Como fazer manutenção de frota e reduzir custos

O seu custo de manutenção de frota está alto? Que impacto isso representa para as despesas com seus veículos no final do mês?

Embora seja necessário para evitar acidentes e manter a produtividade da sua operação, a manutenção representa um custo variável que pode oscilar bastante. Entretanto, pode sofrer uma redução significativa caso uma política de redução seja implantada.

Mas, afinal, com o controle de custos sempre em foco, como os gerentes de frota podem reduzir ainda mais os seus gastos com manutenção?

Qual é a importância da manutenção de frota?

É importante compreender que a abrangência da manutenção da frota vai além de correções quando tem algo errado no veículo.

É um procedimento que envolve conferências e reparos programados, pois é preciso realizar esforços para mantê-los funcionando perfeitamente na estrada.

Quando bem realizado, o gerenciamento de manutenção impacta diretamente no desempenho da operação, aumenta a produtividade e reduz custos de transporte.

Confira outros benefícios da manutenção da frota:

  • Atrasa o tempo de depreciação do veículo;
  • Diminui a incidência de reparos não programados;
  • Reduz a ocorrência de acidentes pela falta de manutenções periódicas;
  • Reduz as chances de ter uma frota ociosa e proporciona veículos mais disponíveis para circulação.

Quais são os tipos de manutenção de frota?

Existem basicamente 3 tipos de manutenção para a gestão de frotas: preventiva, corretiva e preditiva. 

Manutenção preventiva

O processo de manutenção preventiva é o mais comum no dia a dia das empresas é fundamental para a saúde de uma frota.

Ela compreende as manutenções programadas, de modo a evitar o máximo possível que os veículos saiam de circulação.

Geralmente, o intervalo e frequência das manutenções é estipulado segundo os dados das montadoras, mas é possível recorrer à tecnologia e dados contextualizados sobre a sua frota, como veremos adiante.

Manutenção corretiva

Este é o tipo de manutenção mais oneroso para a gestão de frotas. 

Isso porque a manutenção corretiva representa um custo não planejado e geralmente retira o veículo de circulação até que o problema seja resolvido. 

Apesar de não ser possível evitar as manutenções corretivas completamente, é possível amortizar os custos e reduzir a sua incidência através do investimento em outros tipos de manutenção.

Manutenção preditiva

Por fim, a manutenção preditiva, um processo proativo orientado por dados coletados a partir de tecnologias aplicadas aos veículos. 

Nesse tipo de manutenção, você pode analisar a condição de cada veículo e prever quando a manutenção deve ser realizada.

Além disso, através de recursos como machine learning e mineração de dados, a manutenção preditiva permite que a sua gestão crie um banco próprio de dados que trazem mais exatidão e previsibilidade para a sua gestão de manutenção.  

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Como fazer manutenção de frota com foco na redução de custos

Agora que você sabe os tipos de manutenção que não podem faltar na sua gestão, vamos saber como você pode colocá-las em prática na sua empresa.

Analise os dados da sua gestão de manutenção

Com tantas outras coisas para conciliar, muitas empresas com frotas não têm tempo, recursos ou infraestrutura para analisar os dados desse setor.

Paralelo a isso, existem gestores de frota que mantém os dados (muitas vezes sem sentido) em uma planilha na qual raramente fazem alterações e rastreiam as informações preenchidas.

Cenários como esses podem mudar quando você trabalha com um software de gestão capaz de realizar todo o gerenciamento da manutenção.

Dessa forma, você verá como os números podem ser valiosos para seus resultados financeiros. A coleta, armazenamento e a análise de dados geram um benchmarking (avaliação comparativa) e oferecem uma ideia melhor sobre a vida útil de cada veículo.

Além disso, você pode interpretar esses dados em insights acionáveis.

Use a tecnologia a seu favor

Um software de manutenção da frota é uma ferramenta muito valiosa e útil para ajudar a manter os custos de manutenção de frota os mais baixos possíveis. 

Com ele, é possível ter uma visão holística da sua rotina, com recursos que vão desde enviar ordens de serviço até cadastrar programas de manutenção.

Além disso, é possível ter visibilidade em todos os aspectos até encontrar oportunidades para reduzir custos operacionais.

Com o sistema da Sofit, por exemplo, você consegue economizar, ganhando tempo e evitando desperdícios de ativos em todos os tipos de manutenção.

Veja como:

– Na Manutenção Preventiva

Através da criação de planos de manutenção preventiva, o sistema emite alertas quando o prazo para execução está se aproximando e abre automaticamente as ordens de serviço para serem executadas. 

Assim, quando realizadas no prazo, você evita a quebra ou desgaste de outros sistemas e traz mais economia para a sua empresa.

– Na Manutenção Corretiva por Uso ou Desgaste

Por meio do sistema, é possível controlar todos os itens que estão sendo trocados nas manutenções corretivas por uso ou desgaste.

Além disso, você também consegue analisar com que frequência determinada peça está sendo substituída e comparar manutenções corretivas entre condutores para mapear o perfil de condução de cada um.

Por exemplo: quando dois condutores fazem a mesma rota e um deles tem maior desgaste de combustível, é possível analisar o perfil de cada motorista através dos dados captados.

É possível ainda exercer garantia de peças trocadas, evitando gastos com peças ainda em garantia. 

Além disso, com o módulo de regulação de orçamentos (nova funcionalidade do Sofit) é possível verificar se os orçamentos enviados pela oficina/locadora estão dentro dos padrões de valor de peça, valor de mão de obra e quantidade de horas.

Isso possibilita um maior controle, redução de custos e aumento na disponibilidade dos veículos.

– Na Manutenção por sinistro

Nas manutenções por sinistro, o sistema da Sofit permite a criação e classificação do incidente (colisão, atropelamento, aquaplanagem, etc…) 

Essa função, além de ter todas as características da manutenção corretiva, também está conectada com o recurso de desconto em folha.

Logo, quando o desconto em folha está presente na política da empresa, seja ele integral ou parcial, o repasse é feito para o condutor, dependendo do ocorrido.

Determine a abordagem mais econômica para manutenção

A escolha de uma manutenção interna ou terceirizada pode ser um fator importante nos custos de uma frota.

Para algumas, o gerenciamento eficiente da manutenção requer uma combinação das duas práticas.

Por isso, é preciso analisar o custo-benefício de cada caso. 

Fatores como custos de manutenção de frota pré-acordados e técnicos especializados são algumas das vantagens da terceirização do serviço de manutenção.

Enquanto isso, o controle total da qualidade do serviço e a gestão de peças de inventário pesam na decisão pela manutenção interna.

Crie e siga programas de manutenção de frota

Custos mais altos podem resultar de algo simples, como não se preparar para cumprir os cronogramas e procedimentos descritos nos programas de manutenção de rotina da frota. 

Do mesmo modo, a manutenção programada tem custos mais previsíveis porque permite planejar com eficiência e saber quanto tempo levará um intervalo de serviço, além das peças, mecânicos, ferramentas e espaço necessários. 

Planejar um programa de manutenção – e mais importante, executá-lo – representa um trabalho de maior qualidade e otimiza a produtividade a um custo mais baixo.

Fazendo isso com instruções claras e concisas na forma de checklists que definem os serviços que precisam ser executados, torna-se mais fácil reduzir custos.

Mantenha uma boa gestão de inventário

Geralmente, a troca de peças em veículos acontece durante o processo de manutenção corretiva – a mais cara entre os tipos de manutenção.

Para reduzir o custo de manutenção de frota, o gestor pode adquirir as peças de reposição previamente, implementando uma gestão de inventário na organização.

Igualmente, se as peças necessárias não estiverem disponíveis para manutenção ou reparos, esses custos aumentarão.

Um meio abrangente de gerenciamento eficiente do estoque de peças é um importante elemento de economia de custos. O estoque certo para os veículos da frota ajuda a garantir que eles gastem menos tempo na oficina.

Assim, você evita longos períodos de paralisação por falta de peças e ainda pode conseguir os itens por um preço mais em conta, já que o caráter “urgência” não está em jogo.

Contrate motoristas experientes

Condutores experientes geralmente conhecem boas práticas de direção econômica, defensiva e podem colaborar com a sua política de redução de custos com manutenção.

Apesar disso, cabe ao gestor de frotas definir o papel dos condutores na redução dos custos com manutenção.

Dessa forma, pense como transformá-los em aliados:

  • Eles deverão verificar a calibragem dos pneus?
  • Fazer um checklist diário?
  • Com que frequência devem reportar as condições dos veículos?

Comunique as ideias de redução de custos de manutenção

Estabelecer um processo de manutenção eficiente e econômico é um ótimo passo, mas como você pode transmitir essa mensagem? 

Comunicação interna, RH e demais departamentos devem trabalhar juntos em prol deste objetivo. 

Então, faça com que cada um entenda a sua função na missão de reduzir os custos de manutenção de frota.

Realize o cruzamento de dados da sua frota

Através dos relatórios, indicadores e dashboard, é possível comparar os seus custos de manutenção (preventivo, corretivo e sinistros) e cruzar diversos outros, como:

  • Períodos anteriores ao uso da tecnologia;
  • Filiais;
  • Condutores;
  • Rotas;
  • Modelos de veículos;
  • Fabricantes de pneu, etc.

Assim, com tantas formas de cruzamento de dados, você pode tomar outras ações de redução de custo, como reduzir o consumo de combustível a partir da escolha de um modelo adequado para a rota, por exemplo.

Viu como um sistema de gestão de frotas pode ser útil em sua estratégia de manutenção? Se ficou interessado, entre em contato com a Sofit!