Empresas com transportes que mensuram a maturidade de processos organizacionais estão mais propensas a conseguir otimizar a cadeia operacional da gestão de frotas.

Entretanto, essa avaliação engloba definir, gerir e medir cada procedimento ou sequência de atividades que se repetem na operação, a fim de estabelecer o melhor padrão possível.

Por isso, muitos gestores, atarefados com as atividades diárias, acabam não dando a devida importância à maturidade de processos.

Isso pode levar a um ciclo de erros recorrentes e, consequentemente, menor produtividade e gastos desnecessários para a sua operação.

Portanto, neste artigo, vamos entender o que é e como atingir a maturidade de processos na sua gestão de frotas. Continue lendo para saber mais.

Índice:

1. O que é a maturidade de processos?
2. O que são modelos de maturidade e quais os principais?
3. Quais são os níveis de maturidade de processos?
4. Como avaliar o nível de maturidade da sua gestão de frota?
5. Melhores práticas para atingir o nível esperado
6. A Sofit te ajuda a atingir a maturidade de processos!

O que é a maturidade de processos?

A maturidade de processos é uma medida que estabelece o nível de eficácia e eficiência dos processos de qualquer organização. 

Ela é usada para avaliar a sua capacidade em atingir os objetivos e metas de forma consistente e previsível.

Ou seja, por um modelo de maturidade, você consegue identificar, avaliar e melhorar cada atividade relacionada à cadeia operacional.

O objetivo é entender o que você pode fazer para melhorar cada processo, entendendo qual é a melhor tecnologia para adotar e conseguir reduzir custos e o tempo de cada atividade.

O que são modelos de maturidade e quais os principais?

Um modelo de maturidade é uma estratégia que serve para medir a qualidade dos seus procedimentos internos para melhorar a maneira como eles são executados.

Assim, é possível recorrer a uma série de modelos de maturidade para avaliar os processos da sua frota.

Entre eles, podemos citar dois modelos principais: o Modelo de Maturidade de Hammer e o Business Process Management Notation (BPMN).

Saiba mais sobre cada um, a seguir:

Modelo de Maturidade de Hammer

Também conhecido como “Process and Enterprise Maturity Model (PEMM)” este modelo pode ser aplicado em processos de qualquer negócio. Através dele, você consegue entender, planejar e fazer uma avaliação dos esforços empregados em cada processo da sua frota.

Business Process Management Notation (BPMN)

Essa metodologia é a mais utilizada na notação de modelagem de processos. É baseada em fluxogramas que dividem os processos em níveis de maturidade. Vamos entender mais sobre cada nível a seguir:

Quais são os níveis de maturidade de processos?

Conforme o BPMN, você pode identificar e avaliar a maturidade dos seus processos conforme os seguintes níveis:

1. Inicial: Os processos de negócios são ad-hoc e não documentados.
2. Gerenciado: Os processos são documentados e gerenciados de forma reativa.
3. Padronizado: Os processos são padronizados e gerenciados de forma proativa.
4. Previsível: Os processos são medidos e controlados de forma sistemática.
5. Excelência: Os processos são continuamente melhorados e otimizados.

Como avaliar o nível de maturidade da sua gestão de frota?

Avaliar o nível de maturidade de uma gestão de frota é um processo complexo que envolve primeiro um diagnóstico organizacional.

Existem diversas metodologias para realizar esse diagnóstico, que consiste basicamente nestes passos principais:

1. Identificação dos principais setores da gestão;
2. Enumeração dos principais processos que cada área executa;
3. Definição do nível de maturidade de cada processo, com base num modelo;
4. Determinar os pesos para cada área e cada processo;
5. Criar critérios para pontuar cada item analisado, com base num modelo.

A ideia é chegar a uma nota para cada processo conforme a importância de cada um deles para a sua operação e implantar um plano de melhoria contínua.

Melhores práticas para atingir o nível esperado

Existem algumas práticas que você pode seguir para atingir a maturidade de processos na gestão de frotas.

Implementar um sistema de gestão, definir políticas claras, implementar KPIs e adotar tecnologias avançadas para otimizar a sua operação são algumas delas.

Aqui estão cinco práticas que as organizações podem adotar para atingir o nível esperado de maturidade de processos:

1. Definir e padronizar processos

É importante estabelecer processos claros e bem definidos para todas as atividades desempenhadas na rotina da sua frota. Isso inclui a documentação de procedimentos, políticas, padrões e práticas recomendadas para garantir que todos os membros da equipe sigam um processo consistente e eficaz.

2. Medir o desempenho

Coletar e analisar dados sobre o desempenho dos processos para identificar áreas de melhoria e tomar medidas para aumentar a eficiência e eficácia dos processos. Isso pode incluir a definição de métricas, como a taxa de defeitos, tempo de ciclo de desenvolvimento e produtividade da equipe.

3. Melhoria contínua

Realizar regularmente análises dos processos e identificar oportunidades de melhoria. Adotar uma abordagem de melhoria contínua para aprimorar continuamente os processos da gestão de frotas ao longo do tempo.

4. Gerenciamento de mudanças

Mudanças na cadeia logística devem ser implementadas por um processo formal. Isso inclui identificar as falhas e adotar padrões de procedimento para mudar um procedimento.

5. Comunicação eficaz

Garantir que a comunicação entre as equipes seja clara e eficaz. Isso inclui estabelecer canais de comunicação adequados e promover a colaboração entre as equipes da sua operação. 

A Sofit te ajuda a atingir a maturidade de processos!

Como podemos observar, atingir a maturidade de processos é um trabalho complexo e contínuo, mas que traz diversos benefícios para a sua frota.

Primeiro, é necessário elaborar um diagnóstico organizacional e medir o desempenho de cada procedimento que se repete na operação.

Em seguida, com um modelo de maturidade de processos, você deve pontuar cada atividade.

Feito isso, você terá um panorama e entenderá quais ações você, como gestor de frotas, pode fazer para melhorar os processos e otimizar a operação.
E com o sistema de gestão de frotas da Sofit, sua empresa ganha mais previsibilidade, podendo padronizar e automatizar tarefas manuais. Faça um teste gratuito agora mesmo!