Cartão de abastecimento o que conferir na fatura

O cartão de abastecimento tem se firmado como uma ótima maneira de facilitar a vida do condutor e gestor da frota de veículos de uma empresa. Nada mais natural, já que ele é designado de forma específica e faz com que o pagamento de abastecimento e outros fatores relacionados ao combustível aconteça de forma mais fácil.

Além disso, essa é uma maneira eficiente de fazer um controle próximo e consistente sobre o seu uso. Isso acontece porque a fatura é detalhada e oferece muitos insumos, facilitando uma análise importantíssima para qualquer negócio.

Quer saber o que precisa conferir na hora em que a fatura fechar? Então não deixe de ler esta postagem até o final!

Comece analisando os dados do cartão

Para fazer um controle completo, o primeiro passo é checar o cartão. Veja se o nome do condutor está correto, assim como o veículo que ele vai dirigir e a empresa em que está cadastrado. Esse é o primeiro passo para garantir que todo o processo aconteça da maneira correta.

Quando existe mais de uma empresa no mesmo grupo, o nome pode ser cadastrado de forma incorreta e passar despercebido, ponto que compromete a checagem final. Essa mesma premissa vale para o modelo e placa do carro, outro ponto que parece bobagem, mas faz muita diferença.

Verifique onde o dinheiro foi gasto

O cartão de abastecimento deve ser usado dentro do trajeto e da rota que o motorista faz, certo? Essa é outra maneira interessante de verificar se o uso está acontecendo da maneira correta: analisando os postos de abastecimento.

Confira se eles estão no trajeto previsto e entenda que esse é um ponto crucial para aceitar a fatura. Além disso, perceba também se o motorista está ou não seguindo o que seria o melhor percurso e, caso não esteja, trabalhe otimizando o trajeto.

Considere se o valor está dentro da previsão

Quem tem frota sabe mais ou menos quanto cada veículo faz por litro, ao menos na média, não é mesmo? Isso significa que é possível saber aproximadamente qual é o gasto previsto para um percurso.

Para saber se o uso está sendo feito da maneira correta é importante considerar se está dentro do que foi planejado para gastos e despesas. Pense conosco: para deslocar 500 quilômetros, por exemplo, pode ser bastante anormal se um condutor alegar um gasto de R$600, concorda?

Por essas e outras, esteja atento, analise todos os pontos e verifique qualquer inconsistência.

Valide os tipos de serviço contratados

Veja também o que está liberado para uso nesse cartão de abastecimento. Se ele não permite lavagem, por exemplo, é inaceitável receber uma cobrança desse tipo. O tipo de combustível também deve ser feito segundo a recomendação do veículo. Um modelo que não é flex não pode trazer a cobrança de álcool.

Veja também se o condutor, que é colaborador da empresa, está trabalhando de forma ética e seguindo as liberações e os acordos previamente feitos. Esses pontos são fundamentais!

Confira o cartão de abastecimento com frequência

Se você quer garantir uma conferência eficiente do cartão de abastecimento é fundamental fazer isso com frequência. O ideal é adotar o hábito semanal, pois assim o acúmulo não é grande e a tarefa fica mais fácil.

Acredite: essa é uma forma de reduzir possíveis fraudes e evitar um aumento nos gastos. Sabendo que existe alguém de olho nesse aspecto, é natural que seus colaboradores fiquem mais atentos.

Agora que você já sabe como fazer o controle do cartão de abastecimento com mais eficiência, não deixe de colocar esse ponto em prática e garantir melhores resultados na gestão da fatura. Você não vai se arrepender por adotar esse cuidado!

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