Dicas para montar sua planilha de controle de frota + Excel Grátis

Uma planilha de controle de frota pode te ajudar a colocar o gerenciamento de ativos em ordem durante a ausência de uma solução mais adequada.

Mas nem sempre é possível encontrar um modelo ideal e gratuito na web, certo?

Acontece que sem o controle e um acompanhamento adequado, não é possível nem gerar e nem analisar os dados corretamente.

Sabemos que manter seus veículos e motoristas seguros, produtivos e na estrada é essencial para atingir as metas de vendas e serviços da sua organização. 

Por isso, neste artigo especial, listamos algumas práticas atualizadas e disponibilizamos uma planilha gratuita para manter sua frota em plena operação!

Índice:

  1. Por que é importante fazer controle de frota?
  2. Quais são os pilares de um controle de frota eficiente 
  3. Como montar uma planilha de controle de frota?
  4. Planilha de Controle de Frota Grátis: a Sofit te ajuda a manter a sua frota sob controle

Por que é importante fazer controle de frota?

No geral, o controle eficaz da frota pode ajudar as empresas a operar com mais tranquilidade, reduzir riscos e colaborar para melhorar os seus resultados.

Confira a seguir os principais motivos que fazem o controle da frota ser tão importante:

  • Economia de custos: o controle eficaz da frota pode ajudar a reduzir os custos associados ao consumo de combustível, manutenção do veículo e reparos.
  • Segurança: As medidas de controle da frota podem garantir que os motoristas sejam devidamente treinados, os veículos sejam devidamente mantidos e os protocolos de segurança sejam seguidos, reduzindo o risco de acidentes.
  • Eficiência: Medidas de controle de frota podem ajudar a otimizar rotas, reduzir o tempo ocioso e melhorar a utilização do veículo, levando ao aumento da produtividade e eficiência.
  • Conformidade: o controle de frota pode ajudar a garantir a conformidade com a legislação relacionada ao veículo, horas de serviço do motorista e emissões.

Quais são os pilares de um controle de frota eficiente 

O controle de frota é um termo amplo, que abrange diversos pontos da operação. 

Ao focar em alguns pilares, é possível garantir uma gestão eficiente da frota, reduzir custos e aumentar a segurança dos motoristas e dos veículos.

Com uma planilha de controle de frota é possível visualizar pelo menos 4 pilares principais:

Gestão de veículos

O controle da frota começa com a gestão dos principais ativos: os veículos. Isso significa manter um registro completo dos veículos na frota, incluindo informações como modelo, ano, placa, quilometragem, histórico de manutenção e programação de revisões.

Gestão de motoristas

A gestão de motoristas envolve manter um registro de todos os motoristas autorizados a conduzir os veículos da frota, incluindo informações sobre treinamento, habilitação e histórico de acidentes.

Manutenção de veículos

Envolve garantir que os veículos da frota estejam sempre em bom estado. Isso inclui programar regularmente manutenções preventivas, reparar quaisquer danos e substituir peças desgastadas.

Monitoramento do uso dos veículos

O último pilar do controle de frotas eficiente é o monitoramento. Portanto, você deve acompanhar a quilometragem percorrida pelos veículos, bem como o consumo de combustível e a utilização adequada dos veículos.

Extra: política de frotas

O controle de frota ganha e muito quando existe um documento que estabelece as regras de gestão para todo e qualquer veículo da sua frota. 

Dessa forma, uma política de frotas bem estruturada e atualizada pode auxiliar no controle dos veículos e demais ativos da sua operação.

Como montar uma planilha de controle de frota?

A seguir, confira um passo a passo para utilizar a sua planilha de controle de frota:

1. Baixe grátis a planilha de controle de frotas da Sofit

Desenvolvemos um modelo de planilha de controle de frota que abrange a maioria dos setores que exigem monitoramento. É um documento intuitivo, simples de usar e gratuito.

2. Mapeie os gastos dos últimos meses

Uma frota envolve muitos gastos, e mapear a maneira como você administra o orçamento é essencial para obter um controle de qualidade.

Nesse sentido, saber quais são as áreas da frota — manutenção, reparos, compra de equipamentos, abastecimento, multas — em que você mais está gastando também é fundamental.

Assim, podemos identificar os problemas que estão gerando esses gastos, e tomar ações para corrigi-los.

Para isso, é necessário que você tenha todas as notas fiscais e recibos dos seus gastos.

3. Some as despesas de cada mês na planilha

Na última linha, é importante inserir a soma de todos os gastos dos meses anteriores. 

Dessa maneira, com certeza ficará mais fácil identificar se os gastos estão, ou não, conforme as receitas. 

Essas informações poderão te ajudar a tomar a melhor decisão na hora de cortar gastos indevidos.

4. Crie metas de economia

Após organizar todos os dados na planilha e entender o estado das finanças da sua frota, é preciso buscar a melhor maneira para reduzir custos.

Para isso, algumas decisões serão necessárias, bem como criar metas para que essa redução de custos aconteça, de fato. 

Então, com base nas metas, você poderá programar serviços como manutenções preventivas, trocas de pneus, entre outros.

Além disso, é importante acompanhar a evolução dos gastos ao longo dos meses, fazendo uma comparação das despesas. 

Assim, você consegue desenvolver um planejamento financeiro para épocas de maior gasto.

5. Acompanhe o desempenho

Com o passar dos meses, é importante que as metas sejam reavaliadas. 

Afinal, conforme vão sendo cumpridas, elas podem (e devem) ser ampliadas, assegurando um controle cada vez mais eficiente das despesas da sua frota.

Contudo, uma observação importante quanto a isso é compreender que imprevistos podem acontecer. 

Logo, se alguma meta deixar de ser cumprida, ela também deverá ser reformulada para que o objetivo seja alcançado.

Lembre-se: assim como em uma residência, controlar as despesas e receitas de qualquer departamento é uma questão de definir as prioridades.

6. Conheça os custos fixos e variáveis

Por fim, como já dissemos, uma frota tem vários tipos de gastos — e nossa planilha de controle de despesas é eficiente para apresentar tanto os gastos fixos quanto os variáveis. 

Dessa forma, você não terá maiores surpresas na hora de fazer o fechamento mensal e dos gastos da frota.

Afinal, avaliar com frequência o desempenho mensal, além da evolução do controle de despesas com a sua frota, é tão importante quanto o planejamento inicial que foi realizado.

Isso te permite analisar, por exemplo, se as metas impostas estão sendo alcançadas e, caso não estejam, por qual motivo não o são. 

7. Tenha um bom planejamento financeiro

Bom, agora que já tem um bom controle da sua gestão de frotas, você pode apostar em fazer um bom planejamento financeiro para esse setor da sua empresa. 

Com mais conhecimento de causa, poderá avaliar quais são os melhores momentos para investir, bem como qual é a hora de apertar o cinto nas despesas.

Utilize esses dados e informações obtidas para fazer projeções em relação aos custos que você terá com a aquisição de veículos, salários extras, manutenção e combustível, entre outros itens relacionados. 

Isso será a chave para o sucesso e para um bom desempenho do seu negócio.

Planilha de Controle de Frota Grátis: a Sofit te ajuda a manter a sua frota sob controle

Então, viu só como uma planilha de controle de frota pode ser útil para a sua empresa? 

Chega de olhar apenas a linha final das despesas — controle cada saída de dinheiro, saiba para onde o capital da sua empresa está indo e como ele poderia ser melhor aplicado!

E, se você ainda está em dúvida se esse controle pode mesmo ser bom para a gestão da sua frota, faça o teste e perceba as melhorias!

Para te ajudar a dar os primeiros passos, criamos uma planilha de controle de frotas, justamente para que você consiga avaliar melhor as informações sobre a sua frota e o seu negócio. 

E, após provar que o método funciona na planilha, pode dar o próximo passo para deixar esse controle ainda mais dinâmico, seguro e integrado com todas as informações da frota!

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