois este é um imposto é que varia de acordo com:

  • Localidade;
  • Produtos transportados e; 
  • Porte da empresa.

Vale lembrar que é o consumidor final que, na verdade, paga pelo ICMS, ou seja, o valor está embutido nos custos de distribuição do produto.

Portanto, no momento de determinar a precificação do frete, o ICMS deve ser você deve considerar o ICMS sobre frete.

Por que é tão importante fazer o recolhimento das notas?

Antes de tudo, a emissão da nota fiscal eletrônica (NFe) nas operações de transporte de cargas e mercadorias é obrigatória. 

Fazendo o recolhimento, a sua empresa garante a regularidade e consegue recolher os tributos de forma mais assertiva.

Logo, se a empresa não faz o recolhimento das notas, ela não terá como obter o benefício do abatimento, garantido pelo crédito de ICMS de acordo com cada estado.

Confira abaixo como o crédito de ICMS funciona.

 

 

Crédito de ICMS, como funciona?

Da mesma forma que o ICMS gera valores para recolhimento, o sistema de crédito de ICMS também garante ao contribuinte valores a recuperar, o que gera um saldo devedor.

É preciso estar atento à tabela e fazer o recolhimento de todas as notas fiscais para não pagar a mais pelos tributos.

Agora vamos para um exemplo prático de aplicação do crédito de ICMS:

Imagine que a sua empresa de transporte adquire mercadorias para revenda contabilizando o montante de R$10.000, com uma alíquota de 18% para a compra e a venda.

Dessa forma, você terá um crédito de R$1800 (18% * R$10.000) já que não é o consumidor final.

Agora suponha que, no momento da venda, a mercadoria é repassada por R$15.000. 

Isso gera a obrigação tributária de R$2700 (18% * R$15.000). 

Por fim, para acertar as contas junto ao fisco estadual, a sua empresa terá como obrigação o desembolso de R$900 e não R$2700, pois já tinha um direito contabilizado de R$1800 (R$2700 – R$1800).

 

E, na prática, como receber o crédito?

Para empresas frotistas, o crédito de ICMS é baseado em cima do imposto cobrado sobre o combustível utilizado durante as viagens. 

Note que você já paga o ICMS sobre a operação (seja de transporte de passageiros ou de mercadoria).

Então, quando o veículo é abastecido, a sua empresa paga novamente o mesmo imposto. 

Ou seja, existe uma bitributação e você tem o direito de abater uma delas.

Mas, quem é o responsável por fazer isso?

A fornecedora do cartão de combustível é quem deve fazer a recolha das notas fiscais nos postos, organizar a documentação e enviar para que o gestor de frotas faça o pedido de crédito.

 

Então, ainda tem dúvidas sobre o ICMS sobre frete? 

Se a sua empresa ainda não faz a recolha do imposto sobre os gastos com combustível, entre em contato com um especialista da Sofit para maiores informações: micael.duarte@sofit4.com.br 

Aqui na Sofit, orientamos que os nossos clientes automatizem o processo, e façam sempre o recolhimento de NFs para a creditação do imposto.

Quando a sua empresa de transporte está sempre em dia com o fisco, ela tem uma maior capacidade de crescimento e evita prejuízos!

 

 

 

 

Quando olha para seus resultados financeiros, sempre há momentos que você se pergunta  “nós realmente gastamos tanto assim?”.

Se você já teve essa reação às cobranças de custo com pedágio então é preciso tomar atitudes para otimizá-los.

Cada vez mais comum nas estradas brasileiras, o controle do custo com pedágio pode representar uma economia significativa para a sua gestão de frotas.

A busca pela redução desse custo pode levar a sua frota a transitar por vias em más condições ou para desvios na sua rota, o que, no fim, acaba não compensando.

Embora não exista uma alternativa para o custo com o pedágio, ainda é possível controlá-lo para equilibrar as finanças da empresa no final do mês. 

 

Continue lendo e descubra o que fazer!

 

Um pouco sobre os pedágios no Brasil

 

Atualmente, existem 58 concessionárias de pedágio em operação no Brasil. Essas empresas cuidam de 19.031 de km de rodovias. 

A maioria dos pedágios está localizada no estado de São Paulo, que conta com 13 concessionárias. 

Embora a intenção seja válida, afinal, a concessão tem o objetivo de transferir a responsabilidade das condições de uma rodovia para o setor privado, na prática, é um pouco diferente.

Condutores, e principalmente empresas de transporte ainda tem que lidar com condições precárias nas estradas, principalmente na região norte e nordeste do país. 

Além disso, motoristas precisam lidar também com os aumentos no custo com pedágio.

 

Como os custos com pedágio são definidos?

O custo com pedágio nas rodovias brasileiras é definido pelos órgãos reguladores federais, como a ANTT e estaduais, como a ARTESP em São Paulo.

Esse valor tem como base em um custo fixo por quilômetro multiplicado pelo trecho de cobertura.

Na gestão de frotas, empresas de transporte não estão autorizadas a embutir o valor do pedágio no frete contratado. Veja o que diz a lei 10.209:

1º Fica instituído o Vale-Pedágio obrigatório, para utilização efetiva em despesas de deslocamento de carga por meio de transporte rodoviário, nas rodovias brasileiras. § 1º O pagamento de pedágio, por veículos de carga, passa a ser de responsabilidade do embarcador.

 

Como calcular os custos com pedágio?

O cálculo do pedágio presume valores diferentes, de acordo com a rota e o tipo de veículo utilizado pela sua empresa.

Para calcular os custos com pedágio é necessário seguir um passo a passo:

  • Definir a rota; 
  • Escolher o veículo;
  • Verificar quais são as praças de pedágio; 
  • Identificar se a viagem será de ida e volta ou se há rotas alternativas.

Aqui, a experiência e estratégia do gestor de frotas pode contribuir com a redução de custos, já que o conhecimento sobre as estradas utilizadas pode garantir a redução de custos com pedágio.

 

Portanto, estude todas as possibilidades e verifique todos os trechos com pedágio no site da ANTT

Com a rota e veículos e todos os valores com o pedágio definidos, faça uma conta simples e calcule quanto você vai gastar com o pedágio na viagem.

Alternativas para a redução do custo com pedágio

O planejamento de uma rota é um problema um tanto quanto complicado. Além de determinar as melhores orientações para os seus condutores, você também precisa considerar o tráfego, condições das estradas, a disponibilidade do cliente e muitos outros fatores. 

Gestores que tentam fazer os roteiros para evitar altos custos com pedágio manualmente acabam gastando tempo demais. Dependendo do número de clientes que você precisa atender, essa tarefa pode levar horas. 

Roteirização

O planejamento de rotas é a prática utilizada pelos gestores para otimizar a logística, evitar obstáculos, reduzir custos e chegar a todas as paradas em tempo. 

Com um estudo de todas as alternativas possíveis para chegar do ponto A ao ponto B, certamente os seus custos com pedágio serão inseridos nos seus custos de forma mais estratégica.

Controle das rotas

O desvio de rotas não deve ser uma prática comum na sua operação. Ou, pelo menos, não deveria. Com o apoio da tecnologia é possível verificar se os seus motoristas estão cumprindo as rotas propostas pelo seu planejamento. Logo, vale apostar em sistemas que garantam o  controle de viagens para evitar gastos desnecessários com pedágio.

Entregas terceirizadas

A terceirização das entregas já é uma alternativa para diversas empresas de transporte pelo Brasil. Entretanto, essa decisão precisa ser estratégica e impactar diretamente nos seus custos operacionais.

 

Conte com a Sofit para reduzir o custo com pedágio!

O pedágio é um tipo de custo com relação direta com a precificação das suas entregas. Por isso, é importante escolher muito bem os recursos utilizados para amortizá-los.

Como vimos ao longo deste artigo, a tecnologia é uma importante aliada no planejamento das suas rotas, rastreamento dos seus motoristas e demais decisões estratégicas.

O sistema de gestão de frotas da Sofit pode te ajudar com isso e muito mais!

 

Entre em contato com um dos nossos consultores e descubra como podemos te ajudar com a redução do custo com pedágio!

 

 

Mercedez-bens, Iveco e Volkswagen encabeçam a lista de marcas de caminhões mais vendidas no início deste ano, segundo a Anfavea (Associação Nacional dos Fabricantes de Veículos).

Com um recuo de 14,9% nas vendas, inferior ao projetado pelos especialistas em 2020, a previsão é de que o mercado automotivo volte a crescer.

Neste sentido, 2021 traz diversos desafios para os gestores, entre eles a renovação da frota, que ganha um fôlego a mais com o início da vacinação e seu impacto positivo na economia.

Porém, antes de investir em novos veículos, é importante entender quais são os modelos que mais rodam por todo o país. Por isso, a Sofit traz para você um resumo sobre as marcas de caminhões mais populares no Brasil. Confira!

Leia mais

Gestão de frotas não é uma tarefa simples. Você precisa controlar a utilização dos veículos, abastecimentos, manutenção, locações, infrações etc. E tudo é urgente, sendo com ou sem ajuda de um sistema e app para controle de frotas.

Agora imagine que no meio dessa gestão toda você recebe uma ligação de alguém solicitando aumento de limite mensal no cartão de abastecimento. Daqui a pouco chega, também, uma notificação no whats de outra pessoa precisando de um veículo reserva, enquanto isto na frente da sua mesa tem alguém parado aguardando para te devolver um veículo. E, assim, tudo vai embolando sem controle nenhum.

Essa ainda é uma realidade para muitos gestores de frota. Onde documentos impressos ainda são comuns e a conferência é realizada sem a possibilidade de anexar imagens. Tudo, então, na base da confiança.

Isso pode implicar numa gestão sem prioridades e nada eficiente. Já que, assim, assuntos de extrema importância acabam ficando para trás dando lugar à situações que podem ser facilmente resolvidas com um sistema de gestão de frota que inclui, também, um aplicativo de solicitações, checklist e painel do condutor.

Se você se identificou com alguns desses cenários, conheça então o APP para controle de frotas Sofit e veja como as funcionalidades do aplicativo podem te ajudar no controle da sua frota.

 

O que é e como o controle da frota normalmente é realizado?

O controle da frota pode ser compreendido como a base, o alicerce da sua gestão.

Essa é uma prática que envolve o gerenciamento dos ativos. Como pneus e condutores, até as informações sobre todos os seus veículos como entradas e saídas, manutenção, dimensionamento e controle de combustível.

Controlar a frota envolve, enfim, organizar fluxos, gerenciar as solicitações e processos e ter uma visão ampla de tudo isso sempre que for necessário.

O problema da falta de controle das solicitações

Gerentes de frota estão acostumados com solicitações diárias. São telefonemas, e-mails, recados em aplicativos de mensagem como o Whatsapp e até abordagens verbais. As principais incluem:

  • Aporte de combustível;
  • Solicitação de Manutenção;
  • Alterações de cadastro;
  • Solicitações de veículo reserva;
  • Sinistros;
  • Carga de Combustível (cartão).

 

Mapear as informações da sua frota de forma assertiva —  e isso inclui o registro das solicitações —  é, então, o primeiro passo para um controle de frotas mais eficaz.

Já que quando recebem solicitações através de diversos meios de comunicação, muitos gestores acabam falhando nesta missão e tendo problemas futuros.

 

Checando a sua frota, item por item

Na sua empresa, existe um checklist de controle da sua frota? Por exemplo:

  • Como você confere a situação do veículo?
  • Ou como faz para realizar a atualização do hodômetro?

Para boa parte das empresas, quando essa checagem é realizada, normalmente é feita através de documentos impressos ou planilhas.

Todavia, dessa forma, a gestão acaba sendo mais suscetível a erros, já que carece de recursos adicionais super importantes, como a possibilidade de anexar uma imagem de comprovação, por exemplo.

Como o APP Sofit auxilia no controle da frota?

Uma das funções do APP para controle de frotas Sofit é o checklist, automatizado para a conferência dos itens dos seus veículos. E o melhor, o sistema considera as particularidades de cada empresa e é, também, personalizável.

 

Assim então, você consegue checar itens com toda a segurança gerando benefícios como:

  • Facilidade na conferência de pneus;
  • Redução dos índices de acidentes;
  • Diminuição de gastos com manutenções corretivas;
  • Menos atrasos nas entregas devido a problemas mecânicos.

 

Além do checklist, você e o condutor também podem acessar o painel do condutor do smartphone, e ter acesso a informações sobre os seus condutores que incluem:

  • Um indicador de infrações que o condutor cometeu nos últimos 12 meses;
  • Visualizar Controle de consumo de combustível;
  • Verificar quais veículos é condutor responsável;
  • Informações sobre a necessidade de atualização de CNH;
  • Verificar pendências que estão aguardando alguma ação do usuário;
  • Visualizar a última manutenção executada e, caso controle alguma preventiva, a próxima manutenção preventiva a ser realizada.

Por que testar o APP para controle de frotas da Sofit na sua empresa?

Se você ainda sofre com a falta de controle da sua frota e deseja obter um mapeamento das demandas, além de um sistema de conferência mais simples e transparente, então, solicite um teste do sistema Sofit.

Como especialistas em Gestão de Frota temos certeza que podemos resolver juntos os problemas relacionados à sua gestão. Agende uma apresentação sem compromisso e conheça o APP para controle de frotas Sofit!