Fundada em 1873, a Atlas Copco é uma multinacional sueca, fabricante e montadora de compressores de ar, torres de iluminação e geradores. Com sede na Suécia, a empresa está presente em mais de 180 países.

Vânia Vilela, Coordenadora de Serviços Administrativos e Gestora de Frota na Atlas Copco (divisão compressores), explica como está revolucionando a gestão de frotas da empresa através de boas práticas com o Sofit, em uma parceria que já acontece há 4 anos.

Quer escutar essa história de sucesso? Ouça agora o podcast!

A Gestão de frotas na Atlas Copco

 A Frota da Atlas Copco é 100% própria e predominantemente leve, com carros para executivos da área comercial e para os técnicos de campo, mas possui uma quantidade menor de veículos pesados na parte de mineração. A divisão de compressores possui cerca de 300 veículos, porém o grupo Atlas Copco possui mais de 600 veículos, todos eles fornecidos aos condutores com recursos como: cartão de abastecimento, telemetria, tag de pedágio e estacionamento.

Na visão de Vânia, para ter controle de uma frota segura é imprescindível investir em recursos. Quando não se tem os recursos para gerenciar e parceiros para auxiliar na gestão, em algum momento o controle é perdido. Por vezes, a falta de investimento na gestão de frota dificulta a visão analítica do gestor, dificultando na tomada de decisões, como por exemplo, encontrar qual o grupo de condutores é necessário fazer um trabalho separado.

O outro fator chave na gestão de frotas é o controle de custos que é bem elevado para a empresa, então é extremamente necessário estar atentos a tudo que está acontecendo e a todos os KPIS para manter tudo sob controle.

Vânia e sua equipe buscam ter uma frota segura, com custos dentro do controle e principalmente olhando sempre para a mobilidade dos condutores, se estão voltando para casa em segurança.

Uma das diretrizes essenciais no grupo ATLAS COPCO focando em sustentabilidade é a redução de carbono CO2, hoje em sua frota conta com alguns carros elétricos na parte executiva e uma parte desta frota com carros turbos 1.0 que ajuda bastante na redução de CO2.

Na hora de escolher a frota, a maior preocupação é de quanto CO2 aquele veículo irá emitir assim como a segurança do carro, se possui dois ou quatro airbags, como está a avaliação do veículo no Latin NCAP e manter o abastecimento dos veículos com etanol.  Tudo isso faz parte da política de frota da Atlas Copco.

O DESAFIO

Em meados de 2016, quando Vânia assumiu a frota existia um sistema que fazia o controle da frota e ficava hospedado em um servidor interno, o que gerava muitos custos com infraestrutura e não era prático ter os dados armazenados nos servidores internos. A nova diretriz da Atlas Copco exigiu a migração para um sistema em nuvem, sem a necessidade de instalar programas na máquina das pessoas, permitindo o acesso via web apenas com login e senha o que levou a busca por um novo sistema inovador.

Uma das grandes dificuldades apresentadas pelo antigo sistema era a falta de informação e histórico do veículo, quando o carro foi vendido ou quando foi ativado e inativado. Vânia conta que precisava facilitar a gestão, permitindo que essas informações ficassem registradas em um sistema, sem a necessidade de manter as informações aos cuidados de apenas uma pessoa, em um caderno em cima da mesa, ou planilhas no computador.

A falta de software para centralização e gestão de multas e manutenções com histórico dos veículos da frota, era algo que prejudicava a equipe pois não tinham o controle de quando os veículos foram mobilizados e desmobilizados, nem mesmo dos sinistros ocorridos.

“Tínhamos cerca de 10.000 planilhas, cada uma na máquina de alguém, como é que você controla uma frota assim? É como um corpo humano funcionando, não tem como coração estar fora, o braço está de um lado, o pé do outro. Para que rode tudo bonitinho tem que estar tudo dentro de um lugar só”.

Vânia Vilela – Atlas Copco

A SOLUÇÃO

Assim que começaram a pesquisar por outras soluções, a Sofit apresentou o melhor custo-benefício e durante as reuniões de alinhamento, a Sofit sempre esteve aberta a atender as demandas da Atlas Copco, customizando e personalizando o sistema para se encaixar as necessidades da empresa, através de um atendimento totalmente personalizado.

Vânia reporta que nunca sentiu uma resistência por parte da Sofit em dizer que não consegue atender certa demanda, o Sofit de hoje em comparação ao que foi implementado no final de 2016 é outro, devido a todos desenvolvimentos que foram realizados para atender as demandas da Atlas Copco, um diferencial que tornou sólida essa parceria.

Uma necessidade em grandes frotas são as integrações e hoje é possível levar muitas informações para o sistema da Sofit como: sinistros, abastecimentos, manutenções, custos por veículo, custos com pedágio e muito mais.

O workflow é algo que tem ajudado muito a gestão da Atlas, em conjunto com o aplicativo, permite que o condutor faça solicitações direto pelo app e encaminhado imediatamente para o gestor.

As notificações também foram automatizadas pelo aplicativo, facilitando a comunicação com o condutor. Antes as notificações eram enviadas pelo WhatsApp, hoje todas as notificações de trânsito ocorrem pelo Sofit, disparando direto para o condutor.

As notificações de manutenção é uma coisa que trouxe grande valia, o condutor recebe uma notificação do Sofit “você está prestes a ter que parar pra fazer a manutenção preventiva do seu veículo” antes a equipe de frotas da Atlas precisava enviar e-mail para o condutor e hoje isso já está automatizado dentro do Sofit.

Para desconto em folha das multas, possuíam pilhas de papel para o controle e passavam as informações para uma planilha para depois enviar ao RH. Hoje com apenas um clique é possível gerar um relatório e enviar para o departamento responsável.

As etapas da implantação do Sofit

Foi uma grande transição de quase 300 veículos na época e a necessidade de grandes integrações necessitou de um consultor da Sofit para acompanhar presencialmente o processo de implantação. A equipe de pós-venda da Sofit foi fundamental para fazer rodar 100% todos os processos estabelecidos.

A Fernanda Devegili (Gestora de pós-venda na Sofit), acompanhou todo nosso processo com muita calma e sutileza, procurando atender sempre as demandas e quando não era possível procurava alguma solução. A Fernanda continua acompanhando as demandas da Atlas Copco até hoje e prestando o suporte necessário se não conseguia atender de imediato no desenvolvimento, tinha algo paliativo para nos ajudar, estou sendo extremamente sincera, isso faz toda diferença

Eu costumo dizer que as vezes você pode não ter solução que o cliente quer de imediato, mas se você escuta se você sente a dor do cliente, você vai encontrar uma forma de ajudar, mesmo que você não tenha um remédio definitivo, mas você vai ter alguma coisa paliativa naquele momento e foi isso que o Sofit fez.” – Afirma Vania Vilela.

Todo processo de transição gera trabalho e é necessário dedicação das duas partes. O comprometimento é fundamental para o sucesso na implantação. Acompanhar o que precisa ser feito e se dedicar no processo é o que trará de fato sucesso para o seu negócio.

“Eu fico muito feliz de ver que foi um resultado muito satisfatório dessa implementação”. Vania Vilela – Atlas Copco

O RESULTADO

Hoje através do Sofit, a Atlas Copco consegue consultar todo o histórico dos veículos da sua frota, enviar notificações aos condutores, controlar as multas e descontá-las da folha de pagamento do condutor de forma muito mais prática, além de um aplicativo que facilita a comunicação do gestor de frota com o condutor.

Para Vânia, outra mudança significativa foi a diminuição de documentos físicos, hoje todos os documentos necessários para sua gestão estão centralizados no Sofit, diminuindo a necessidade de utilizar espaços físicos para arquivar documentos, além da facilidade para pesquisar informações pertinentes.

A centralização de informações, integração de dados e facilidade na geração de relatórios para a tomada de decisão são melhorias significativas que fizeram a Atlas Copco alcançar o sucesso na sua gestão de frotas com o Sofit”.

Um agradecimento especial a Vânia Vilela e a Atlas Copco.