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Entenda aqui a relação entre TMS e gestão de frotas

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É muito importante para uma empresa, independentemente do seu porte ou segmento, gerenciar seus custos com precisão. Afinal, é isso que assegura que a margem de lucro do seu negócio, do seu produto ou serviço mantenha-se interessante e viável. Em uma empresa do ramo de transportes, a coisa não é diferente.

É por isso que cada vez mais empresas têm buscado soluções para melhorar a gestão do seu negócio e ter mais controle sobre a sua frota. E esta gestão pode ser feita por um TMS (Transportation Management System), também conhecido como sistema de gestão de transporte e logística.

Mas, afinal, o que é o TMS, além de uma solução eficiente para o seu negócio, qual a relação entre esse tipo de sistema e a gestão de frotas e como esse tipo de sistema pode ser benéfico para a sua empresa? Continue com a leitura e confira tudo isso aqui e agora!

O que é e como funciona um sistema TMS?

O sistema TMS é um software que permite às empresas de transporte ter um controle absoluto sobre:

  • entregas;
  • roteiros;
  • desempenho dos motoristas;
  • desempenho dos veículos;
  • situação em que os veículos da frota se encontram;
  • informações sobre os fretes;
  • rastreamento das mercadorias;
  • emissão de documentos eletrônicos relacionados à carga e outros documentos fiscais.

A maioria desses softwares é desenvolvida em módulos, cada qual controlando e auxiliando em uma tarefa específica, como por exemplo:

  • emissão de nota fiscal eletrônica (NFe);
  • emissão de recibo de pagamento de autônomo (RPA);
  • emissão de manifesto eletrônico de carga (MDFe);
  • controle dos fretes, tanto aqueles realizados pela própria frota como por terceiros.

Como podemos observar, um sistema TMS é bem abrangente. Ele compreende desde o departamento comercial da sua empresa, passando pelo financeiro e operacional, até a expedição.

Como funciona um sistema TMS?

Esse tipo de sistema é integrado a outro sistema, conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning) ou software de planejamento dos recursos da empresa, um sistema que integra todos os dados do negócio num único lugar, tornando a gestão de frotas e a gestão em geral do seu negócio de transportes muito mais eficiente.

Um exemplo dessa integração entre TMS e ERP é a emissão de NFe, que, depois de emitida no TMS, é automaticamente enviada para o controle financeiro e fiscal da empresa ou embarcador.

O que faz um software para Gestão de Frotas?

Esse tipo de sistema é especializado no processo de gestão da frota, passando por todos as suas fases:

• Aquisição dos Veículos;
• Controle de Documentação dos Veículos e Condutores;
• Controle de Abastecimento;
• Controle de Pneus;
• Controle de Manutenção;
• Controle de Infrações;
• Controle de Despesas (Pedágios, Estacionamentos, lavação, etc)
• Controle de Viagens (Receitas, despesas, clientes, etc)
• Controle de Sinistros e
• Controle de Custos (Por veículo, por motorista, por viagem, etc)

Por ser um sistema especializado ele tende a ser integrado com todos os fornecedores do processo de gestão de frotas, evitando a necessidade de digitação. É um sistema com foco gerencial.

E qual a relação entre um TMS e um software para Gestão de Frotas?

Se você é uma transportadora de cargas ou indústria com frota própria, é essencial ter um TMS. E todo TMS tem funções básicas do processo de Gestão de Frotas, que atende a quem está começando a implantar estes processos.

Porém, se a sua empresa tem um TMS e necessita melhorar o processo de gestão de frotas, você deve avaliar a implantação de um software especializado em Gestão de Frotas, preferencialmente que possa integrar com o seu TMS para evitar a duplicação de digitações.

Por outro lado, se você tem uma frota, mas, não precisa das funções de um TMS listadas acima, pois não utiliza a frota para transporte de cargas, a melhor solução é um sistema de gestão de frotas.

Estes controles que você e a sua empresa passam a ter com a gestão de frotas, resultam em diversos benefícios para o seu negócio, como a redução de custos e o aumento na margem de lucro e na produtividade.

Está esperando o quê para obter toda essa eficiência na gestão de frotas e usufruir de todos esses benefícios? Entre em contato conosco da Sofit e saiba mais!

Software de gestão de frotas ou ERP: saiba qual escolher!

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Empresas de qualquer setor da economia investem em soluções de TI para se manter com alto nível de produtividade e eficiência. No caso dos negócios que atuam com a entrega de mercadorias, muitos gestores podem optar pela aquisição de um sistema de gestão de frotas ou um ERP (também conhecido como software de gestão integrada) que possua um módulo para gestão de veículos.

Há também os casos em que empreendedores optam pelas duas soluções separadamente, focalizando determinadas rotinas em um único ambiente. Mas o que leva a essa escolha? Quais são as diferenças entre um software de gestão integrada e um sistema de gestão de frotas? Confira no nosso post de hoje!

O que é um software de gestão integrada?

O software de gestão integrada é utilizado por empresas para monitorar todos os aspectos de uma companhia. Dividido em módulos, ele centraliza o acesso, a inserção e a modificação de informações sobre diferentes setores. Assim, o negócio consegue unificar as suas políticas de gestão para ter mais performance e qualidade operacional.

Também chamado de ERP, o software de gestão integrada é um dos principais sistemas de uma organização. As suas funções contribuem para a melhoria da performance de todos os setores, gerando serviços de maior qualidade e competitividade. Isso será feito com um controle amplo de todos os aspectos do negócio e a integração dos times de diferentes áreas.

Um dos exemplos está na gestão de estoque. Com o uso de um software de gestão, times de vendas poderão identificar rapidamente quais são as ferramentas com maior saída, permitindo a criação de estratégias de vendas que foquem em produtos próximos de suas datas de vencimento ou que sejam mais competitivos. Assim, a empresa pode manter as suas taxas de vendas sempre com um índice elevado.

Já uma companhia de transporte de carga consegue maximizar a performance de suas estratégias de logística. A compreensão de cada item que está no estoque aguardando transporte será feita de maneira dinâmica: todos os setores poderão verificar os dados necessários para garantir a entrega do produto dentro do prazo com precisão e eficiência.

O aumento dos níveis de automação reduzem os erros. Diminuir o uso de planilhas torna a imprecisão de dados menor, agilizando processos e eliminando eventuais falhas.

O controle de custos também será feito com maior impacto. Identificando setores que possuem maior desperdício de recursos e gastos operacionais maiores, o gestor pode implementar políticas para otimizar a cadeia operacional. Como consequência, a empresa poderá atender mais clientes com serviços mais econômicos e direcionar uma quantidade maior de verbas para investimentos estratégicos.

O uso do ERP contribui para que a empresa tenha uma redução de gastos e uma rotina integrada. Todos os setores podem atuar em conjunto para atingir metas por meio de processos operacionais simplificados e com baixo índice de imprecisão. Isso gera mais segurança e agilidade para o negócio, que consegue atender a demandas do mercado de maneira inteligente e competitiva.

Como funciona um software de gestão de frotas?

O software de gestão de frotas é utilizado por empresas de transportes para administrar os veículos utilizados no transporte de cargas. Ele possui um conjunto de funções que facilitam o acompanhamento de entregas, a definição de rotas e dos custos relacionados a manutenção de caminhões e outros automóveis do negócio.

Em um software de gestão de frotas, o gestor pode avaliar o custo de manutenção de cada veículo individualmente. Registros como o tempo gasto por rota, consumo de combustível ou duração de pneus são facilmente acessíveis. Assim, a companhia consegue eliminar gastos com precisão, gerando mais receita para o empreendimento.

Esse é um fator que também impacta os processos de manutenção de produtos da empresa. Sabendo a duração média de cada item, o gestor pode planejar com antecedência as rotinas de manutenção dos equipamentos. Assim, peças e insumos são adquiridos com maior agilidade e menor custo.

O software de gestão de frotas também aumenta a disponibilidade dos veículos. Todas as mercadorias serão administradas de forma mais eficaz, reduzindo os prazos de entrega de produtos. E por saber em qual parte da cadeia operacional cada produto se encontra, as chances de itens se perderem no processo de entrega reduzem drasticamente, o que permitirá um aumento rápido dos índices de produtividade do negócio.

Quais as diferenças entre os dois sistemas corporativos?

Tanto o sistema de gestão integrada quanto o software de gestão de frotas podem ser utilizados por empresas do ramo, mas existem diferenças básicas entre as duas soluções. Conhecê-las melhor dá ao empreendedor a possibilidade de investir na aplicação perfeita para o seu perfil e necessidade, maximizando o seu retorno sobre o investimento.

Em termos de benefícios, ambas as aplicações fornecem vantagens semelhantes. Custos podem ser eliminados rapidamente, seja com ganho de performance ou com aumento do nível de automação. Já o planejamento da manutenção preventiva de serviços é feito com antecedência, eliminando gastos imprevistos.

Em geral, corporações escolhem adotar ambas as soluções para ter uma visão melhor sobre suas rotinas internas. Por ter um foco maior nas rotinas de gestão de veículos, o software de gestão de frotas pode gerar ganhos maiores para uma empresa dessa área quando comparado com um sistema de gestão integrada que possua um módulo para a administração de veículos.

Nesse sentido, as ferramentas de gestão de frotas dão acesso a mais recursos para verificar a disponibilidade de veículos e fatores que impactam nos prazos de entrega de um produto. A avaliação do desgaste de peças, a mensuração do consumo de combustíveis e a criação de políticas de entrega serão feitas com o auxílio de informações precisas e recentes. Isso permite a administração do negócio com mais eficiência e agilidade, tornando-o competitivo e capaz de responder a pedidos de clientes e parceiros comerciais em menor tempo — fator crucial para atrair novas parcerias em médio e longo prazo.

Além do investimento em um software de gestão de frotas, a empresa também pode adotar outras estratégias para otimizar o transporte de mercadorias. Confira todas elas no nosso ebook com dicas para o setor de transporte de cargas!

Qual a importância do rastreamento e monitoramento de frotas?

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O rastreamento e monitoramento de frotas são ferramentas importantíssimas para você garantir a segurança dos motoristas e das cargas. Não só isso, mas é o monitoramento de frotas que fornece os dados e a localização exata do veículo, garantindo mais organização no seu negócio e trazendo agilidade para a logística da sua empresa.

Quase 2 milhões de veículos no Brasil já utilizam algum tipo de dispositivo de rastreamento e monitoramento. O setor de cargas representa a maior parcela deste mercado. O artigo de hoje explica como a tecnologia de rastreamento e monitoramento veicular é utilizada no país. Confira!
Leia mais

[E-book] As funções de um bom software de gestão de frotas

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 Gestão de frotas na prática, aprenda como reduzir custos.

Além da economia de tempo, um software de gestão de frotas também pode reduzir o índice de falha humana nos processos, melhorando a credibilidade das informações.

O problema é que, por falta de conhecimento, muitos gestores adotam um sistema de gestão de frotas engessado e desenvolvido para atender padronizadamente as tarefas mais superficiais de qualquer empresa em diversos setores.

O gestor de frotas poderá planejar ações que, com o tempo, resultarão em uma
enorme redução do consumo de combustível e um maior retorno por litro consumido, dentre outras economias. Mas antes de optar por usar um sistema para controlar a frota, é preciso entender item por item quais são os benefícios que ele pode trazer e os cuidados necessários após a instalação.

Então, buscar informação é fundamental! Lançamos um e-book com tudo o que você precisa saber antes de adotar essa medida. Clique aqui e faça o download inteiramente gratuito.

Uma ótima leitura.

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Como se preparar para implantar um software de gestão de frotas

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Já falamos aqui no blog a respeito de como a tecnologia contribui para que a gestão e seus resultados sejam aprimorados. No entanto, é preciso ter em mente que algumas medidas devem ser tomadas antes da implementação do sistema, para que ele possa ser utilizado com seu total potencial.

A seguir, vamos falar mais sobre a preparação para implementar um software de gestão de frotas. Continue a leitura e saiba mais!

Identifique os objetivos

Primeiramente, é preciso ter bem claros os objetivos com a utilização de um software de gestão de frota e como ele será utilizado pela equipe. Isso é importante para definir quais recursos serão necessários e quais podem ser dispensados. Além disso, muitas empresas oferecem opções de restrição por tipo de usuário e planos diferentes de acordo com a quantidade de usuários do software; assim, saber para que o software de gestão de frotas será usado é fundamental para identificar quais funcionalidades devem estar presentes.

Mapeie e formalize os processos

Quando não existem procedimentos formais a respeito de como uma atividade é realizada, existe uma grande chance de que cada colaborador faça de acordo com o método que acha melhor. Por exemplo: na gestão da manutenção, determinado colaborador pode achar melhor abrir a ordem de serviço antes, enquanto outro deixa para abrir ao final da manutenção, quando todos os serviços necessários já foram identificados.

No entanto, para que o software de gestão de frotas possa ser utilizado adequadamente, o ideal é mapear e formalizar os processos, para que a atividade e o lançamento dos dados no sistema sejam feitos de maneira uniforme, independentemente de qual usuário está executando a tarefa.

Faça um inventário dos aplicativos

Liste todos os aplicativos e planilhas que já são utilizados na gestão da frota e que serão eliminados com a implementação do software de gestão de frotas. O ideal, também, é planejar a migração dos dados para o software, concentrando, dessa forma, toda a informação em um único local.

Treine os usuários para utilizar seu software de gestão de frotas

É importante treinar os colaboradores a respeito das funcionalidades do sistema e de como elas podem ser acessadas e utilizadas. Porém, também é preciso conscientizá-los a respeito dos benefícios que o sistema trará para a gestão de fota — como redução de custos, aumento da produtividade — e da importância de executar o procedimento conforme o documento formal.

As melhorias nos processos e resultados na gestão de frotas devem ser planejadas, independentemente da implementação de um software. Contudo, a partir do momento que se decide adotar um software de gestão de frotas, os procedimentos citados devem ser tomados, a fim de garantir o sucesso da implementação e os resultados planejados.

Além deles, ainda existem outros cuidados que podem ser incluídos dependendo da opção do gestor, como pesquisar a capacidade dos servidores e a saúde da empresa fornecedora, por exemplo..

Percebe que o processo de implementar um software de gestão de frota não se inicia com a implementação do software em si, mas sim com uma série de preparações que antecedem a aplicação prática do sistema? Restou alguma dúvida a respeito do assunto? Compartilhe suas opiniões conosco nos comentários!

[E-book] O que é preciso saber antes de optar por um software para gestão de frota

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Quem administra uma frota enfrenta vários desafios. É preciso, por exemplo, fazer com que os veículos cheguem a tempo nos destinos, minimizando riscos e prejuízos causados por engarrafamentos, problemas na estrada, no veículo ou algum acidente. Para ajudar os gestores nessa tarefa, uma ferramenta é fundamental: o software de gestão de frota.

Com essa solução é possível monitorar um número grande de veículos reduzindo gastos e otimizando processos. Mas antes de optar por usar um software de gestão de frota, é preciso entender item por item quais são os benefícios que ele pode trazer e os cuidados necessários após a instalação.

Então, buscar informação é fundamental! Lançamos um e-book com tudo o que você precisa saber antes de adotar essa medida. Clique aqui e faça o download gratuito.

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Software de gestão de frotas: diminua custos e aumente a rentabilidade

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A diminuição de custos operacionais nas empresas é um dos grandes objetivos de seus gestores. Nesse aspecto, muitas ações podem ser tomadas para que essa meta seja alcançada, como, por exemplo, a padronização e o mapeamento dos processos, a implementação de ações de melhoria, investimentos em equipamentos e softwares, entre outras.

Neste artigo vamos falar, especificamente, sobre como um software de gestão de frotas pode contribuir para a redução de custos e também para o aumento da rentabilidade de uma empresa. Vamos lá?

Controle operacional

Com um software de gestão de frotas é possível que seja feito um controle melhor e mais assertivo de questões como consumo de combustível, controle de pneus e até mesmo da necessidade de manutenção de veículos.

Ao fazer uso desse tipo de sistema é possível identificar quais processos precisam de melhoria e, também, como é a performance de cada veículo ou motorista individualmente. Com isso, o gestor pode planejar ações que contribuam para a redução dos desperdícios e diminuição dos custos operacionais — como os elevados custos de manutenção, por exemplo.

Controle de custos

É praticamente impossível saber qual é o valor total dos custos inerentes a uma operação e descobrir como reduzi-los se o gestor não fizer um controle efetivo sobre cada um deles. Por outro lado, através da utilização de um software de gestão de frotas, é possível identificar e controlar cada parcela desses custos. Quando um gestor sabe exatamente o quanto gasta com manutenção, combustível, controle de pneus etc., ele tem um embasamento maior para realizar possíveis cortes.

Com o controle de custos, fica mais fácil promover a redução deles. Vale dizer, ainda, que essa redução de custos precisa ser cuidadosamente avaliada — uma vez que os cortes podem fazer diferença na qualidade dos serviços prestados e causar prejuízos. Por isso, é tão fundamental fazer esse controle.

Geração de relatórios

Um software de gestão de frotas pode gerar relatórios sobre o desempenho de vários processos. Com isso, o gestor pode acompanhar a performance de cada ponto importante de sua operação e ter um embasamento mais sólido para a tomada de decisões, o que frequentemente envolve a redução de custos.

Dessa forma, é possível acompanhar as atividades bem de perto. Mas é preciso que o gestor esteja atento para realizar o controle com indicadores que estejam alinhados à estratégia da empresa e que, de fato, contribuam para a melhoria dos processos e para a redução de custos.

Com um software de gestão de frotas, o gestor terá em mãos as ferramentas necessárias para começar a planejar e implementar ações que o ajudarão a promover a melhoria em seus processos, assim como a redução de custos.

Além disso, com a automação dos processos através do software de manutenção, é possível perceber benefícios como o aumento da produtividade, redução de erros e redução de retrabalho — o que, por si só, já contribui para a redução de custos e aumento da rentabilidade de uma empresa.

Gostou deste post? Conhece outras alternativas para a redução dos custos na gestão de frotas? Deixe um comentário e participe!