Toda planilha de gestão de frota carrega o mesmo problema: ela funciona até parar de funcionar.
No começo, dá conta do recado. Mas conforme a frota cresce, os erros de preenchimento aumentam, o histórico se perde entre versões diferentes do arquivo, e cruzar dados entre áreas — manutenção, multas, sinistros, checklist — vira um exercício manual que consome tempo e gera inconsistência.
Foi exatamente esse ponto que a Orbenk Administração e Serviços alcançou. E foi a partir dele que a empresa decidiu mudar.
Pedro Henrique Kalckmann da Silva, Gestor de Frota da Orbenk, conta como era a operação antes da Sofit, como foi o processo de implementação e o que mudou na rotina da equipe a partir do momento em que os dados passaram a ser confiáveis.
O problema que toda planilha carrega
Antes da Sofit, a gestão de frota da Orbenk dependia inteiramente de processos manuais: checklists impressos, planilhas paralelas para cada área, e compilação manual de dados sempre que era preciso gerar qualquer indicador.
Multas, manutenções corretivas e sinistros eram controlados de forma fragmentada — cada processo isolado, sem ponto de convergência entre eles.
“Os principais desafios eram os erros de preenchimento e o erro humano, falta de confiabilidade nos dados e integração das informações. Além da ausência de histórico e rastreabilidade”, explica Pedro Henrique.
O resultado era previsível: informações inconsistentes, retrabalho constante e — o ponto mais crítico — nenhum histórico confiável da frota. Sem histórico, não há como tomar decisões embasadas. É um cenário comum, e que muitos gestores de frota ainda vivem hoje. Quem reconhece esse padrão pode se identificar com os principais desafios da gestão de frotas leves, que afetam operações de praticamente todos os portes.
A Orbenk decidiu sair desse ciclo.
Uma implementação mais fácil do que o esperado
Toda mudança de sistema carrega uma dose natural de apreensão — e a equipe da Orbenk não foi exceção. Mas o processo de implementação surpreendeu positivamente.
“Foi muito mais fácil do que esperávamos. A implantação ocorreu com muita fluidez e atendimento excelente”, conta Pedro Henrique.
O responsável pela implementação na Sofit, Felipe Fix, foi destacado pela equipe pela propriedade com que conduziu o processo, tornando cada etapa simples de entender e de colocar em prática.
A estratégia adotada também contribuiu para o resultado: os módulos foram liberados de forma gradativa, garantindo que os procedimentos fossem absorvidos progressivamente pelo time e pelos operadores que utilizam o sistema via aplicativo. A Sofit acompanhou cada etapa desse processo — e segue prestando suporte até hoje.
Esse modelo de implementação gradual é especialmente relevante para operações que, como a Orbenk, têm equipes de campo usando o sistema diretamente pelo celular através do aplicativo de checklist digital.
O que muda quando os dados passam a ser confiáveis
Com a operação centralizada na Sofit, a Orbenk passou a ter algo que não existia antes: uma visão unificada de toda a frota, com dados padronizados, histórico completo e indicadores robustos gerados a partir de informações reais.
De checklists em papel para o aplicativo
Checklists que antes eram impressos e preenchidos à mão passaram a ser feitos diretamente pelo aplicativo, de forma padronizada. Isso elimina o problema mais citado por Pedro Henrique — o erro de preenchimento — e garante que cada checklist gere um registro digital, datado e vinculado ao veículo e ao operador responsável.
De horas de compilação para relatórios imediatos
Relatórios que antes demandavam horas de compilação manual passaram a ser gerados com facilidade pelos dashboards e relatórios personalizados da plataforma. A gestão que antes operava no escuro ganhou clareza para agir com mais estratégia — em tempo real, não em retrospectiva.
Padronização que vira decisão
O ganho mais estratégico foi a padronização dos dados de multas e sinistros, manutenção e utilização dos veículos em uma única base. Com tudo centralizado, a Orbenk passou a ter indicadores gerenciais consistentes, reduzir divergências entre áreas e ganhar uma visão clara de custo e desempenho da frota.
“Confiabilidade de informação, histórico completo, gestão visual da frota de forma unificada, ganho de tempo em diversos âmbitos, padronização das informações e agora, com base nos indicadores que passamos a ter, as ações derivadas nos levarão à redução de outras diversas frentes”, resume Pedro Henrique.
“A padronização trouxe mais confiabilidade, agilidade e assertividade para a tomada de decisões da empresa”, reforça o gestor.
Antes e depois: o que mudou na Orbenk
Antes da Sofit | Depois da Sofit |
|---|---|
Checklists impressos, preenchidos à mão | Checklists digitais pelo aplicativo |
Planilhas paralelas por área (multas, manutenção, sinistros) | Dados centralizados em uma única plataforma |
Relatórios levavam horas de compilação manual | Relatórios gerados com poucos cliques |
Sem histórico confiável da frota | Histórico completo e rastreável |
Decisões baseadas em informações fragmentadas | Indicadores gerenciais consistentes para decisão |
Erros de preenchimento frequentes | Dados padronizados e confiáveis |
Uma plataforma que não para de surpreender
Para Pedro Henrique, a parceria com a Sofit vai além da tecnologia. O que mais chama atenção é a combinação entre facilidade de uso, capacidade de personalização e qualidade do suporte — fatores que tornaram o sistema indispensável no dia a dia da operação.
“A plataforma se tornou indispensável na gestão, trazendo mais controle, organização e agilidade para a tomada de decisões. Além disso, o suporte é um grande diferencial, com uma equipe preparada, acessível e que realmente entende as necessidades da operação.“
A Orbenk ainda está no início da jornada com a Sofit. Módulos continuam sendo liberados progressivamente, novos projetos estão em andamento, e os indicadores de ROI estão a caminho.
“Temos muitos projetos e melhorias planejadas para os próximos anos, e sem dúvidas a Sofit será peça-chave para apoiar esse crescimento e evolução da nossa gestão de frotas.”
Sua frota ainda depende de planilhas?
A história da Orbenk mostra que a transição para uma gestão digitalizada pode ser mais simples do que parece desde que a implementação seja bem conduzida e o suporte esteja presente em cada etapa.
Se os desafios descritos por Pedro Henrique — erros de preenchimento, falta de histórico, dados fragmentados entre áreas — soam familiares, vale entender como uma gestão de frota corporativa estruturada com dados confiáveis transforma a rotina da equipe.
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FAQ — Perguntas frequentes sobre gestão visual e digitalização de frota
Gestão visual é a centralização de todos os dados da frota — manutenção, multas, sinistros, checklists, utilização — em dashboards e relatórios que mostram o status da operação de forma clara e imediata, sem precisar compilar planilhas manualmente para entender o cenário.
Os mais frequentes são: erros de preenchimento manual, falta de histórico confiável, dados fragmentados em planilhas separadas por área (multas, manutenção, sinistros) e dificuldade de cruzar essas informações para gerar indicadores. Esses problemas tendem a se agravar conforme a frota cresce.
Não precisa ser. A estratégia de liberar módulos de forma gradativa — começando pelos processos mais críticos e expandindo conforme a equipe se adapta — reduz a curva de aprendizado e evita que a operação seja interrompida durante a transição. Suporte ativo durante esse período é determinante para o sucesso.
Checklists digitais são feitos pelo aplicativo, diretamente pelo operador no veículo. Cada checklist gera um registro automático, datado e vinculado ao veículo e responsável — eliminando erros de preenchimento e criando histórico rastreável que checklists em papel não conseguem oferecer.
Quando multas, manutenções, sinistros e utilização de veículos seguem o mesmo padrão de registro, é possível gerar indicadores gerenciais consistentes e comparáveis. Isso reduz divergências entre áreas e dá ao gestor uma visão clara de custo e desempenho — a base para decisões mais rápidas e assertivas.
