Controle de entrada e saída de veículos: como usar na sua frota

O controle de entrada e saída de veículos continua sendo um grande desafio para os gestores de frota.

Isso porque, apesar de ser uma tarefa aparentemente simples, a execução desorganizada desse procedimento é capaz de impactar na produtividade e nos custos da operação, como veremos a seguir.

Dessa forma, é importante padronizar e trazer soluções que simplifiquem e também confiram um acompanhamento em tempo real da movimentação dos veículos de uma frota.

Neste artigo, a Sofit mostra como proceder para otimizar o controle de entrada e saída de veículos. Vamos lá?

Para que serve o controle de entrada e saída de veículos?

O controle de entrada e saída de veículos visa garantir a fluidez do acesso ao pátio da sua empresa.

Este é um processo obrigatório e compõe o controle geral de veículos, uma das atribuições mais importantes do gestor de frotas.

Assim, quando bem estruturado, aumenta a produtividade das operações e melhora o nível do trabalho prestado pela sua empresa.

Da mesma forma, quando bem conduzido, esse processo também garante:

  • Gestão eficaz da movimentação de entrada e saída de veículos;
  • Aumento de segurança;
  • Redução de custos de segurança e burocracia;
  • Acesso a todos os dados da movimentação dos veículos em tempo real;
  • Aumento do nível de satisfação dos condutores e clientes.

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Fazendo o controle de entrada e saída de veículos manualmente

O controle manual de entrada e saída de veículos na portaria ainda é uma prática comum em algumas empresas. 

Neste caso, a movimentação é registrada através de planilhas, tomando nota de cada veículo que entra e sai do pátio.

Apesar de ser confortável para alguns gestores, o controle manual acaba tomando um tempo desnecessário e está sujeito à falha humana.

Portanto, esses fatores quando somados, podem impactar diretamente na eficiência e na percepção de valor da sua operação, fazendo com que as situações a seguir sejam recorrentes:

  • Saída de veículos não autorizados;  
  • Atrasos na entrega de mercadorias;
  • Riscos de acidentes, no caso da saída de veículos que deveriam ir para a manutenção;
  • Falha na comunicação entre empresa e cliente.

Utilizando um sistema para ajudar no controle

Um sistema de controle de acesso de veículos é uma combinação de soluções de software e hardware, os quais automatizam os processos de entrada e saída de motoristas e permitem a condução de uma gestão de frotas mais eficiente.

Assim, ao utilizar um solução para otimizar a entrada e saída no pátio da empresa, são garantidas a automatização e a redução de erros de registro, uma vez que o uso da tecnologia possibilita um controle de acesso completo, reunindo e disponibilizando dados em tempo real sobre todo o fluxo de veículos.

Abaixo, relacionamos as principais tecnologias de hardware que podem contribuir com o envio de dados para um sistema de controle de fluxo de frota:

LPR (License Plate Recognition)

A Leitura de Placas de Veículos é uma solução simples para o controle de entrada e saída de veículos no pátio. Consiste na instalação de uma câmera na portaria que faz a leitura das placas dos veículos e que se comunica com o seu sistema de controle. Além disso, se o número de registro já estiver salvo no software, o acesso pode ser liberado automaticamente.

RFID (Radio Frequency Identification)

A Radio Frequency Identification – ou identificação por radiofreqüência – é uma tecnologia que gera dados através de ondas de rádio. A RFID pode fornecer dados em tempo real sobre a movimentação dos veículos na portaria, evitando gargalos e trazendo mais fluidez para a operação.

QR Codes e NFC 

Geralmente utilizados no estacionamento de shoppings para o controle da entrada e saída de veículos, a instalação de um totem com um scanner especial permite que os motoristas digitalizem códigos QR gerados ou cartões emitidos baseados em NFC para passar pela portaria.

Rastreamento Veicular

Através do recurso de rastreamento veicular, o gestor de frotas sabe exatamente a localização do veículo, o que também ajuda a prevenir o roubo de cargas. É um recurso simples e útil, que funciona através da instalação de um pequeno aparelho, geralmente oculto, no veículo. Então, o dispositivo emite as informações através de GPS ou radiofrequência. 

GPS (Global Positioning System) 

O Sistema de Posicionamento Global (GPS) é uma tecnologia familiar para os gestores de frota que facilita a identificação de motoristas e também permite gerar alertas sobre uso de veículos não autorizados, além da entrada e saída em locais não planejados, por exemplo.

Vantagens de utilizar a tecnologia no controle de entrada e saída de veículos

Contar com a tecnologia e abandonar velhas práticas de controle de entrada e saída de veículos é um passo inevitável caso você deseje modernizar e otimizar a sua gestão.

Além das vantagens claras, vamos nos aprofundar sobre os benefícios da utilização da tecnologia para controlar o fluxo de veículos no seu estacionamento?

Confira abaixo as principais vantagens:

Automação e Produtividade

Todo gestor de frotas já enfrentou problemas com a falta de informações sobre veículos que estão no pátio ou que já saíram para viagens. Especialmente, quando você precisa se comunicar rapidamente com um cliente ou superior sobre a entrada e saída de veículos, a tecnologia pode ser uma grande aliada, dado que o registro é automático e você pode acessar os dados em tempo real.

Redução de Custos com Segurança

Todas as entradas e saídas no seu estacionamento precisam ser vigiadas por um segurança? Você gasta muito tempo e dinheiro com o registro em papel, como passes, relatórios ou livros de visitas? Automatizar esses processos pode fazer com que a sua empresa economize com esses fatores, além de melhorar a fluidez.

Proteção para os seus Veículos

Graças à automação de um controle de acesso de veículos, você tem uma visão geral e em tempo real do que está acontecendo no seu estacionamento. Isso contribui com a proteção dos seus ativos, visto que a tecnologia permite armazenar os dados de todos os veículos que passam pela portaria.

Invista no controle de entrada e saída de veículos

Seja permitindo o controle simples de entrada e saída de veículos até possibilitando o controle de acesso avançado, a tecnologia é uma grande aliada do gestor de frotas.

Logo, se você é responsável por uma frota grande ou quer garantir o controle minucioso e fluído de uma frota de menor proporção, é importante conhecer as tecnologias que podem te ajudar nesta missão.

Através de um sistema de checklist de frota diário e de um app para controle de frotas, a Sofit disponibiliza ferramentas avançadas para você ter uma visão ampla de tudo o que acontece no pátio.

Você pode saber mais sobre as nossas soluções para o controle de veículos conhecendo todas as funcionalidades do nosso aplicativo.