Para o gerenciamento de frotas, os primeiros meses do ano representam um momento de renovação e estratégia, trazendo consigo alguns desafios, entre eles a mobilização e desmobilização da frota.

Mas como fazer isso da melhor maneira possível?

Primeiramente, gestores precisam avaliar a vida útil dos veículos, identificando a hora certa de iniciar o processo através do controle de quilometragem e depreciação, por exemplo.

No artigo de hoje, a Sofit te ajuda a entender melhor o processo de mobilização e desmobilização da frota. Continue lendo para conferir!

Mobilização e desmobilização da frota: entenda como cada processo funciona

Os processos de mobilização e desmobilização da frota têm alguns propósitos em comum, entre eles estão a redução de custos; a otimização do desempenho; e a sustentabilidade.

No geral, esses processos são definidos na sua política de frotas e devem ser seguidos à risca, mas também revisitados para evitar a defasagem e a perda de oportunidades de melhores negócios.

Abaixo, confira as diferenças e particularidades de cada etapa do processo:

A mobilização da frota

A mobilização da frota é o processo de aquisição de novos veículos corporativos para a lista de ativos de uma empresa de transporte.

Note que o processo de mobilização envolve não só a compra, mas a adequação dos veículos ao padrão da empresa. 

Isso que pode envolver a instalação de equipamentos necessários para a plena execução das atividades rotineiras, como também a padronização e adesivação, em alguns casos.

A mobilização, geralmente tem início após uma demanda:

• Novo contrato;
• Aditivo de Frota;
• Renovação;
• Fim de contratos vigentes.

(A Sofit oferece serviço de mobilização de frota de forma gratuita, consulte nosso parceiro Simplificar e saiba como)

A desmobilização da frota

A desmobilização é o destino que a empresa dá para aquele veículo que já cumpriu com o seu papel na operação.

O processo de desmobilização da frota tem a ver com a logística reversa e sustentabilidade.

A periodicidade pode variar, de acordo com a sua área de atuação. 

Geralmente, a desmobilização requer um processo organizado para funcionar. O passo a passo é normalmente seguido de acordo com os seguintes passos: 

• Primeiro, identificam-se os veículos que precisam sair de circulação;
• A retirada de circulação é feita, através de um aviso aos colaboradores;
• Todos os veículos são enviados para um local pré-definido;
• Reparos são realizados, caso haja necessidade;
• O destino de cada veículo é definido, de acordo com o seu estado (venda, leilão, repasse, etc.).

(A Sofit oferece serviço de desmobilização de frota de forma gratuita, consulte nosso parceiro Auto Avaliar e saiba como)

A logística reversa e a desmobilização da frota

Na logística reversa, o veículo percorre o caminho contrário ao da logística usual, ou seja, ele volta para o fornecedor.

No caso dos veículos de uma frota, alguns componentes, como pneus, óleos e lubrificantes precisam voltar para os fabricantes.

Isso é definido pela Política Nacional de Resíduos Sólidos.

Sendo assim, é comum que grandes empresas possuam políticas de logística reversa e compartilhem essa responsabilidade de cuidar do meio ambiente e não descartar itens dos veículos em qualquer lugar.

Qual a periodicidade indicada para a mobilização e desmobilização?

Não existe uma tabela fixa para que o processo de desmobilização seja realizado.

Geralmente, frotas de carros leves e de passeio tendem a depreciar a cada 3 anos, por exemplo.

Embora exista um intervalo recomendado, ele nem sempre é seguido. 

Algumas frotas pesadas e que enfrentam condições adversas na estrada, por exemplo, precisam de um olhar mais apurado para a definição da periodicidade do processo de desmobilização.

Então, atente-se para o seu tipo de frota e considere desmobilizar antes do tempo estimado caso a aquisição ou repasse dos veículos gere algum benefício para a sua frota, como melhoria no desempenho, por exemplo.

É possível terceirizar a mobilização e a desmobilização da frota?

Algumas empresas de transporte recorrem à terceirização para iniciar a mobilização e desmobilização de frota. 

Isso tem sido cada vez mais comum, sabia?

O motivo passa pelos riscos envolvidos, principalmente aqueles ligados à documentação, o que pode acarretar gastos desnecessários para você.

Instituições especializadas em mobilização e desmobilização da frota possuem a expertise e estrutura necessária para evitar fraudes, que são muito comuns, infelizmente.

O gestor fica livre dessa possibilidade e acabam se livrando deste serviço não tão comum no seu dia a dia. 

O recomendado é que, se você optar pela terceirização, delegue os dois processos para a empresa escolhida. Os resultados tendem a ser melhores dessa forma.

Atenção à documentação dos veículos!

Como falamos, a conferência e a transferência correta dos documentos dos veículos é um imperativo para que o processo de mobilização de desmobilização da frota ocorra sem prejuízos.

Caso esse detalhe seja negligenciado, é muito comum que empresas de transporte acabem parando na lista da CADIN (Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público Federal).

A busca por um canal de vendas de confiança

O final do processo de desmobilização da frota, geralmente é a venda dos veículos.  Para isso, você deve atentar para todo um leque de possibilidades, pois cada centavo é importante.

Logo, verifique canais de venda presenciais, mas também procure por lojistas online e sempre reforce a sua lista de parceiros de negócio, prezando sempre pela agilidade, confiabilidade e custo-benefício.  A ideia central aqui é diminuir os seus custos operacionais.

Algumas dicas para se adiantar e conseguir o melhor canal de vendas para os seus veículos incluem:

• Consciência dos colaboradores — motoristas precisam ser orientados sobre os cuidados com o veículo de forma rotineira.
• Rotinas de Manutenção — as suas rotinas de manutenção devem estar em dia para evitar que muito dinheiro se perca no processo de desmobilização.
• Cultura anti-multas — as infrações de trânsito devem ser combatidas a todo custo e a sua empresa precisa adotar uma política firme nesse sentido.

Conclusão: mobilização e desmobilização da frota vão além de fatores econômicos

Como observamos ao longo deste artigo, o ciclo que vai da mobilização até a desmobilização da frota está ligado à redução de custos e otimização de desempenho.

Porém, mais que isso, os processos fazem parte de uma logística reversa, um ecossistema que envolve fabricantes, empresas de frota e consumidor final. 

Ou seja, quando você pensa em desmobilizar a sua frota, está pensando além do seu negócio: a sua empresa está firmando um papel importante na sociedade.

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O avanço da pandemia do COVID-19 fez com que os gestores tivessem que colocar o pé no freio e se perguntar: afinal, como repensar a gestão de frotas em tempos de crise?

Serão pelo menos alguns meses de imprevisibilidade, perda de lucratividade e momentos de possíveis baixas nas receitas de empresas de transporte em geral.

Por isso, é preciso se adaptar e encontrar uma forma de  refazer os planos e realinhar a sua gestão nesses tempos de crise, independente do seu tipo de frota.

No artigo de hoje, em mais um especial sobre o COVID-19, a Sofit traz dicas de como você deve guiar a sua empresa de frotas durante esta pandemia. Confira!

Gestão de Frotas em Tempos de Crise: o que fazer?

Para o profissional que vai realizar a gestão de frotas em tempos de crise, o fundamental é  entender a gravidade e a dimensão da situação. Busque acompanhar as notícias do seu estado, verifique os decretos e mantenha-se sempre informado.

Afinal, a crise é dinâmica e novidades surgem todos os dias. Como gestor, é o seu dever estar a par de tudo. Abaixo, reunimos algumas medidas que podem ser adotadas para conduzir a sua operação de frota em tempos de crise.

Assista aqui a um webinar exclusivo sobre este tema!

Eleja um comitê de gerenciamento de crise

Montar um time que vai estar em comunicação constante pode, também, ajudar a gerenciar a sua frota durante a pandemia do COVID-19 ou em qualquer crise semelhante. Dessa forma, é possível delegar atividades e tomar decisões em conjunto, dentre elas:

• A carga horária dos funcionários será reduzida, haverá rodízios?
• Quais setores podem migrar para o regime de home-office?
• Quais os procedimentos de higiene deverão ser assumidos? 
• As ferramentas de gestão atuais são adequadas e darão o suporte necessário?
• Qual os gestores irão se comunicar com os colaboradores e com que frequência?

Repense a sua operação

Costumamos bater sempre nesta tecla por aqui: é preciso automatizar a sua gestão. Afinal, eliminar gargalos, solucionar problemas recorrentes e evitar ao máximo que você, gestor, tenha que assumir trabalhos operacionais.

Essa linha de pensamento vale sobretudo para momentos de crise, em que enxugar a sua operação se faz mais que necessário. 

Pense em quais setores podem ser deslocados para o regime home-office, quais funcionários podem ser dispensados e  também como a sua operação vai fluir a partir dessa nova configuração da equipe.

Apenas departamentos essenciais devem estar nas ruas para garantir o abastecimento da população. Você, pode e deve gerir tudo pelo seu celular ou computador.

Faça revisão dos custos 

Em tempos de crise, uma das primeiras ideias que surgem para os gestores é a de cortar custos com pessoal. 

Ainda que em curto prazo essa pareça ser a que mais proporciona resultados, em longo prazo essa decisão pode ser prejudicial — levando em consideração que se perde talentos e, possivelmente, será necessário efetuar a reposição dessas pessoas em um dado momento, o que, afinal, volta a elevar os custos. 

Felizmente, é possível reduzir custos evitando cortar pessoal. Basta revisar seus processos e custos e assim avaliar o que pode ser eliminado ou reduzido. 

É possível, por exemplo, tentar fechar contrato com postos de abastecimento tentando descontos no valor do combustível e fazer um controle maior sobre a reposição de peças na manutenção corretiva.

Analise os investimentos 

Quando falamos em melhorar a gestão de frotas em tempos de crise, uma das últimas coisas que os gestores pensam é em realizar novos investimentos. 

Existe um receio muito grande com relação aos gastos e como eles podem comprometer a saúde financeira do negócio. 

Contudo, existem alguns investimentos que, apesar do gasto, contribuem para melhores resultados e redução de custos já a curto prazo. Como é o caso do investimento em um software de manutenção. 

Ele permite maior controle sobre os abastecimentos, sobre a troca de pneus, sobre os custos e, de uma forma geral, contribui para uma gestão mais eficaz e a melhora dos resultados. 

Aproveite para se capacitar

Há algumas semanas, os gerentes de frota preenchiam a maior parte do tempo com a operação diária de suas frotas de veículos. Com muito pouco espaço para estratégias de longo prazo. 

Agora, as coisas mudaram. Com as frotas amplamente inativas, agora há tempo de sobra para outras coisas. Como: 

Treinamentos on-line: os gerentes de frota podem usar a tecnologia para oferecer cursos sobre o comportamento do motorista.

Revisão da estratégia: a mobilidade corporativa vem se movendo lentamente para um novo paradigma: compartilhado, elétrico, multimodal. Este é o momento de refletir profundamente sobre como alinhar sua estratégia com esse futuro.

Repensar as políticas: devido à crise, você deve notar que está levando mais trabalho para casa. Avalie esse período e repense as suas políticas.

Conte com a Sofit para gerir a sua frota em tempos de crise!

O Coronavírus deve testar as habilidades de liderança dos gestores como nunca havia sido feito antes. A pandemia é um verdadeiro desafio que você pode enfrentar com os sistemas de gestão de frotas adequados.

Coloque as nossas dicas em prática. Repense a sua operação e busque se antecipar. Afinal, a crise vai passar e a sua empresa deve seguir caminhando, basta você tomar as decisões corretas

Investir na gestão de frota pode parecer uma afirmação óbvia, mas muitos gestores ainda não sabem como e, principalmente, quando focar os seus esforços e abraçar tudo o que a tecnologia tem para oferecer ao gerenciamento e redução de custos.

A insatisfação com problemas específicos da sua operação, na verdade, é um sinal de que as coisas não vão bem e um indicativo de que chegou a hora de investir em gestão de frota.

Mas com tantas soluções para frotistas disponíveis no mercado, por onde começar?

No artigo de hoje, vamos mostrar problemas e desafios comuns que as empresas enfrentam e que podem ser resolvidos com investimento em gestão de frotas. Confira!

1. “O custo com combustível está muito alto!”

Quando falamos sobre empresas de frota, o gasto com combustível, é, sem dúvida, o grande responsável pelos altos custos no final do mês.

Quando não é possível identificar as variáveis incidentes sobre estes custos, fica praticamente impossível reduzir custos.

Caso você não consiga identificar qualquer um desses itens abaixo, investir em gestão de frotas, através de um sistema, é a solução para você:

As manutenções preventivas estão sendo agendadas devidamente?
Os veículos que estão em operação passaram por uma revisão?
Há veículos rodando com peças defeituosas que podem causar alguma alteração no consumo de combustível?
Há algum padrão de abastecimento ou os seus motoristas são livres para abastecer e precisam apenas mostrar as notas?

2. “Multas são comuns na minha gestão”

Multas e sinistros fazem parte do que chamamos de “gastos ocultos com a gestão de frotas”.

Um bom gerenciamento de multas ajuda a reduzir custos e evita maiores acidentes, já que a maioria delas está relacionada com alta velocidade e outros problemas ao volante.

Ao investir em um sistema de gestão de frotas, certifique-se de que vai ser possível gerenciar as multas e identificar o infrator. Isso vai ser de extrema importância para o amortecimento dos seus custos!

3. “Meu processo de manutenção ainda é falho”

Se você conta com uma equipe interna de manutenção, certamente tem que conciliar prioridades conflitantes e, muitas vezes, recorre à soluções criativas para manter ativos críticos em execução.

Embora compreensível, isso também é de alto risco para a sua gestão de frotas!

Os veículos da frota operam melhor quando recebem manutenção proativa.

Felizmente, a moderna tecnologia de gerenciamento de ativos pode ajudar a manter a frota funcionando conforme necessário – sem sacrificar outras iniciativas.

4. “Tenho muitos processos trabalhistas”

Organizar a jornada dos motoristas é um verdadeiro desafio quando você não tem a sua disposição um software de gestão de frotas.

A falta de controle sobre dados de entrada e saída, em casos de desligamento, podem gerar passivos trabalhistas que geram custos altos e inesperados para as empresas.

Caso você já esteja lidando com uma série de reclamações e processos, talvez esteja na hora de rever a sua gestão e optar pelo investimento em um sistema de gestão de frotas mais eficaz.

No mínimo, você vai evitar esse tipo de custo, além de conseguir manter a jornada dos motoristas sob controle!

5. “Sinto que não tenho controle sobre a minha operação”

Você consegue acessar facilmente os dados sobre a sua frota?
Caso não consiga, este é outro indicativo de que o investimento em gestão de frotas se faz necessário.

A possibilidade de acessar dados em tempo real facilita a tomada de decisão, melhorando a sua vida como gestor e, consequentemente, os seus resultados.

Ter controle sob a sua frota de qualquer lugar, através de relatórios de fácil acesso, dashboards, gráficos e informações devidamente categorizadas é a base para uma boa gestão de frotas. Não se esqueça!

6. “Preciso aumentar a produtividade da minha frota”

A produtividade da sua frota sofre com a falta de cronogramas, programações e de planejamento.

Uma frota produtiva é aquela que funciona como uma engrenagem, e você, como gestor, deve conseguir identificar e se antecipar aos problemas. Ou seja, precisa saber exatamente quando uma peça precisa de manutenção ou de reposição.

Investir em gestão de frota, neste caso, em um sistema que possibilite o agendamento de manutenções baseado em históricos e informações relevantes sobre o veículo é fundamental para o seu dia a dia.

Isso pode garantir que a viagem, salvo imprevistos, seja realizada na data e hora programada sem paralisações no seu percurso — o que é bom tanto para a empresa como para o motorista e cliente.

7. “Não consigo definir rotas ou elas não são seguidas pelos meus motoristas”

Sem o rastreamento de veículos, é extremamente difícil ver o caminho que seus motoristas estão seguindo.

Existe uma rota específica que fica mais lenta na mesma hora todos os dias? Ou alguma estrada em péssimas condições que sempre causa danos nos seus veículos?

Para o gerente de frotas e a equipe de manutenção, ter acesso a dados em tempo real, centrados no GPS, é extremamente importante.

Assim, você pode identificar fatores ambientais que levam a requisitos de manutenção incomuns, por exemplo.

Logo, investir em um sistema de gestão de frotas com o recurso do monitoramento veicular pode ajudar você a identificar padrões de rotas problemáticas e, assim, evitá-las sempre que possível.

A Sofit te ajuda a investir em gestão de frotas da forma certa!

Os desafios na gestão de frotas não são poucos nem pequenos, e podem, além de tudo, ser maximizados em decorrência de falhas administrativas e estratégicas.

Diante dessa realidade, as empresas de tecnologia que desenvolvem soluções de gestão de frotas vivenciam um ótimo momento, com foco em melhorar gradativamente os resultados dos clientes e contribuir para a tomada de decisões mais eficientes.

Neste sentido, investir em gestão de frotas é pensar estrategicamente. É se colocar, de fato, no seu lugar de gestor e deixar que um software facilite a sua vida, evitando tarefas mecânicas e operacionais sempre que possível.

Agora que você já sabe o que pode conseguir ao investir em gestão de frotas, que tal solicitar um teste grátis do nosso sistema de gestão? Nossos atendentes estão sempre dispoíveis para entregar uma solução sob medida para você!

Você tem problemas com o gerenciamento de inventário das peças de reposição para frota? Muitos gestores de frota, assim como você, também possuem algum grau de insatisfação com esta gestão.. 

Uma saída para aperfeiçoar este processo é adotar metodologias como o conhecido sistema 5S. Para o seu inventário, este método japonês pode ir muito além da teoria e representar um aperfeiçoamento real e contínuo das suas peças.

No artigo de hoje, daremos dicas práticas de como você pode aplicar a metodologia 5S na sua gestão de inventário de peças de reposição. Acompanhe para saber mais!

O que é a metodologia 5S?

O 5S começou como parte do Sistema de Produção Toyota (TPS), o método de fabricação iniciado pelos, então, líderes da Toyota Motor Company. No início do século XX. 

Esse sistema, também chamado de manufatura enxuta (lean) por aqui, visa aumentar o valor de produtos ou serviços para os clientes. Isso geralmente é realizado encontrando e, assim, eliminando o desperdício dos processos de produção.

Antes de aplicar no gerenciamento das suas peças de reposição, você deve entender que o método 5S é baseado em 5 princípios: 

• Seiri (Classificação);
• Seiton (Ordem);
• Seiso (limpeza);
• Seiketsu (padronização);
• Shitsuke (Disciplina).

Por que adotar os 5S na sua gestão de inventário?

A gestão do inventário das peças de reposição da sua frota deve ser observada como um processo. Como tal ela está suscetível a erros.

Entretanto pode ser analisada com o objetivo de corrigir gargalos e aplicar melhorias antes que você perca tempo e dinheiro.

É justamente na análise do processo da sua gestão de peças de reposição que a metodologia japonesa 5S garante os maiores benefícios. Entre eles, os principais são:

1. Redução de Custos 
2. Melhoria da Qualidade
3. Mais Produtividade
4. Maior satisfação dos funcionários 
5. Um ambiente de trabalho mais seguro

Como aplicar os princípios dos 5S na sua gestão de peças de reposição?

Armazéns e depósitos de peças de reposição são um cenário fértil para a desorganização.  E isso pode causar incômodos muito maiores do que a simples bagunça ou sujeira.

A falta de organização das peças de reposição da sua frota pode representar uma perda de eficiência gravíssima para a companhia.  Além de aumento de custos e baixa na produtividade.

É neste ambiente de desordem, comum em várias empresas que o sistema 5S pode ser utilizado. Isso é válido principalmente se você realiza os processos de manutenção de veículos internamente.

É o seu caso? Então, confira as dicas a seguir:

Seiri: Classificando as peças do seu inventário

O primeiro passo do 5S, Sort, envolve passar por todas as ferramentas, materiais, equipamentos da sua frota. E então  determinar o que precisa estar presente e o que pode ser removido. 

Mas antes de começar a organizar as suas peças de reposição, você precisa examiná-las e se refletir sobre as seguintes questões:

• Qual é o objetivo deste item? 
• Quando este item foi usado pela última vez? 
• Com que frequência é usado? 
• Quem o usa? 
• Realmente precisa estar aqui?

Este exercício de classificação dos itens e ferramentas do seu inventário vai ajudar a eliminar peças desnecessárias e fará com que o seu inventário se mantenha mais organizado.

Seiton: Hora de colocar ordem no inventário!

Quando falamos em organização de inventário e sobre peças de reposição é muito importante que tudo esteja no seu devido lugar. Isso vai evitar que você perca tempo ao realizar uma manutenção, pois já vai saber onde encontrar cada peça. 

Então, para colocar ordem nas peças de reposição presentes no seu inventário, faça as seguintes perguntas:

• Quando as peças são usadas?
• Quais peças são usados ​​com mais frequência?
• As peças devem ser agrupadas por tipo?
• Onde seria mais lógico colocar cada peça?
• Algumas colocações seriam mais ergonômicas para os trabalhadores do que outras?
• São necessários mais contêineres de armazenamento para manter as coisas organizadas?

Seiso: Cuidando da limpeza o do estoque de peças de reposição

O cuidado com a limpeza pode parecer uma coisa básica, mas certifique-se de que as pessoas saibam como limpar adequadamente seus espaços e peças. 

Mostre aos funcionários – especialmente aos novatos – quais produtos de limpeza usar, onde os materiais de limpeza são armazenados e como limpar cada peça do seu inventário. 

Esses cuidados básicos vão evitar que as suas peças de reposição venham a ser danificadas.

Seiketsu: Padronizando a organização das peças

Você vai notar que ao aderir ao método 5S, classificar, organizar e realizar a limpeza periódica do seu inventário serão tarefas mais simples.

Normalmente, você não vai enfrentar resistência dos seus colaboradores. Entretanto, padronizar todas essas ações e fazer com que as coisas não voltem a ser como eram antes será o seu principal desafio.

Para vencer esse obstáculo procure utilizar dicas visuais, como sinais, etiquetas, pôsteres, fita de marcação de piso e organizadores de ferramentas.

A idéia é fornecer instruções de forma clara e sem precisar se comunicar verbalmente em todo o momento com os funcionários.

Shitsuke (Disciplina).

O princípio final da metodologia 5S recai sobre você, gestor de frota. É seu o papel da manutenção da disciplina entre os seus colaboradores.

Isso significa que uma vez implementados os procedimentos padrão para o 5S, você deve considerar a execução do trabalho contínuo de manutenção desses procedimentos e atualizá-los conforme necessário.

A nossa dica é criar um modelo de procedimento padrão, um manual, para que os seus novos colaboradores entendam como os princípios do 5S são utilizados na sua frota.

A Sofit te ajuda a manter as suas peças de reposição sempre organizadas!

Com a aplicação da metodologia 5S na sua gestão de frotas, é provável que você consiga manter o seu nível de estoque e a organização das suas peças de reposição. 

A boa notícia é que, através do Sofitview, sua empresa consegue padronizar os cadastros dos itens, o que otimiza as suas rotinas de manutenção.

Assim, fica fácil analisar os custos de cada peça, conferir se ela se encontra disponível no estoque e saber qual fornecedor oferece o melhor custo benefício.

Gostou do nosso artigo sobre a aplicação da metodologia 5S na gestão das peças de manutenção para frotas? Então conte com a Sofit para te ajudar a automatizar esses processos. Solicite um teste grátis hoje mesmo!