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Fundada em 1981 o Grupo Hidrau Torque é líder na distribuição de peças de reposição para equipamentos pesados. Com sede em São Paulo capital e 10 filiais espalhadas pelo Brasil, atendem clientes dos segmentos de construção, mineração, florestal, ferroviário, portos entre outros. 

Larissa Lopes Campos, Coordenadora de Facilities e Gestora de Frota no Grupo Hidrau Torque, conta como o Sofit vem aprimorando os processos da Gestão da Frota e entregando dados estratégicos para tomadas de decisões. 

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Fundada em 1981 o Grupo Hidrau Torque é líder na distribuição de peças de reposição para equipamentos pesados. Com sede em São Paulo capital e 10 filiais espalhadas pelo Brasil, atendem clientes dos segmentos de construção, mineração, florestal, ferroviário, portos entre outros. 

Larissa Lopes Campos, Coordenadora de Facilities e Gestora de Frota no Grupo Hidrau Torque, conta como o Sofit vem aprimorando os processos da Gestão da Frota e entregando dados estratégicos para tomadas de decisões. 

Quer escutar essa história de sucesso? Ouça agora o podcast! 

A GESTÃO DE FROTAS DO GRUPO HIDRAU TORQUE

A Frota do Grupo Hidrau é 100% própria e predominantemente leve, possuem 44 veículos, sendo 35 carros para executivos da área comercial e 9 caminhões que são usados para transporte de cargas em minas e em torno de 19 empilhadeiras. Todos os veículos possuem telemetria e utilizam cartões de combustível, devido à alta demanda de abastecimento (em média R$60 mil por mês).  

O departamento possui 30 funcionários, dividido entre a equipe de manutenção, a Larissa Lopes na parte de gestão e a Karina Oracic que alimenta o sistema da Sofit diariamente com os dados da frota, ambas participaram da implantação do Sofit.  

O DESAFIO

Larissa comenta que antes de usar o Sofit, utilizavam diversas planilhas para fazer a gestão da frota, todas desenvolvidas manualmente. Para cada tipo de controle existia uma planilha: controle de IPVA, licenciamento, seguro, abastecimento, telemetria etc. 

Além disso, cada responsável de uma filial, tinha o seu próprio controle o que acabava gerando a perca de dados e de prazos para manutenções. 

“Se eu quisesse fazer uma análise, quanto o veículo tal gastou no mês de setembro de 2018, esquece! Eu não tinha isso. Eu teria que parar um bom tempo para fazer uma tabela dinâmica, enfim, trabalhar para ter aquela informação específica” – Larissa Campos, Hidrau Torque. 

Segundo Larissa, este era o maior problema, não conseguiam analisar o custo da frota, para entender se estava valendo a pena ter aquele veículo, ou se deveriam contratar uma frota locada ao invés de continuar com a frota própria. Para ter essas informações, deveria fazer estudos muito específicos (e demorados). 

“Depois de um mês estava tudo desatualizado. Eu tinha que fazer tudo de novo, entende? A nossa maior dificuldade era essa, informações passíveis de erro, não tinha informação rápida das coisas” – Larissa Campos, Hidrau Torque. 

O que realmente despertou a necessidade da Hidrau em procurar um sistema de Gestão de frotas foi a dificuldade para realizar o controle da manutenção. Larissa tentava realizar o controle através de planilhas, porém não era prático para lembrar que tinha que trocar o óleo ou fazer a revisão do veículo.  

Se fosse continuar daquele jeito, seriam 8 horas do meu dia que eu passaria cuidando só da manutenção dos veículos, então eu e meu diretor chegamos à conclusão de que precisávamos procurar um sistema de gestão de frotas para compilar todas as informações, Larissa afirma. 

Antes de usar o Sofit, Larissa comenta que diversos veículos da frota quebravam por deixar de trocar a correia, fundia o motor pela falta de troca de óleo, manutenções básicas que não realizavam pela falta de controle.  

A SOLUÇÃO

Larissa já havia pesquisado por sistemas para gestão de frotas anteriormente, porém o projeto não evoluiu com a diretoria. Larissa conta que ao conversar novamente com seu diretor sobre a dificuldade para controlar todas as manutenções, foi comprovado a necessidade de um sistema para fazer a gestão e compilar todos os dados.

Assim que começaram a utilizar o Sistema Sofit, Larissa resolveu o problema de perca de prazos de manutenção dos veículos, que resultou uma economia considerável, já que acabavam perdendo veículos pela falta de controle das manutenções.

Outro ponto positivo levantado por Larissa, é o fato de o sistema ser online, o que facilita muito o acesso de qualquer lugar que esteja. O módulo de checklist tem sido muito utilizado pela equipe do Grupo Hidrau Torque, abandonaram os checklists em papel e hoje utilizam o celular para realizar o checklist dos veículos. Utilizando o Sofit e abastecendo o sistema com todos os dados da frota, Larissa pode chegar a conclusão de que para o seu cenário, a frota própria é a melhor opção.

“Temos dois caminhões que são maiores e recentemente fizemos um estudo através do Sofit e chegamos à conclusão de que realmente vale a pena ter o caminhão próprio ao invés de locar um frete”

Afirma Larissa.

O recurso de controle de multas e infrações possibilita trabalhar a segurança dos motoristas, mostrando aos condutores o perigo que está por trás de uma multa no celular e o sinistro que isso pode gerar.

Através do relatório de multas é possível identificar qual foi o condutor que mais cometeu infrações, qual o tipo de multa que os condutores mais cometem. Este recurso garantiu uma visão mais estratégica na gestão de frota

Saber que atrás do volante existe um condutor, que precisamos olhar com outros olhos, óbvio que analisamos as multas como um custo, mas é importante trazer esse olhar humano para a mão da gestão de frotas” – Larissa Campos, Grupo Hidrau Torque

AS ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO DO SOFIT

Após a decisão de adquirir um sistema de Gestão de Frotas em 2019, Larissa entrou em contato diretamente com a Sofit, pois já conhecia o sistema. Em menos de 1 mês já estava implantando o sistema, com o apoio de uma equipe especializada em frota pesada.

“Não tenho nada para reclamar, nada mesmo, nem de atendimento, nem de rapidez. O suporte pelo e-mail e pelo WhatsApp muito eficaz, o consultor que implantou também” – Larissa Campos, Grupo Hidrau Torque.

Larissa e Karina Oracic que participou da implantação junto a equipe da Sofit, não tiveram dificuldades para usar o sistema:

“O Sofit não é aqueles sistemas confusos, que você fica perdido, ele é intuitivo. Ele é muito fácil de entender mesmo que você nunca tenha usado, muito fácil de importar planilhas, facilita muito a nossa vida” – Larissa Campos, Hidrau Torque.

O RESULTADO

Hoje através do Sofit, o Grupo Hidrau Torque tem acesso a dados estratégicos sobre a sua frota, sendo possível mensurar custos que antes não tinham acesso. Outro ganho significativo foi a redução do tempo necessário para fazer a gestão da frota, hoje a equipe pode atender outras demandas do setor além de gerirem a frota.

Para Larissa, a rapidez para gerar relatórios com informações necessárias para tomada de decisões, foi um grande ganho. Hoje, ela consegue visualizar todo o histórico da sua frota, acompanhar manutenções, ranking de multas e abastecimentos.

O Grupo Hidrau tem lucrado com o repasse dos automóveis para seus funcionários, as vezes até para seus clientes, pois as manutenções realizadas de forma correta, mantiveram os automóveis em ótimo estado.

“Não precisei mais anunciar o veículo, o próprio condutor acaba se interessando, como todas as manutenções estão em dia” – Larissa Campos, Grupo Hidrau Torque.

Isso resultou em um banho cultural para a empresa, pois os condutores de cada veículo estão mais cuidadosos e atentos as manutenções, aproximando-os da gestão de frota.

Quer saber qual foi a grande solução que encontramos para os desafios do Grupo Hidrau Torque e o resultado alcançado? Cadastre-se abaixo:

“Nossa Gestão de frota evoluiu muito com a utilização do Sofit e todos os processos foram otimizados. No Sofit temos todas as funcionalidades que precisamos para emitir relatórios de despesas, controle de manutenção, entre outras. Os nossos controles de manutenção preventiva, relação de multas e a grande variedade de relatórios nos ajudam a atuar na redução de custos e facilitam nosso trabalho! ” – Larissa Lopes Campos – Grupo Hidrau Torque

Você quer transformar a sua gestão de frotas assim como o Grupo Hidrau Torque?

FALE COM UM ESPECIALISTA !

Um agradecimento especial a Larissa Lopes Campos e ao Grupo Hidrau Torque. 

Fundada em 1873, a Atlas Copco é uma multinacional sueca, fabricante e montadora de compressores de ar, torres de iluminação e geradores. Com sede na Suécia, a empresa está presente em mais de 180 países.

Vânia Vilela, Coordenadora de Serviços Administrativos e Gestora de Frota na Atlas Copco (divisão compressores), explica como está revolucionando a gestão de frotas da empresa através de boas práticas com o Sofit, em uma parceria que já acontece há 4 anos.

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A Gestão de frotas na Atlas Copco

 A Frota da Atlas Copco é 100% própria e predominantemente leve, com carros para executivos da área comercial e para os técnicos de campo, mas possui uma quantidade menor de veículos pesados na parte de mineração. A divisão de compressores possui cerca de 300 veículos, porém o grupo Atlas Copco possui mais de 600 veículos, todos eles fornecidos aos condutores com recursos como: cartão de abastecimento, telemetria, tag de pedágio e estacionamento.

Na visão de Vânia, para ter controle de uma frota segura é imprescindível investir em recursos. Quando não se tem os recursos para gerenciar e parceiros para auxiliar na gestão, em algum momento o controle é perdido. Por vezes, a falta de investimento na gestão de frota dificulta a visão analítica do gestor, dificultando na tomada de decisões, como por exemplo, encontrar qual o grupo de condutores é necessário fazer um trabalho separado.

O outro fator chave na gestão de frotas é o controle de custos que é bem elevado para a empresa, então é extremamente necessário estar atentos a tudo que está acontecendo e a todos os KPIS para manter tudo sob controle.

Vânia e sua equipe buscam ter uma frota segura, com custos dentro do controle e principalmente olhando sempre para a mobilidade dos condutores, se estão voltando para casa em segurança.

Uma das diretrizes essenciais no grupo ATLAS COPCO focando em sustentabilidade é a redução de carbono CO2, hoje em sua frota conta com alguns carros elétricos na parte executiva e uma parte desta frota com carros turbos 1.0 que ajuda bastante na redução de CO2.

Na hora de escolher a frota, a maior preocupação é de quanto CO2 aquele veículo irá emitir assim como a segurança do carro, se possui dois ou quatro airbags, como está a avaliação do veículo no Latin NCAP e manter o abastecimento dos veículos com etanol.  Tudo isso faz parte da política de frota da Atlas Copco.

O DESAFIO

Em meados de 2016, quando Vânia assumiu a frota existia um sistema que fazia o controle da frota e ficava hospedado em um servidor interno, o que gerava muitos custos com infraestrutura e não era prático ter os dados armazenados nos servidores internos. A nova diretriz da Atlas Copco exigiu a migração para um sistema em nuvem, sem a necessidade de instalar programas na máquina das pessoas, permitindo o acesso via web apenas com login e senha o que levou a busca por um novo sistema inovador.

Uma das grandes dificuldades apresentadas pelo antigo sistema era a falta de informação e histórico do veículo, quando o carro foi vendido ou quando foi ativado e inativado. Vânia conta que precisava facilitar a gestão, permitindo que essas informações ficassem registradas em um sistema, sem a necessidade de manter as informações aos cuidados de apenas uma pessoa, em um caderno em cima da mesa, ou planilhas no computador.

A falta de software para centralização e gestão de multas e manutenções com histórico dos veículos da frota, era algo que prejudicava a equipe pois não tinham o controle de quando os veículos foram mobilizados e desmobilizados, nem mesmo dos sinistros ocorridos.

“Tínhamos cerca de 10.000 planilhas, cada uma na máquina de alguém, como é que você controla uma frota assim? É como um corpo humano funcionando, não tem como coração estar fora, o braço está de um lado, o pé do outro. Para que rode tudo bonitinho tem que estar tudo dentro de um lugar só”.

Vânia Vilela – Atlas Copco

A SOLUÇÃO

Assim que começaram a pesquisar por outras soluções, a Sofit apresentou o melhor custo-benefício e durante as reuniões de alinhamento, a Sofit sempre esteve aberta a atender as demandas da Atlas Copco, customizando e personalizando o sistema para se encaixar as necessidades da empresa, através de um atendimento totalmente personalizado.

Vânia reporta que nunca sentiu uma resistência por parte da Sofit em dizer que não consegue atender certa demanda, o Sofit de hoje em comparação ao que foi implementado no final de 2016 é outro, devido a todos desenvolvimentos que foram realizados para atender as demandas da Atlas Copco, um diferencial que tornou sólida essa parceria.

Uma necessidade em grandes frotas são as integrações e hoje é possível levar muitas informações para o sistema da Sofit como: sinistros, abastecimentos, manutenções, custos por veículo, custos com pedágio e muito mais.

O workflow é algo que tem ajudado muito a gestão da Atlas, em conjunto com o aplicativo, permite que o condutor faça solicitações direto pelo app e encaminhado imediatamente para o gestor.

As notificações também foram automatizadas pelo aplicativo, facilitando a comunicação com o condutor. Antes as notificações eram enviadas pelo WhatsApp, hoje todas as notificações de trânsito ocorrem pelo Sofit, disparando direto para o condutor.

As notificações de manutenção é uma coisa que trouxe grande valia, o condutor recebe uma notificação do Sofit “você está prestes a ter que parar pra fazer a manutenção preventiva do seu veículo” antes a equipe de frotas da Atlas precisava enviar e-mail para o condutor e hoje isso já está automatizado dentro do Sofit.

Para desconto em folha das multas, possuíam pilhas de papel para o controle e passavam as informações para uma planilha para depois enviar ao RH. Hoje com apenas um clique é possível gerar um relatório e enviar para o departamento responsável.

As etapas da implantação do Sofit

Foi uma grande transição de quase 300 veículos na época e a necessidade de grandes integrações necessitou de um consultor da Sofit para acompanhar presencialmente o processo de implantação. A equipe de pós-venda da Sofit foi fundamental para fazer rodar 100% todos os processos estabelecidos.

A Fernanda Devegili (Gestora de pós-venda na Sofit), acompanhou todo nosso processo com muita calma e sutileza, procurando atender sempre as demandas e quando não era possível procurava alguma solução. A Fernanda continua acompanhando as demandas da Atlas Copco até hoje e prestando o suporte necessário se não conseguia atender de imediato no desenvolvimento, tinha algo paliativo para nos ajudar, estou sendo extremamente sincera, isso faz toda diferença

Eu costumo dizer que as vezes você pode não ter solução que o cliente quer de imediato, mas se você escuta se você sente a dor do cliente, você vai encontrar uma forma de ajudar, mesmo que você não tenha um remédio definitivo, mas você vai ter alguma coisa paliativa naquele momento e foi isso que o Sofit fez.” – Afirma Vania Vilela.

Todo processo de transição gera trabalho e é necessário dedicação das duas partes. O comprometimento é fundamental para o sucesso na implantação. Acompanhar o que precisa ser feito e se dedicar no processo é o que trará de fato sucesso para o seu negócio.

“Eu fico muito feliz de ver que foi um resultado muito satisfatório dessa implementação”. Vania Vilela – Atlas Copco

O RESULTADO

Hoje através do Sofit, a Atlas Copco consegue consultar todo o histórico dos veículos da sua frota, enviar notificações aos condutores, controlar as multas e descontá-las da folha de pagamento do condutor de forma muito mais prática, além de um aplicativo que facilita a comunicação do gestor de frota com o condutor.

Para Vânia, outra mudança significativa foi a diminuição de documentos físicos, hoje todos os documentos necessários para sua gestão estão centralizados no Sofit, diminuindo a necessidade de utilizar espaços físicos para arquivar documentos, além da facilidade para pesquisar informações pertinentes.

A centralização de informações, integração de dados e facilidade na geração de relatórios para a tomada de decisão são melhorias significativas que fizeram a Atlas Copco alcançar o sucesso na sua gestão de frotas com o Sofit”.

“Sempre falo que eu não cuido de carros, cuido de vidas, são vidas que estão voltando ou saindo de casa todos os dias e a gente tem que olhar pra isso”.

Vania Vilela, Atlas Copco (Divisão Compressores)

Um agradecimento especial a Vânia Vilela e a Atlas Copco.

Com mais de 30 anos de existência, a Dom Glutão Localizada em São Paulo, é responsável pela distribuição de carnes em mais de 40 países espalhados pela África, Ásia, Oriente Médio e Leste Europeu.

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A Qualys, empresa de transporte e coleta de resíduos, localizada em Joinville, Santa Catarina, implementou a solução da Sofit – empresa desenvolvedora de softwares como serviço e especializada em gestão de frotas – com o intuito de obter maior controle de sua frota de veículos e também do faturamento da empresa.

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A Nova Piramidal Thermoplasticos, distribuidora de resinas termoplásticas com sede em São Paulo, desenvolveu projeto com a Sofit, empresa desenvolvedora de softwares como serviço (SaaS) especializada em gestão de frotas, para a implementação de software via web com intuito de obter maior controle gerencial de manutenção da frota de veículos.

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É mais comum do que se imagina encontrar gestores com problemas na gestão logística de sua empresa. Essas questões podem envolver desde a falta de controles simples até a necessidade de análises mais aprofundadas dos resultados para tomadas de decisão.

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