Ser capaz de agir em momentos difíceis com pensamentos rápidos e decisões certeiras não é pra qualquer um. Um gestor de frota que tem a habilidade de administrar a sua área em um momento difícil da empresa. Em outras palavras, esse gestor de frota possui uma habilidade incomum: gerenciamento de crise de frota.
Isso porque, em um momento de crise, esse mesmo gestor será o primeiro que em vez de lamentar a situação ruim, irá pensar em um solução e trabalhar para alcançá-la. Ele conseguirá manter, também, a equipe em sintonia e o mais importante, será capaz de liderá-los em um cenário complicado.
O que é uma crise?
Antes de falarmos sobre gerenciamento, precisamos deixar claro o que é uma crise.
Quando falamos em crise nos referimos, então, a problemas maiores e muitas vezes externos e fora do nosso alcance. Portanto, um problema como falta de funcionário ou matéria prima, mesmo afetando o seu negócio, não é uma crise.
Uma crise é um evento de grande magnitude que é, muitas vezes, inesperado e disruptivo, que interfere no seu negócio ou seus stakeholders. Pode ser, por exemplo, uma paralisação de motoristas, problemas com exportação/importação de produtos, diminuição no poder de compra dos brasileiros e afins.
Portanto, quando um problema é maior que apenas o nosso setor e afeta outras pessoas e negócios ao nosso redor, provavelmente é uma crise, e você precisa estar preparado!
O que é gerenciamento de crise?
Gerenciamento de crise é uma estratégia administrativa que tem como objetivo reduzir ao máximo os impactos negativos que um problema pode ter sobre o seu negócio.
Características de um bom gerenciamento de crise são: planejamento, eficácia e agilidade.
É difícil prever quando um problema está pra chegar e a bolha explodir. Por isso o planejamento de crise se faz necessário. É a partir dele que podemos preparar ações futuras para possíveis problemas que a empresa possa passar.
Ao mesmo tempo, todos os pontos colocados no planejamento precisam ser eficientes, ou seja, mesmo em curto prazo, terão que dar retorno para o negócio. Nesse momento, é fundamental priorizar as ações da mais importante para a menos importante.
Em uma situação de crise a agilidade é essencial. Cada ação precisa gerar um retorno ou amenizar a situação, e tudo precisa ser pensado e executado com rapidez. Saiba que no momento de crise, toda a equipe precisa estar alinhada e focada a solucionar ou amenizar o problema.
Efeitos negativos na frota de veículos
Antes de mais nada é preciso ter em mente que problemas vêm e vão e são inevitáveis, portanto, é importante desenvolver uma estratégia que busque amenizar as dores futuras.
Em uma empresa que lida com frota de veículos não seria diferente.
Alguns problemas em consequência de uma crise que podem interferir no desenvolvimento e rendimento da sua empresa são:
1. Falta de combustível
Nada mais óbvio: sem combustível os veículos não rodam e, assim, a empresa não funciona em toda a sua capacidade. O que fazer nesse momento? Diminuir a circulação da frota?; reduzir o consumo de combustível?; ter mensalmente uma quantidade de combustível reserva? Todas as opções precisam ser consideradas.
2. Paralisação de motoristas
Os motoristas de frotas certamente têm um papel importante na economia de um país. Como já visto anteriormente, uma paralisação é capaz de interferir na rotina de inúmeras empresas, mesmo que não trabalhe com veículos. Estar atento aos acontecimentos em torno desse setor é, também, essencial para quem quer estar um passo à frente.
3. Indisponibilidade de veículos
Em um cenário de paralisação é normal que algumas vias fiquem obstruídas e, assim, motoristas de caminhões são impedidos de passar. Nessa ocasião, podem faltar veículos em seu pátio para fazer um entrega ou buscar uma carga. Sendo assim, um remanejamento de motoristas e veículos é obrigatório.
4. Peças para manutenção em falta
Um problema constante nas frotas é a manutenção. Tão constante quanto é a falta de peças, ainda mais se for considerar um veículo importado. Uma crise que envolve exportação, como um acordo quebrado entre países, irá atrasar o conserto dos carros. Aí, mais uma vez, o remanejamento terá que ser feito com urgência.
Esses são os pontos mais comuns que o seu negócio pode ser afetado por uma crise. Mas mesmo no pior dos cenários, estratégias bem elaboradas irão ajudar em um momento complicado.
Gerenciamento de crise de frota: o que fazer antes do problema chegar
Agora que já falamos dos problemas, está na hora de falar da solução (ou tão perto disso).
O planejamento de crise é uma etapa do gerenciamento de crise que busca entender a sua empresa, analisando pontos de riscos e possíveis problemas que podem surgir em curto e médio prazo.
No planejamento você documenta a sua estratégia de gerenciamento de crise, que dirá o que a sua empresa/setor deverá fazer em um momento de crise.
Nesse planejamento, todos os pontos de riscos devem ser considerados e soluções estratégias viáveis são pensadas.
Para elaborar um plano de crise eficiente, você deve:
1. Reunir uma equipe
Geralmente gestores e líderes da empresa. Com a equipe reunida, você define todo o seu grupo de gestão de crise. Vocês são responsáveis para tomar as decisões e montar o planejamento estratégico.
2. Fazer uma análise de riscos
Com o grupo de gestão de crise formado, faça uma análise minuciosa de todos os pontos que a sua empresa pode ser afetada, considere curto, médio e longo prazo. Nessa etapa pode entrar questões climáticas, socioeconômicas e gestão interna.
3. Considerar as ameaças
Encontre ameaças para o seu negócio. Você pode considerar uma nova lei que entrará em vigor ou aumento de combustível. Cabe à você e sua equipe considerar o que pode (ou não) afetar a empresa.
4. Manter um monitoramento
Com os riscos e ameaças traçados, agora é necessário monitorar essas questões. Você pode usar o Google Alerts para avisar quando um assunto do seu interesse está sendo falado na internet, por exemplo.
5. Listar etapas a serem executadas
Aqui você deve listar ações e responsabilidades que cada membro da equipe deverá executar quando um problema acontecer. Essas ações devem ter objetivo de minimizar o problema.
6. Aprender com os resultados
Nenhum planejamento é perfeito. Com o tempo, você irá aprender com os resultados da sua equipe de gestão de crise. Considere tudo que deu certo e o que não deu, aprenda com os resultados e melhore o seu planejamento.
Como fazer um gerenciamento de crise de frota eficiente?
Existem três momentos em que o gerenciamento de crise pode ser feito.
Antes do problema chegar, que é o planejamento de crise. Durante o problema, que são as ações tomadas para minimizar os pontos negativos. E após o problema, que é a análise de resultados obtidos.
O que fazer quando algo inesperado aconteceu com a sua empresa e se tem pouco tempo pra pensar e tomar decisões?
Confira alguns passos para manter um gerenciamento de crise de frota eficiente:
Entender a fundo o problema
Reúna toda a sua equipe de gestão de crise e busquem por respostas. O que causou tudo isso? Entenda a raiz do problema e como ele surgiu. Nesse momento, quanto mais informações, melhor.
Listar todos os pontos que são afetados
Com essa crise que afeta a sua empresa, quem mais são afetados? Seus clientes, funcionários, população ao redor? É importante perceber que, talvez, o problema envolve muito mais pessoas do que parece.
Buscar uma solução a curto prazo
Seja para problemas que afetem a sua empresa ou pessoas ao redor, pense em soluções a curto prazo para amenizar as dores causadas pela crise. Caso o transporte de carga seja afetado, busque meios alternativos e menos comuns de fazer transporte.
Trabalhe em sinergia com toda a empresa
Avise o que está acontecendo. Todos precisam estar cientes dos problemas e das ações que serão tomadas para solucioná-los. Nesse momento, opinião e novas ideias são bem-vindas para elaborar ainda mais o gerenciamento de crise.
O gerenciamento de crise de frota pode ser feito de diversas maneiras e pode mudar de empresa para a empresa. Mas é importante que a essência da estratégia esteja viva: estancar a sangria e amenizar a dor gerada pela crise.
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