Como controlar o custo por km rodado

O cálculo de custo por km rodado é essencial para uma gestão eficaz de frotas. Por meio dele, é possível compreender melhor a composição de cada um desses custos, identificar desperdícios, falhas e pontos de melhorias. Porém, esse cálculo não é tão simples como parece e envolve outros fatores que vão além do gasto com combustíveis e manutenções.

Alguns detalhes, como os valores gastos pelos motoristas no trajeto e o valor dos pedágios, apesar de serem gastos pequenos, precisam ser incluídos entre os gastos para que o seu cálculo seja o mais fidedigno possível.

Esse assunto merece uma atenção especial porque uma correta avaliação desses custos pode possibilitar redução de gastos e possíveis investimentos que vão deixar o seu negócio mais competitivo.

A seguir, vamos falar um pouco mais sobre esse assunto. Continue acompanhando e saiba mais!

O que entra no preço do km rodado?

Existem algumas variáveis na composição desse custo que têm impactos diferentes e são calculadas de formas distintas. Para exemplificar melhor, vamos classificá-las entre custos fixos e custos variáveis, explicando qual é a representatividade de cada um.

Custos fixos

São aqueles custos que não variam, independentemente de a demanda da empresa estar em alta ou em baixa. Esses custos sempre terão a sua parcela fixa no cálculo do custo por km rodado. Entre eles, podemos citar:

  • remuneração dos motoristas;
  • seguros;
  • depreciação dos veículos;
  • sistema de rastreamento (do veículo e de cargas, no caso de uma empresa de transportes);
  • pagamento de IPVA;
  • pagamento de Seguro Obrigatório (DPVAT);
  • pagamento de Licenciamento;

Os valores relacionados aos pedágios sempre serão cobrados, mas esse valor pode aumentar ou diminuir de acordo com os trechos percorridos. Algumas empresas recorrem a convênios com as instituições que recebem as concessões para fazer esse tipo de cobrança. Esses convênios podem reduzir os valores totais da cobrança e até agilizar a viagem.

O cálculo de como esses valores impactam no custo por km rodado é bem complexo. Normalmente se faz o rateio mensal e divide-se pela quantidade percorrida no mês. Por serem fixos, podemos dizer que, quando a demanda da empresa for mais baixa, esses custos terão um impacto bem maior do que quando a empresa realiza muitas entregas.

Custos variáveis

Ao contrário dos fixos, como o próprio nome já diz, os custos variáveis variam de acordo com a utilização do veículo. Logo, se o veículo for utilizado várias vezes durante a semana, os custos serão mais altos. Entretanto, caso fique mais tempo parado, as despesas serão bem menores. Alguns exemplos são:

  • combustíveis;
  • manutenções;
  • pneus;
  • lubrificantes;
  • valores gastos em pedágios;
  • reembolsos com despesas extras.

Esse último tópico merece um detalhamento importante, considerando a rotina e a natureza das atividades relacionadas ao trabalho. O custo com o reembolso de despesas extras é parte desse dia a dia e deve ser considerado para o cálculo de despesas variáveis.

Por exemplo, se o motorista se depara com uma forte chuva e precisa trocar um limpador de para-brisa, ele pode comprar esse item, guardar a Nota Fiscal e acertar com a empresa no momento do retorno.

Naturalmente, esses custos não foram planejados — eles foram surgindo ao longo do caminho. Independentemente disso, eles precisam ser considerados na hora de avaliar os custos por km rodado da empresa.

Esse cálculo é um pouco mais simples, sendo que o método mais utilizado é o de rateio, dividindo proporcionalmente os custos pela quilometragem total percorrida no período.

Como o cálculo do km rodado pode ser realizado?

A forma mais comum de se calcular é utilizando o rateio. Nos casos de depreciação, salários, combustíveis, sistemas de rastreamento e seguros, que são custos mensais, basta dividir os valores de cada mês pela quilometragem que foi rodada nesse mesmo período.

No caso de licenciamento, seguro obrigatório e pagamento de IPVA, realizados anualmente, deve-se dividir os valores por 12 (meses), atribuir um valor para cada mês e dividir esses valores pela quantidade de quilômetros rodados no mês.

Já no caso de manutenções e trocas de pneus, o cálculo é mais complexo. É necessário avaliar o tempo médio de troca dos itens e também fazer o rateio por período — por exemplo, se a troca de pneus ocorre a cada 18 meses, divide-se o valor referente às trocas pelo período, encontrando o valor mensal.

Assim que os rateios são realizados e se encontra o valor de cada variável, é hora de somá-los. Vale lembrar que, para que o cálculo seja exato, é necessário utilizar o mesmo período de tempo para todos os cálculos. A forma mais comum é o cálculo mensal.

Quais são os benefícios de analisar o valor do km rodado?

Como abordamos na introdução, é possível identificar possíveis pontos de melhorias. Ou seja, se determinado veículo precisa trocar pneus com mais frequência do que os outros, é preciso avaliar se não está na hora de realizar uma manutenção e buscar as causas desse desgaste.

Além disso, com a identificação de cada variável, é possível encontrar custos desnecessários que podem ser eliminados, o que faz com que a empresa consiga reduzir custos operacionais. Ainda há a otimização do processo de roteirização, que passa a ter base para identificar os custos de cada rota e encontra oportunidades de aprimorar o planejamento, contribuindo, assim, para alcançar maior eficiência e reduzir ainda mais os custos.

Gestão moderna

Quando o gestor tem uma visão geral dos custos da frota por quilômetro rodado, consegue perceber mais claramente onde a sua atuação fará maior diferença. Ter uma gestão mais moderna é muito importante, afinal, é possível identificar com mais assertividade os principais pontos de atenção e reduzir ainda mais os custos para a empresa.

Usar a tecnologia a favor do trabalho é fundamental nesse sentido e, se o gestor tem os custos por quilômetro rodado bem definidos, abrem-se possibilidades para esses investimentos. Os sistemas de rastreamento de cargas, no caso de uma transportadora, são alguns exemplos de tecnologias que podem ser contratadas com recursos provenientes da redução de custos.

Terceirização da frota

Um conceito que é muito usado atualmente é o de “uberização da economia”. Ele faz referência ao modelo de negócios do Uber, que promove o deslocamento de pessoas, mas que não tem um carro em sua frota. Esse conceito tem um apelo sustentável e é baseado na economia colaborativa e de compartilhamento, muito usada em países desenvolvidos.

Algumas empresas já aderiram a esse modelo, terceirizando parte da sua frota ou usando veículos alugados. Claro que isso depende da história de cada instituição e das propostas de negócio apresentadas. Mas é importante que as instituições se abram a novas possibilidades para caminharem em consonância com as tendências do mercado.

Se essas alternativas forem usadas, outros custos (como o valor com veículos alugados) deverão ser acrescidos nos cálculos que foram listados acima.

Como se pode ver, os cálculos de custos por km rodado são bem mais complexos do que muita gente imagina e envolvem, inclusive, questões administrativas, como a depreciação e o pagamento de salários dos motoristas. Para que o cálculo seja feito da forma mais assertiva possível, garantindo integridade dos dados, o ideal é que se utilize um software de gestão.

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