Gestores de frota estão sempre sob pressão para reduzir custos, dessa forma, o controle de gastos é uma das suas principais atribuições.

Para um gerenciamento eficaz, é fundamental entender todos os fatores que influenciam nos custos de sua frota.

Contudo, controlar um orçamento mantendo um registro organizado de todos os custos da operação é uma das tarefas mais difíceis que um gerente de frota enfrenta.

Além disso, é necessário acessar, cruzar e analisar informações para manter a lucratividade e o retorno sobre o investimento (ROI).

Portanto, neste artigo, vamos compreender como fazer o controle de gastos no setor de frotas de maneira adequada. Continue lendo e descubra!

Quais elementos compõem os gastos da frota?

O gerenciamento de gastos da frota começa com a conclusão de uma análise abrangente de custos de gerenciamento.

Por isso, relacionamos a seguir os principais itens que você precisa considerar:

• Preço do veículo e juros associados;
• Custos operacionais;
• Gastos com combustível;
• Gastos com manutenção;
• Custo de inatividade;
• Custos com motoristas.
• Serviços terceirizados, etc.

Por que se preocupar em fazer o controle de gastos?

Você já parou para pensar sobre quanto dinheiro é desperdiçado com gastos excessivos e desnecessários na sua operação?

Fazer o controle de gastos da frota é essencial para estabelecer o orçamento da sua empresa, evitar gastos excessivos e analisar a produtividade.

Numa empresa de frota, os custos associados à frota de veículos são os principais incidentes nas despesas totais.

Portanto, você precisa ter visibilidade sobre os custos associados aos veículos de forma rápida e eficaz para poder tomar qualquer decisão que impacte diretamente no seu ROI.

Além disso, é preciso fazer o controle de gastos para entender o histórico da empresa relacionado à lucratividade e por onde o dinheiro está entrando e escoando.

Como fazer controle de gastos de uma frota?

Muitos gerentes não conseguem fazer o controle de gastos da frota de maneira eficaz devido à falta de visibilidade em tempo real. 

Controlar manualmente as despesas e a análise de números não são apenas uma forma equivocada e que consome mais tempo do que deveria, mas também pode resultar em imprecisões e falta de clareza em seu orçamento atual.

Por isso, é fundamental contar com ferramentas precisas para evitar erros ao fazer o controle de gastos de uma frota.

Para isso, você pode contar com planilhas do Excel ou um software para o controle automatizado dos gastos da frota.

Geralmente, o controle de gastos de uma empresa de frota inclui uma série de ações, mas podemos citar as principais:

• Determinar o Custo Total de Propriedade (TCO);
• Gerenciar despesas de combustível;
• Definir um plano de manutenção de frota;
• Otimizar o estoque de peças;
• Dimensionar corretamente sua frota;
• Atenção na utilização de ativos;
• Desenvolvimento de um plano de substituição de veículos.

Com os custos sob controle, a sua empresa pode ser mais competitiva e você não perde dinheiro nas operações de transporte. 

Programas de planilhas como Excel ou Google planilhas são ferramentas utilizadas diariamente na administração. 

Uma vez que estes já estão à mão, muitas empresas também os utilizam para gerir as frotas das suas empresas.

Como fazer o controle de despesas no Excel?

No Excel, fazer o controle de despesas é uma atividade que exige conhecimento técnico e precisão. Qualquer erro pode resultar em prejuízos para a sua empresa.

Portanto, você deve escolher com cuidado um modelo de planilha de controle de gastos e preencher regularmente, tomando cuidado para evitar erros.

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Numa planilha, todas as operações financeiras de uma companhia estão presentes de forma resumida, a fim de facilitar a consulta.

Essas operações podem incluir a sua receita, incidência de impostos, e – naturalmente – o controle de gastos da frota, com todos os tipos de custos que já mencionamos.

Prós e contras do controle de gastos da frota em planilhas

Como falamos no tópico anterior, fazer o controle de gastos no Excel pode ser um risco, entretanto é preferível ter alguma coisa do que não realizar este controle.

Logo, se a única alternativa ao uso de uma planilha não for rastrear sua frota, então use!

A seguir, relacionamos os prós e contras de realizar o controle de gastos da sua frota em planilhas. Confira:

Prós

• Existem diversas opções de planilhas de controle de gastos com a frota gratuitas, disponibilizadas online;
• A entrada de dados é simples;
• Se você estiver atento aos detalhes, com mão de obra e tempo para dedicar ao gerenciamento e rastreamento de frotas, não terá problemas para dominar o método de planilha;
• Se você tiver uma compreensão básica do Microsoft Excel, provavelmente descobrirá que inserir seus dados em uma planilha é fácil.

Contras

• Falta de visão geral dos dados, visto que mesmo com frotas pequenas, o número de dados a serem processados ​​aumenta muito rapidamente;
• Devido à visão geral de custos inadequada e à declaração de custos inexata, as análises de custos geralmente não são significativas;
• É demorado. Tanto no Excel quanto no Google Planilhas, todos os dados devem ser inseridos manualmente e, em alguns casos, em locais diferentes;
• Apesar de simples, a entrada manual é propensa a erros em um grau muito alto.

Como o Sofit ajuda no controle de gastos da sua empresa

Para ter um bom controle do custo da gestão de frotas de veículos, é fundamental investir num software de gestão de frotas que facilite esse trabalho. 

Uma boa ferramenta para controle de gastos deve ser fácil e intuitiva de usar, além de permitir a extração de todos os relatórios que os gestores de frota precisam para tomar as decisões corretas.

O Sofit é exatamente assim. Com a nossa ferramenta você tem uma visão geral e em tempo real de todos os gastos da sua frota, podendo tomar decisões mais assertivas e no tempo correto.

Com relatórios sempre à distância de alguns cliques, facilitamos o controle de gastos e elevamos o seu gerenciamento para outro patamar.

Conheça a ferramenta de gestão de frotas do Sofit e experimente otimizar o controle de gastos da sua frota hoje mesmo. Solicite um teste gratuito e confira.