Funcionários precisam estar cientes da política de frotas

A política de frotas é um documento importante que serve para definir como a frota será utilizada e manejada dentro da empresa. Isso ajuda a evitar a indisponibilidade de veículos, além de aumentar a segurança e melhorar a gestão como um todo.

Para que isso seja possível, o processo de elaboração desse documento deve ser feito da maneira adequada, evitando-se os principais erros envolvidos nesse processo. Por isso, veja a seguir 5 dicas para montar essa política do jeito certo.

1. Considere os pilares da gestão de frotas

Como política e gestão de frotas se relacionam diretamente, é importante levar em conta os pilares da gestão. Do ponto de vista do controle do veículo é necessário definir questões como consumo de combustível, tempo de operação e intervalo entre as manutenções, por exemplo.

Já quanto à operação de frota, que é outro pilar da gestão, deve-se estabelecer como deve ser feito o uso de cada veículo por parte dos funcionários autorizados. Isso evita desvio de funções e prejuízos para a operação.

O terceiro pilar consiste no monitoramento do uso e a política pode conter a necessidade de usar mecanismos de rastreamento e softwares específicos para frotas.

2. Invista na transparência e no uso de regras claras

Um dos erros mais comuns na elaboração desse documento é utilizar informações muito complexas ou pouco claras. Em vez disso, o ideal é investir que o documento seja transparente e direto quanto aos seus objetivos.

É necessário, por exemplo, definir a quantidade de veículos disponíveis na frota e o número de funcionários que podem utilizá-la. Também é importante definir o uso de acordo com a função do veículo, assim como estabelecer as boas práticas de utilização.

3. Elabore a política de maneira colaborativa

Considerando que os veículos serão utilizados pelos funcionários, vale a pena contar com a participação dos colaboradores em sua elaboração. Se esse documento for elaborado de maneira colaborativa, há mais chances de ele ser seguido à risca e de ser altamente relevante para a atuação do negócio.

Definidas as bases dessa política, vale a pena, portanto, convocar os funcionários ligados à frota para acrescentar ou modificar pontos relevantes, como a definição do tipo de veículo por função ou intervalo adequado de manutenções.

4. Realize a divulgação adequada da política de frotas

Por melhor que seja a política de frotas da sua empresa, ela não será útil se não for colocada em prática. Para que isso seja possível, é fundamental garantir o máximo de comunicação sobre o documento.

Use todos os canais de comunicação interna do negócio e, se for necessário, realize treinamentos para apresentar todos os pontos desse documento.

Além disso, relembre constantemente os envolvidos sobre essa política, de modo a evitar o erro bastante comum de ter uma política que funciona na teoria, mas que nunca é colocada na prática.

5. Atualize a política constantemente

Uma vez que essa política é elaborada, é importante ter em mente que ela não é um documento definitivo. Isso significa que não é porque a política é considerada adequada hoje que ela vai sempre permanecer relevante.

Novas necessidades podem surgir a qualquer momento e, por isso, é fundamental atualizar essa política de maneira constante. Se o tamanho ou a utilização da frota mudar, por exemplo, essas transformações devem ser refletidas em atualizações da política.

Depois de realizar as mudanças, não se esqueça de garantir novamente a comunicação para que todos fiquem cientes.

Ao colocar essas dicas em prática é possível montar uma política de frotas relevante, clara e que é capaz de ajudar a gestão a se tornar mais adequada.

E então, o que você achou deste post? Ainda tem alguma dúvida sobre como realizar essa elaboração? Deixe o seu comentário!