Gestão de multas e sinistros: como manter tudo sob controle na sua frota?

Gestores de frota sabem que uma gestão de multas e sinistros eficiente faz diferença não somente para o controle de gastos operacionais, como para garantir mais segurança e disponibilidade para a frota. Assim, além de atentar para as mudanças de legislação, gestores precisam estabelecer um parâmetro de controle de multas e sinistros apoiado pela tecnologia. Qualquer gerente de frota provavelmente estabelecerá um sistema próprio para gerenciar multas relacionadas à frota. Neste artigo, nos propomos a apresentar caminhos para melhorar a sua gestão de multas e sinistros e manter os custos da sua frota sob controle. Vamos lá?

No que consiste a gestão de multas e sinistros?

Erros na documentação, estradas em más condições, imprudência no trânsito e veículos que não estão em dia com o processo de manutenção. Todos esses são problemas comuns para um gestor de frotas e também fatores de risco, que acarretam multas e sinistros e, consequentemente, em mais custos imprevistos para a sua empresa. Assim, a gestão de multas e sinistros consiste no controle preventivo das infrações e fatores de risco no transporte. Uma boa gestão garante diversos benefícios para a sua empresa. Entre eles:

Evita a perda de cargas;
Auxilia no gerenciamento de cargas diversas e com necessidades distintas;
Previne que mercadorias fiquem retidas por problemas com documentação;
Auxilia na proteção da vida dos motoristas.

Por que o gerenciamento de multas é tão importante?

Multas e sinistros representam custos variáveis para a gestão da sua frota, por isso, podem ser evitados. Gestores que investem neste tipo de gerenciamento descobrem que a economia gerada através de ações preventivas e de um controle minucioso, baseado em plataformas de gestão podem reduzir significativamente os gastos no final do mês. Além disso, como a gestão de multas e sinistros envolve também a conscientização dos seus motoristas, você terá um time de condutores mais cuidadoso e eficiente, principalmente quando a sua política de frotas é clara sobre as responsabilidades das infrações.

A gestão de sinistro de transporte de cargas

Se a sua empresa faz transporte de cargas, provavelmente você estará mais familiarizado com a gestão de sinistros. Com a crescente preocupação com o roubo de cargas, vale estabelecer um gerenciamento de sinistros proativo. Mas como e por que fazer isso? A gestão de sinistro de transporte de cargas serve como medida preventiva em casos de incidentes como desvios, danos e roubos da carga. Essa prática é aplicada no transporte, mas também deve cobrir o armazenamento. Para uma gestão de sinistros eficaz, é crucial manter o pilar de cobertura: cargas, veículos e pessoas devem estar protegidos. Por isso, busque centralizar essa cobertura, complemente o gerenciamento com o controle de fraudes e riscos operacionais e recorra ao monitoramento via satélite.

O que fazer para melhorar a gestão de multas e sinistros na sua frota?

Confira abaixo algumas ações pontuais que você pode implementar para otimizar a sua gestão de multas e sinistros:

Insira tópicos sobre multas e sinistros na sua política de frota

O primeiro passo para gerenciar com eficácia as multas por excesso de velocidade da sua frota é ter uma política de frotas clara, com tópicos que lidem especificamente com a gestão de multas e sinistros. Esta é uma política interna e cabe ao gestor de frotas definir suas próprias regras segundo a realidade de cada negócio, mas todas as políticas de multas e sinistros devem informar sobre a responsabilidade em casos de multas e sinistros. Geralmente, os motoristas assumem total responsabilidade por quaisquer multas por excesso de velocidade incorridas por eles. Outra opção é garantir uma tolerância, com um número determinado de multas durante a sua contratação. Entretanto, avalie qual modelo funciona melhor na sua gestão.

Invista no treinamento de motoristas e departamentos responsáveis

Ter uma política de frotas bem estruturada não adianta muita coisa a menos que ela seja assimilada por todos os funcionários e as empresas cumpram as diretrizes estipuladas. Independentemente do nível de experiência, os motoristas e gerentes de frota precisam passar por treinamentos regulares ou cursos de atualização sobre as leis de trânsito, a política interna da empresa e as repercussões do acúmulo de multas por excesso de velocidade. Quaisquer departamentos envolvidos no processo devem ser incluídos no treinamento para garantir que todas as partes saibam exatamente como o sistema funciona.

Reveja o processo de diários de bordo

Para muitos gerentes de frota, o diário de bordo é a maldição de sua existência. As empresas que não funcionam com sistemas automatizados dependem de motoristas que preenchem com precisão seus diários de bordo. Mas, sabemos que erros acontecem. Alguns escritos podem ser ilegíveis e, às vezes, simplesmente escapam da mente dos motoristas. Registros imprecisos tornam extremamente difícil atribuir responsabilidades, visto que as multas por excesso de velocidade chegam à mesa do gerente de frota. Sem provas de que um motorista específico é responsável, os gestores de frota não podem implementar quaisquer medidas. Por isso, é muito importante automatizar esse processo. Algumas empresas de frota recorrem ao diário de bordo digital, uma ferramenta útil para reduzir erros.

Invista em soluções automatizadas para a gestão de multas e sinistros

A maneira mais eficaz de gerenciar multas e sinistros na sua frota é automatizar todo o sistema. Ao investir em tecnologia de gerenciamento de frota, as empresas podem eliminar todos os administradores relacionados ao gerenciamento de multas e até mesmo implementar medidas adicionais que evitarão que elas voltem a acontecer. Por isso, vale investir em um sistema robusto que incorpore essa gestão.

Como a tecnologia pode auxiliar na gestão de multas e sinistros?

Além de gerenciar as notificações de autuação e identificar o responsável pela infração, com o envio de notificações automáticas para o gestor alguns sistemas vão além. Funcionalidades como o controle da pontuação dos motoristas e situação da infração, além de informações como o local da multa são fundamentais para um bom gerenciamento. Do mesmo modo, é possível analisar também o histórico de autuações e local da multa, além de controlar o recebimento da guia de pagamento e facilitar a liquidação. Sabia que com a Sofit você tem acesso a todos esses dados e pode acompanhar tudo remotamente? É isso mesmo! O nosso sistema de gestão de multas e sinistros permite uma análise apurada e facilita a tomada de decisões importantes, visando a redução de custos e segurança dos seus motoristas.