5 dicas para fazer o fechamento mensal da frota

O controle financeiro é um dos pontos mais importantes da administração de frotas. Afinal, é um grande montante de recursos concentrados, como veículos, em um patrimônio que está sujeito a uma série de depreciações e que corre o risco de perder valor muito rapidamente. Por isso, fazer o fechamento mensal da frota é essencial para minimizar as perdas e manter as rédeas de sua frota.

Ficar de olho na gestão da manutenção dos veículos, no planejamento de custos e firmar parcerias com fornecedores, são estratégias inteligentes nesse sentido. Neste post, você vai aprender 5 dicas de pontos importantes para realizar um fechamento financeiro mensal campeão da sua frota.

Renovação e alcance

Geralmente, os dois principais aspectos que são observados por gestores de frota são a renovação e alcance. A preocupação com veículos novos e com uma quantidade que atenda às demandas não costumam ser desprezadas pelas lideranças. Porém, é importante que esses pontos sejam definidos a partir de dados concretos sobre quais as necessidades do seu público e atendendo à legislação vigente a respeito da renovação da frota.

Isso não significa oferecer um serviço de pior qualidade para os clientes, mas sim fazer investimentos inteligentes que permitam dar atenção a outros aspectos da gestão de frotas e realizar um fechamento mensal mais eficiente.

Três tipos de manutenção

Para precisar de manutenção, o único pré-requisito que um veículo precisa seguir é: estar em atividade. O desgaste do tempo e até mesmo o uso a longo prazo promovem o desgaste de peças, demandando atenção especializada. Há três tipos de manutenção necessárias: preventiva, preditiva e corretiva.

A mais comum, infelizmente, é a corretiva. Quando um problema surge, contrata-se um especialista para solucioná-lo. Com certeza é um tipo importantíssimo, mas que pode ser mais caro do que as outras duas. A manutenção preventiva é como um check-up que avalia de modo geral o carro a fim de prevenir que alguma falha aconteça. Já a manutenção preditiva é focada em um problema que já se sabe que, cedo ou tarde, acontecerá. Ela ajuda a se preparar para quando uma medida diferente for necessária, evitando imprevistos.

Ter esses três tipos de manutenção em dia e na ponta do lápis do seu fechamento mensal traz mais saúde financeira para sua empresa e um grau mais elevado de previsibilidade de gastos. As chances de sua empresa ser pega desprevenida por uma necessidade de um custoso investimento em manutenção é reduzida drasticamente.

Parceria com fornecedores

Seja no caso de suprimentos ou combustível, firmar parcerias com seus fornecedores é uma ótima técnica para otimizar os custos e deixar o balanço mensal da frota mais enxuto. Estabelecer um posto de combustível que possa negociar o valor médio do produto, além de fornecedores de suprimentos tanto para os veículos como para as áreas administrativas da empresa, são opções realizadas pela maioria dos gestores. É preciso estar atento para o fato de que uma parceria não é vitalícia e nem está a salvo de mudanças. Mesmo com acordos firmados, é importante manter uma pesquisa de mercado constante e, inclusive, apresentar aos parceiros preços mais competitivos de concorrentes.

Meticuloso é sinônimo de econômico

Quando o assunto é controle financeiro, ser meticuloso é sinônimo de ser econômico. Se atentar desde os grandes gastos, como aquisição de novos veículos, até aos mais simplórios, como o abastecimento de material de escritório, é a grande arma para identificar desperdícios e organizar o fluxo de despesas e receitas de sua empresa.

Ter todos os recibos organizados, estabelecer um cronograma mensal de pagamentos e aquisições, além de plano de médio e longo prazo são detalhes que fazem a diferença. Isso tudo deve vir acompanhado de uma cultura corporativa alinhada. Se o administrativo está preocupado em ser meticuloso na organização dos gastos, os professores — no caso de auto-escolas, por exemplo — também devem estar. Quando mais pessoas engajadas, melhores serão os resultados.

Praticidade virtual

Como você pode perceber, alcançar um fechamento financeiro mensal campeão de sua frota não é uma tarefa simples. O volume de informações é grande e tudo precisa estar acessível de um modo organizado e relevante para as lideranças e tomadores de decisão. Para isso, um sistema de gestão informatizado é uma ferramenta poderosa. Colocar os dados importantes totalmente disponíveis em um ambiente virtual, que pode ser acessado de qualquer computador, de forma segura, pode fazer toda a diferença. Tudo isso com módulos específicos que permitam a inserção de informações de cada departamento da empresa e um banco de dados dinâmico. Um sistema de gestão virtual eficiente dá mais agilidade, organização e eficiência para qualquer departamento financeiro, inclusive no caso de frotas de veículos.

Quer saber mais como funcionam esses relatórios uniformizados? Com eles é possível visualizar e editar dados gerenciais sobre controle e gestão da manutenção de frota. Com esses relatórios é possível visualizar o controle de combustível, pneus, documentos, manutenção de veículos, entre outros. Para ver um exemplo, clique aqui aqui e também neste outro link.

E então, você têm um fechamento financeiro mensal eficiente da sua frota? Compartilhe suas experiências e colaborações nos comentários.