Planilha para controle de frota grátis

O controle de frota envolve o gerenciamento de ativos como custos, satisfação dos clientes, cumprimento de prazos de entrega, manutenção e muitos outros. E uma planilha de controle de Frota pode ajudar nisso.

Sem o controle e um acompanhamento adequado, através de uma planilha ou de uma tecnologia adequada para gestão de frotas, não é possível nem gerar e nem analisar os dados corretamente.

Sabemos que manter seus veículos e motoristas seguros, produtivos e na estrada é essencial para atingir as metas de vendas e serviços da sua organização. 

Por isso, neste artigo especial, listamos algumas práticas atualizadas e disponibilizamos uma planilha gratuita para manter sua frota em plena operação! 

Controle de frota: por que é tão importante fazer?

A importância do controle de frota para a sua gestão se dá, principalmente, pela necessidade de se gerir os custos e otimizar a sua operação na totalidade

Um controle bem feito e estruturado permite que os recursos sejam utilizados adequadamente. Tanto para evitar desperdícios quanto para aumentar as possibilidades de investimentos do negócio.  

Além disso, também é possível saber, por exemplo, se o número de veículos presente na sua frota é suficiente para atender a sua demanda atual. Ou, ainda, quantos veículos deverão passar por uma manutenção preventiva no próximo mês.

Confira outros benefícios gerados pelo controle eficiente da frota:

  • Possibilidade de maximizar os lucros;
  • Aumento da produtividade da operação;
  • Facilita a tomada de decisão baseada em dados;
  • Garante maior competitividade para a sua empresa.

Como é um controle de veículos eficiente?

Um controle eficiente envolve 3 frentes principais

  • Controle de Custos: engloba o gerenciamento dos custos fixos e variáveis.
  • Controle de Ativos: cadastro e acompanhamento da sua operação, seja em uma planilha ou através de um sistema de gestão;
  • Política de Frotas: diretrizes gerais para o gerenciamento dos veículos da sua frota.

Dessa forma, um controle de frota eficiente consiste na adoção de estratégias que permitam a redução dos custos e ganhos de produtividade.

Quando a sua gestão mantém um controle estruturado e amparado por uma política de frotas clara é possível evitar ações drásticas. Como demissões em massa, fechamentos de centros de distribuição ou a perda de alguns negócios.

Muitas vezes, inclusive, pequenas alternações pontuais, feitas com o embasamento nos dados recebidos e analisados. Para que isso aconteça, é necessário que você organize sua estrutura para captar e analisar as informações desse setor.

A função de uma política de frotas clara e objetiva

O controle de frota ganha e muito quando existe um documento que estabelece as regras de gestão para todo e qualquer veículo da sua frota.

É comum que esse documento nem sequer exista ou esteja defasado,  não servindo para fins de otimização da gestão e controle.

Um documento de Política de Frotas, deve conter:

  • Regras de conduta para os seus colaboradores;
  • Normas para a condução dos veículos;
  • Política de comportamento no trânsito;
  • Metas e objetivos da sua organização.

Não esqueça de divulgar a sua política de frotas! Dessa maneira, você integra a sua equipe das políticas internas da empresa, o que facilita o controle da frota.

Nesse sentido, é importante ter uma reserva para não precisar recorrer a empréstimos e, consequentemente, ter que arcar com juros altíssimos. 

Tente separar uma quantia todo os meses para compor esse fundo, e a coloque em uma aplicação segura e com liquidez imediata.

Criando um fluxo de controle de frota

1. Controle de gastos com uma planilha de controle de frota

Você pode até saber o plano geral, ou seja, quanto dinheiro sua empresa gasta para manter a frota. No entanto, a sua gestão pode ser muito mais eficiente se você controlar a fundo cada gasto com cada veículo.

Em primeiro lugar, com um correto controle de despesas, é possível saber quais são as áreas da frota em que você mais está gastando. Manutenção, reparos, compra de equipamentos, abastecimento, multas etc.

Assim você pode identificar os problemas que estão gerando esses gastos, e tomar ações para corrigir essas falhas, economizando dinheiro.

Também pode acompanhar a evolução dos gastos ao longo dos meses e fazer uma comparação das atividades relacionadas às despesas. Assim, você consegue desenvolver um planejamento financeiro para épocas de maior gasto.

Além disso, ainda é possível usar essas informações de controle de despesas de forma estratégica.

Por exemplo: mostre o gasto com manutenções e abastecimento aos motoristas. Para incentivá-los a seguir boas práticas no trânsito que podem evitar ou diminuir essas despesas. Como motivação, mostre que o dinheiro economizado poderia ser aplicado em melhorias para eles próprios.

2. Mapeie os gastos dos últimos meses

Uma frota envolve muitos gastos, e mapear a maneira como você tem administrado o orçamento é essencial para obter um controle de qualidade.

Nesse sentido, saber quais são as áreas da frota — manutenção, reparos, compra de equipamentos, abastecimento, multas — em que você mais está gastando também é fundamental.

Assim, podemos identificar os problemas que estão gerando esses gastos, e tomar ações para corrigi-los.

Para isso, é necessário que você tenha todas as notas fiscais e recibos dos seus gastos, tanto aqueles que a sua empresa paga diretamente aos fornecedores quantos os gastos realizados pelos motoristas, e reembolsados para eles.

No geral, muitos não têm tempo, paciência, ou disciplina para guardar recibos e preencher esses dados. Mas para ter sucesso no controle de gastos e saber aonde o dinheiro está indo, é fundamental se esforçar para realizar um bom mapeamento orçamentário.

3. Some as despesas de cada mês da planilha de controle de frota

Na última linha, é importante inserir a soma de todos os gastos dos meses anteriores. Dessa maneira, com certeza ficará mais fácil identificar se os gastos estão, ou não, de acordo com as receitas. Informações que poderão te ajudar a tomar a melhor decisão na hora de cortar gastos indevidos.

4. Crie metas de economia

Depois de organizar todos os dados na planilha e sofrer o primeiro impacto quanto a como andam as finanças da sua frota, é preciso buscar a melhor maneira para fazer com que seus gastos se tornem menores que as receitas.

Para isso, algumas decisões drásticas serão necessárias, bem como criar metas para que essa redução de custos aconteça, de fato. Então, com base em tais metas, você poderá programar serviços como manutenções preventivas, trocas de pneus, entre outros.

É importante acompanhar a evolução dos gastos ao longo dos meses, fazendo uma comparação das despesas. Assim, você consegue desenvolver um planejamento financeiro para épocas de maior gasto.

Além disso, também é necessário analisar todas as alternativas para reduzir os custos da sua frota. Ou — o que seria ainda melhor — conseguir aumentar as receitas sem deixar de fazer as devidas economias.

Esses gastos deverão ser acrescentados antecipadamente na planilha. Com isso, você terá um maior controle das despesas e poderá pensar em começar a guardar dinheiro para possíveis imprevistos.

5. Acompanhe o desempenho

Com o passar dos meses, é importante que as metas sejam reavaliadas. Afinal, conforme vão sendo cumpridas, elas podem (e devem) ser ampliadas, assegurando um controle cada vez mais eficiente das despesas da sua frota.

Contudo, uma observação importante quanto a isso é compreender que imprevistos podem acontecer. Logo, se alguma meta deixar de ser cumprida, ela também deverá ser reformulada para que o objetivo seja alcançado.

Lembre-se: assim como em uma residência, controlar as despesas e receitas de qualquer departamento é uma questão de definir as prioridades.

6. Conheça os custos fixos e variáveis

Por fim, como já dissemos, uma frota tem vários tipos de gastos — e nossa planilha de controle de despesas é eficiente para apresentar tanto os gastos fixos quanto os variáveis. Dessa forma, você não terá maiores surpresas na hora de fazer o fechamento mensal e dos gastos da frota.

Além do mais, isso ainda possibilita que você esteja preparado para os gastos que surgirão nos próximos meses. Afinal, avaliar com frequência o desempenho mensal, além da evolução do controle de despesas com a sua frota,é tão importante quanto o planejamento inicial que foi realizado.

Isso te permite analisar, por exemplo, se as metas impostas estão sendo alcançadas e, caso não estejam, por qual motivo não o são. Enfim, uma boa planilha de controle diário de veículos é a chave para identificar os ralos existentes que estão prejudicando a saúde financeira da sua frota.

7. Tenha um bom planejamento financeiro

Bom, agora que já tem um bom controle da sua gestão de frotas, você pode apostar em fazer um bom planejamento financeiro para esse setor da sua empresa. 

Com mais conhecimento de causa, poderá avaliar quais são os melhores momentos para investir, bem como qual é a hora de apertar o cinto nas despesas.

Utilize esses dados e informações obtidas para fazer projeções em relação aos custos que você terá com a aquisição de veículos, salários extras, manutenção e combustível, entre outros itens relacionados. 

Isso será a chave para o sucesso e para um bom desempenho do seu negócio.

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Então, viu só como o controle de frota pode ser benéfico para a sua empresa? Chega de olhar apenas a linha final das despesas — controle cada saída de dinheiro, saiba para onde o capital da sua empresa está indo e como ele poderia ser melhor aplicado!

E, se você ainda está em dúvida se esse controle pode mesmo ser bom para a gestão da sua frota, faça o teste e perceba as melhorias!

Para te ajudar a dar os primeiros passos, criamos uma planilha de controle de frotas, justamente para que você consiga avaliar melhor as informações sobre a sua frota e o seu negócio. 

Baixe a planilha logo abaixo!

Planilha de controle de frota grátis

E, depois de provar que o método funciona na planilha, pode dar o próximo passo para deixar esse controle ainda mais dinâmico, seguro e integrado com todas as informações da frota!

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