Importancia de controle de portaria nas frotas

O controle dos processos referentes à gestão de frotas é fundamental para que a eficiência máxima seja alcançada e os resultados possam ser aprimorados. Esses controles garantem melhor acompanhamento, mais informações a respeito das falhas e maior conhecimento para a tomada de decisões.

No post de hoje vamos falar sobre um desses processos em específico: o controle de portaria. Continue acompanhando para saber mais sobre sua importância e como fazê-lo adequadamente!

Por que fazer o controle de portaria na gestão de frotas?

O controle de portaria consiste no registro de entradas e saídas dos veículos nas  dependências da empresa, feito por meio do apontamento de data e horários específicos em que essas atividades ocorreram. Na grande maioria dos casos, esse registro também inclui informações da placa do veículo e o nome do motorista responsável.

Ainda que possa parecer uma atividade simples, que não agregue valor aos processos, ela pode contribuir para análises mais aprofundadas, quando comparadas e aliadas aos resultados de outros processos, como o horário de liberação da carga, por exemplo. Dessa forma, além de acompanhar melhor o fluxo dos veículos, esse controle também permite saber, por exemplo, o tempo que um veículo ficou parado aguardando liberação para seguir viagem.

Quais são as vantagens de realizar esse controle?

Além do controle do fluxo de veículos, como já mencionamos, o controle de portaria pode ser usado na identificação de problemas em outros processos. Por exemplo: se a área da expedição libera o carregamento, mas o veículo demora a sair na portaria, isso pode ser um sinal de que a etapa da emissão de documentos esteja com alguma falha que faz com que o veículo fique retido.

Identificando essas falhas, é mais fácil entender quais ações podem ser tomadas para reduzir desperdícios e maximizar os resultados.

Outro ponto importante é que, por meio do controle de portaria, é possível saber com qual motorista determinado veículo estava no momento de uma infração e autuação, por exemplo, e encontrar o responsável pela multa. Além disso, o registro dos dados do hodômetro — tanto na entrada quanto na saída — permite saber exatamente qual foi a quilometragem rodada em cada viagem. Esse indicador pode contribuir para análise do consumo de combustível, da produtividade do motorista e até no planejamento e monitoramento das rotas.

Como fazer um controle de portaria adequado?

A melhor forma de garantir um processo padronizado, bem estruturado e que conduza aos melhores resultados possíveis é por meio da automatização. Investir em um software de gestão de frotas que permita o controle de portaria é uma excelente forma de efetuar o controle do fluxo de veículos. O software também ajuda a integrar as diversas atividades inerentes à gestão da frota e a acompanhar o resultado de cada uma delas por meio de relatórios.

Com isso, os controles passam a ser realizados de forma mais prática e ágil, garantindo ganhos em produtividade, redução de erros e retrabalhos, e aumentando a segurança da informação.

Como podemos ver, o controle de portaria é importante para que os gestores possam acompanhar bem de perto o fluxo dos veículos dentro das empresas, controlando as entradas e saídas. Esse controle também permite ter acesso a informações que podem contribuir para analisar falhas que resultam em desperdícios de tempo e gargalos em outros processos, podendo influenciar, inclusive, nos prazos de entrega das mercadorias.

O que achou do post de hoje? Ficou claro como o controle de portaria é importante na gestão de frotas? Aproveite os comentários e compartilhe conosco suas opiniões e experiências!