A Ordem de Serviço é uma ferramenta importante para o controle e o planejamento na gestão da manutenção da sua frota. Através dela, os gestores de frota podem ser atualizados sobre as solicitações de serviços para os veículos, permitindo uma análise precisa dos custos operacionais e prazos envolvidos. Dessa forma, uma OS completa deve conter informações como: os tipos de serviço, local onde serão realizados, data de início e término, mão de obra, valores, entre outras informações.  Com o apoio da tecnologia, já é possível automatizar o processo de emissão das ordens de serviço para frotas.  Neste artigo, vamos mostrar como utilizar as OSs de maneira estratégica para melhorar os resultados da sua empresa.

Ordem de serviço: quais informações são fundamentais?

Para que a OS seja uma ferramenta efetiva no controle da sua frota, é preciso observar que todas as informações devem ser relevantes e de fácil desenvolvimento e compreensão.  Assim, seguem alguns pontos importantes para que a ordem de serviço seja prática, técnica e atenda às principais necessidades para uma gestão eficaz:

1. Informações organizadas e separadas por setor

Para que a OS funcione como uma ferramenta eficiente, ela deve ser numerada e conter a data do processamento.  A identificação pelo número vai facilitar a busca e ajudar a diferenciar um documento do outro. Dados como o nome e o cargo da pessoa que emitiu a ordem de serviço também precisam ser incluídos de maneira organizada e facilitar o aprimoramento dos processos.  Da mesma forma, o valor a ser cobrado ou pago também é uma informação relevante para o andamento correto do processo.  Então, reforce ao time que as informações precisam ser escritas de forma legível, para que toda a empresa possa ter acesso.  Se o dado ficar restrito à determinada área, as chances de falhas neste processo podem ser mais elevadas.

2. Conteúdo mais compacto

Com o tamanho máximo de uma folha, a ordem de serviço poderá ser acompanhada e gerida com mais facilidade e menos espaço para falhas.  Assim, organize todas as informações de forma compacta! Caso o documento esteja excedendo uma folha, revise o texto e verifique a possibilidade de cortar algum elemento.  Logo, priorize os dados mais relevantes e que sejam, de fato, ligados ao tema.  Informações extras podem ser adicionadas em novo documento.

3. Todas as instruções e observações descritas corretamente

Adicionar explicações dos serviços a serem realizados e dar as devidas instruções podem agilizar a execução e tornar o processo ainda mais efetivo.  Com todas as informações relevantes, o responsável pelo serviço se sentirá mais seguro e confiante para realizar a tarefa.

4. Documento personalizado com o logotipo da sua empresa

Personalize a OS de acordo com as necessidades da sua companhia. Aproveite para inserir o logotipo da empresa no documento.  Isso gera credibilidade, evita fraudes e evita confusão no caso de algum serviço seja realizado fora do escopo do serviço.

Como evitar erros na emissão das ordens de serviço?

Para evitar que ocorram falhas no processo, a emissão da OS deve ser feita com muito cuidado.  O documento envolve grande número de dados, valores e descrições.  Logo, tenha em mente que a pessoa que vai preencher as lacunas precisa estar atenta para não cometer falhas que possam impactar os resultados da empresa e provocar problemas com clientes. Quanto menor o tempo necessário para emitir a ordem de serviço, maior é o aumento de produtividade da equipe.  Além disso, uma OS bem feita permite ao gestor conduzir de forma mais adequada a gestão financeira do negócio, controlando a mão de obra e os estoques de materiais. Caso surjam problemas com o preenchimento da ordem de serviço, instrua os membros da equipe a relatarem o mais breve possível, evitando, assim, falhas mais graves no processo de gestão da frota.

A ordem de serviço como base para o gerenciamento financeiro das manutenções

A eficiência das operações da frota pode ser medida, principalmente, pelo custo por quilômetro rodado dos veículos. E, nessa conta, entram também os gastos para manter os veículos rodando.  Por isso, fazer o controle de quanto se gasta com as manutenções é de extrema importância. Com esse gerenciamento, é possível identificar quais são os custos fixos necessários e quais podem ser evitados. 

Otimizando os custos a partir das ordens de serviço

Segue um exemplo: digamos que, de acordo com as especificações de seu modelo, um veículo precise trocar os pneus a cada 60 mil quilômetros rodados.  No entanto, nas últimas ordens de serviço, constatou-se que as trocas ocorreram a cada 40 mil quilômetros rodados.  O gestor pode verificar as rotas utilizadas e o peso das cargas para avaliar se não há algum fator que está diminuindo a durabilidade dos pneus. Esses são alguns exemplos de como a utilização da ordem de serviço de maneira correta pode dar ferramentas para que o gestor de frota tenha total controle sobre as atividades dos veículos. Abaixo, confira 5 maneiras de utilizar as ordens de serviço para a otimização do gerenciamento e controle financeiro da sua frota!

1. Calcule o TCO para tomar as melhores decisões de manutenção

O TCO é uma métrica importante para a otimização dos custos na gestão de frotas e saber o verdadeiro custo total de propriedade (TCO) da sua frota permite medir facilmente os recursos e tomar as melhores decisões para o seu negócio. Com base nas OSs é possível calcular o TCO com base nos itens de linha de serviço para ajudar a avaliar os custos de sua frota.  Dessa forma, você consegue analisar o serviço como parte do custo operacional do seu veículo, o que vai resultar em uma visão completa da lucratividade da sua frota. Sem essa percepção, muitos frotistas arcam com despesas desnecessárias e têm dificuldade em tomar decisões baseadas em dados. Como a manutenção é uma das maiores despesas da frota, as ordens de serviço fornecem um contexto excelente para o TCO e te ajudam a melhorar as suas operações.

2. Utilize as ordens de serviço para o planejamento de manutenção

Ao planejar e executar a manutenção da frota, você precisa ter um processo de ordem de serviço do veículo bem estruturado para rastrear e gerenciar as tarefas e retirar os veículos da oficina com mais agilidade. Em uma ordem de serviço, o gestor deve informar todas as manutenções que devem ser realizadas nos veículos. Além disso, é preciso especificar:

  • Dados da Empresa e Cliente;
  • Dados de Entrada e Saída dos Veículos;
  • Detalhes da Ordem de Serviço (Tipos de manutenções necessárias, frequência para cada modelo, etc.);
  • Laudo Técnico.

A partir do encerramento da OS e de cada serviço contido nela, é importante ter ciência de quais serviços da ordem fazem parte do plano de manutenção previamente cadastrado para aquele veículo e registrar sua execução.  Assim, é possível ter um controle do tempo para a próxima manutenção.  Esse planejamento é importante para que nenhum veículo fique rodando por muito tempo sem ter uma manutenção adequada.  Aquele ditado “antes prevenir do que remediar” também pode valer para a sua frota.

3. Otimize a manutenção preventiva de rotina

Você sabe como é importante fazer a manutenção regular de seus veículos, mas sem um cronograma adequado, as trocas de pneus, óleo e outras tarefas de manutenção preventiva podem falhar. A partir da automação do processo de geração de ordens de serviço, você simplifica a programação de manutenção preventiva, definindo as suas programações com base em intervalos pré-estabelecidos. A geração de ordens de OSs com base em programações de manutenção preventiva também fornece uma visão detalhada da produtividade da oficina de manutenção e dos custos totais do serviço.

4. Acompanhe o período de manutenção

Cada um dos veículos é uma peça fundamental para a eficiência da frota.  Se um veículo está em manutenção, você precisa saber quando ele poderá estar na ativa novamente.  E é por isso que a ordem de serviço precisa conter informações completas – principalmente sobre a data de início e término de cada um dos serviços previstos. Dessa forma, é possível acompanhar o andamento das manutenções e planejar novas atividades de acordo com a previsão de liberação do veículo.  Se você tem o controle sobre quais veículos estão em manutenção e quando eles irão voltar, consegue planejar e distribuir melhor as atividades da sua frota.

5. Controle a qualidade dos fornecedores da empresa

Saber onde os serviços foram realizados é uma informação crucial para uma gestão de frota eficiente.  Nesse sentido, a OS é fundamental para avaliar o grau de eficiência dos seus fornecedores.  Por exemplo, imagine que um fornecedor X demorou mais tempo para fazer o mesmo serviço realizado pelo fornecedor Y. Após a análise, você já terá um panorama sobre para onde é melhor enviar os veículos da próxima vez que precisar desse serviço. Instruir a equipe a fazer um controle de qualidade dos fornecedores é papel do gestor. Lembre-se de que a atividade pode ser um elemento-chave para o sucesso da gestão da frota.  Muitas vezes, insistimos em continuar com os fornecedores antigos, seja por medo ou insegurança.  No entanto, buscar novos parceiros quando os atuais não estão mais proporcionando bons resultados ou oferecendo uma qualidade excelente pode ser determinante para o sucesso da sua frota.

Automatize o gerenciamento da Ordem de Serviço com a Sofit!

Atualmente, com a evolução da tecnologia, é possível ter acesso a diversas ferramentas capazes de simplificar inúmeros procedimentos de uma empresa e, consequentemente, aprimorar resultados. A partir do momento que a sua empresa estabelece um modelo para a ordem de serviço, o preenchimento dos documentos futuros torna-se mais fácil.  Para isso, a organização pode aproveitar as ferramentas disponibilizadas pela tecnologia. Um bom exemplo é o software de Gestão de Frotas da Sofit, capaz de proporcionar mais agilidade ao processo. Na ferramenta, todas os requisitos da ordem de serviço são atendidos! Eis algumas vantagens:

  • Redução de custos;
  • Controle de gastos;
  • Maior produtividade;
  • Automatização dos sistemas;
  • Aumento da disponibilidade da frota;
  • Registro das atividades da equipe;
  • Descrição das tarefas que precisam ser feitas pelos colaboradores e otimização do tempo necessário;
  • Previsão e cálculo da quantidade de mão de obra;
  • Simplificação do processo de solução de um problema com um produto ou serviço;
  • Controle dos serviços prestados;
  • Monitoramento do estoque;
  • Comunicação mais efetiva entre os diversos setores da companhia.

Agora que você ficou por dentro de todas as informações de como aumentar a eficiência da sua frota com a utilização da ordem de serviço, aproveite para conferir dicas para um melhor gerenciamento de frota! No software de Gestão de Frotas da Sofit, todas esses requisitos da OS são atendidos! Gostaria de controlar melhor sua manutenção? Entre em nosso site e faça um teste gratuito do nosso produto.

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