Quando contratar locação de veículos

Se a sua empresa necessita recorrer à locação de veículos para que os colaboradores realizem serviços (ou qualquer outra função específica), é preciso levar alguns elementos em consideração a fim de garantir a qualidade e a eficiência desse processo.

Pensando nisso, ao longo deste post apresentamos algumas dicas acerca do que deve ser analisado na contratação. Boa leitura!

1. Considere a melhor forma de garantir veículos de reserva para a sua empresa

Ao locar os veículos, é essencial definir a quantidade de dias, no espaço de um ano, em que a utilização de carros de reserva será necessária. Essa solução deve, então, ser disponibilizada para qualquer veículo.

Como opção adicional, você pode optar por contratar mais veículos que o necessário e deixá-los disponíveis na empresa, para cobrir qualquer eventualidade.

Porém, se for mais vantajoso para o seu negócio realizar locações avulsas (ou RAC, sigla inglesa para Rent a Car), o ideal é evitar contratar o RAC da mesma empresa, pois quanto mais tempo o veículo em questão permanecer em manutenção, maior será o faturamento da locadora.

2. Lide estrategicamente com infrações e multas

Quando algum veículo for multado, é necessário determinar o intervalo de tempo entre a entrega da notificação e o prazo final para a identificação do condutor. Caso a locadora não respeite esse prazo, os custos da NIC (Não Identificação do Condutor) passam a ser de responsabilidade dela.

Implemente uma forma de monitorar a entrada e a saída de cada veículo e manter o cadastro de condutores atualizado, de modo a sempre conseguir identificar o indivíduo que receber infrações.

A gestão de multas é um serviço essencial que pode (e deve) ser repassado para a empresa contratada, especialmente se você não dispõe de pessoal habilitado para executar essa função.

3. Fique atento às condições do seguro

Tenha em mente que o simples fato de pagar pelo seguro do veículo não o exime de imprevistos financeiros e possíveis problemas. Afinal, existem situações que a locadora não tem a obrigação de cobrir, por exemplo, se for comprovado que o condutor estava embriagado, que entregou a direção a uma pessoa não habilitada etc.

4. Evite a incidência de custos adicionais ao devolver o veículo

Tire o máximo possível de fotos e compare a situação do carro com a checklist da entrega. Além disso, não se esqueça de entregar o veículo em boas condições (com tanque cheio, lavado etc.).

No momento da devolução, é fundamental ter em mãos o comprovante de que todas as manutenções descritas no manual foram realizadas. Para evitar gastos extras, é recomendável verificar a quilometragem total utilizada.

A fim de evitar a incidência de novos custos, há outros itens que devem ser levados em consideração:

  • oficinas credenciadas: analise a lista de estabelecimentos autorizados a realizar manutenções e informe à locadora caso deseje incluir algum de sua preferência;
  • pool de veículos: você pode optar por contratar itens individuais ou por pool; em todo caso, analise os orçamentos e monitore periodicamente a quantidade de quilômetros rodados por veículo;
  • telemetria: apesar de representar um investimento a mais, essa solução é muito útil para controlar trajetos, distâncias percorridas, horário de utilização e outros fatores que colaboram para a redução de custos a longo prazo;
  • manutenção: para economizar ainda mais, você pode firmar contrato sem incluir os custos de manutenção, todavia isso será benéfico apenas se a sua própria equipe for capaz de lidar com as avaliações técnicas e negociações com oficinas;
  • prazo do contrato: alinhe o prazo contratual com o de renovação da frota.

5. Solicite entregas técnicas

Muitas empresas negligenciam a necessidade de que a locadora realize uma entrega técnica de veículos, o que é fundamental para capacitar os seus colaboradores acerca de pontos relevantes, como funcionamento, acessórios, manutenções etc.

Solicitar a entrega técnica em toda locação de veículos pode impedir que a sua empresa tenha que arcar com custos adicionais por mau uso, por condutores que perdem os prazos estipulados no manual do usuário ou que simplesmente deixam de conferir se o tanque do carro está cheio.

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Esse conteúdo foi produzido em colaboração com André Ribeiro, da HRM Locação de Veículos.