O controle financeiro da transportadora (e de todas as empresas) é o alicerce para um crescimento sustentável. Se os custos e receitas não são controlados, fica difícil para o gestor realizar qualquer tipo de planejamento ou mesmo buscar outras fontes de financiamento, o que pode comprometer em médio e longo prazo o funcionamento da empresa ou mesmo levá-la a fechar as portas.

No setor de transportes, a questão é ainda mais complicada. Segundo resultados divulgados pela Fundação Dom Cabral, os custos logísticos no Brasil consomem 11,19% da receita das empresas, sendo que a maior parte desses custos é referente aos transportes de longa distância (44%), seguidos do armazenamento (19,06%).

Diante disso, trouxemos algumas dicas para manter a gestão de finanças na sua transportadora e alavancar seus negócios.

Mantenha um fluxo de caixa atualizado

O primeiro passo numa gestão financeira é manter registro de todo o dinheiro que entra e que sai da empresa. Existe uma máxima que diz que “o que não é medido não pode ser controlado”. Este o princípio de uma boa gestão: conhecer o quanto de recurso está  disponível, o quanto está nas mãos de terceiros, quais são os prazos de pagamentos e recebimentos e o valor que entrará ou sairá num determinado período.

Para transportadoras, é ainda mais importante manter um fluxo de caixa atualizado, uma vez que produtos acabados ou mesmo matérias-primas são vendidas a prazo. Assim, o gestor pode estabelecer um planejamento prévio do melhor prazo de recebimento, de forma que as atividades operacionais não sejam prejudicadas e o caixa não fique no negativo.

Controle os custos das viagens

Embora muitos gestores acabem empregando todos os esforços em reduzir os custos, conhecê-los e controlá-los é a melhor forma de entender o que representam na receita e qual será o impacto em diminuí-los ou mesmo eliminá-los.

Sem controlar os custos e receitas de cada viagem, o gestor não poderá estabelecer qualquer tipo de estratégia, uma vez que não tem como identificar se está gastando mais do que o necessário e, pior, prejudicando o lucro das operações executadas.

Assim, fique atento a informações como custo fixo e variável por veículo (como quanto combustível foi gasto nos quilômetros rodados), a distância percorrida, a velocidade e o tempo necessários. Além disso, mantenha uma manutenção periódica e preventiva para reduzir gastos acessórios com peças

Também tenha controle de despesas com hospedagem, alimentação, limpeza, entre outros e mantenha registros de tudo o que foi gasto com a viagem. Organize e agrupe as receitas e custos de cada uma, como abastecimentos, adiantamentos, entre outros itens, pois isso possibilita calcular os custos de cada viagem realizada de acordo com cada veículo.

Por fim, gere comparativos de orçamento e gasto por viagem ou por veículo para identificar  onde está tendo maior gasto e quais motivos estão levando a esse aumento ou redução.

Conhecer cada um dos custos que impacta diretamente a operação permite ao gestor entender onde está tendo mais despesas e onde poderia otimizar custos para aumentar o desempenho.

Utilize um software de gestão de frota

O uso de um software de gestão no setor de transportes é o diferencial encontrado por muitas empresas para se manterem competitivas e aumentar a qualidade nos serviços prestados. Com ele, a gestão financeira pode ser realizada de forma automatizada e em tempo real. Se a empresa tem filiais, é possível integrar informações e realizar comparativos para saber qual está gerando maior receita ou apresentando um maior custo por operação.

Além disso, é possível manter sempre atualizadas informações de clientes, prazos de pagamento, contas a pagar e a receber, além de contar com tantas outras facilidades que tornam todo o processo mais ágil.

Com um sistema de gestão, o gestor pode ter um maior controle e monitorar melhor toda a frota. Isso torna o processo de decisão mais certeiro, uma vez que ele pode contar com uma visão mais completa de toda a sua frota, realizar o gerenciamento dos custos empregados em cada viagem, gerenciamento da manutenção preventiva e corretiva.

Agora que você já sabe a importância de se atentar para o controle financeiro da sua transportadora, não deixe de conferir também como reduzir os custos da sua frota com uma boa gestão de pneus e de conhecer o nosso software de gestão de frotas!