Conheça custos ocultos na frota

A gestão de custos, quando bem administrada, é um elemento fundamental para a melhoria dos resultados da organização. Todo gestor precisa conhecer melhor os custos relacionados à sua área, identificando-os e gerenciando de forma a contribuir para o aumento da eficácia da gestão.

Um bom sistema de custeamento alinhado ao gerenciamento das informações, assim como o conhecimento dos custos, permite que o gestor seja bem amparado no processo de tomada de decisões.

Com administração das frotas não é diferente, conhecer e mensurar os custos é essencial não só para uma boa gestão, como também para a tomada de decisão e na identificação de oportunidades de redução de custos e ganho de eficiência. Porém, existe uma categoria de custos de difícil identificação e contabilização, que são os chamados custos ocultos.

Hoje vamos falar sobre esses custos, como identificá-los e apontar oportunidades de melhorias nos controles.

Administração da frota

A gestão da frota está relacionada à aplicação de métodos e técnicas que auxiliam as empresas no gerenciamento dos seus veículos como por exemplo, aquisição e manutenção. Ela também permite aos gestores aumentar a produtividade, identificar e eliminar os riscos atrelados ao investimento em veículos e até mesmo aumentar a eficiência das suas operações.

Pode-se identificar como frota: motos, carros, vans, caminhões e outros veículos que são utilizados para o transporte de cargas ou para a prestação de serviços. Como qualquer outro maquinário relacionado ao processo produtivo, os veículos agregam custos que devem ser cuidadosamente analisados e gerenciados para garantir a eficiência da operação.

Podemos considerar como custos na frota: custos com manutenção, combustível, pneus, salário dos colaboradores, peças de reposição, e assim por diante. Esses custos são facilmente contabilizados devido à facilidade da identificação e mensuração que eles oferecem. Porém, o gestor deve estar atento a outro tipo de custo, que muitas vezes são ignorados e dificilmente discernidos. São os custos ocultos.

Custos ocultos

Os custos ocultos dificilmente são percebidos e mensurados e comumente não são previstos pelo gestor. São custos oriundos de alguma disfunção que altera o resultado real com relação ao esperado, mas que não haviam sido planejados. Se eles não são mensurados, não são contabilizados e, consequentemente, não são controláveis. O que acaba se tornando um problema, pois é praticamente impossível medir e melhorar o que não se controla.

Dentre os custos ocultos, podemos destacar:

  • Indisponibilidade da frota: um caminhão que estraga de repente precisa ir para a manutenção sem planejamento, por exemplo, além de gerar um custo imprevisível com o conserto, ele gera o custo de indisponibilidade. Pois está parado em vez de atender as demandas para as quais foi destinado.
  • Mão de obra mal treinada: treinar os motoristas com relação aos cuidados com os veículos e consumo de combustível auxilia na prevenção dos custos relacionados a manutenções e reparos e aumento do custo com combustível. Assim como treinar os auxiliares de carga e descarga para o manuseio adequado dos produtos previne custos com avarias nos produtos.
  • Serviços desnecessários: encomendar mais peças do que o necessário para realizar as manutenções dos veículos pode ser identificado como custo oculto, pois, além do gasto desnecessário com a compra das peças, existe o custo de armazenagem dessas peças. O ideal também, é que se programe além das manutenções preventivas, manutenções para a troca apenas de peças que sejam necessárias. Evitando o custo de trocar peças que ainda poderiam ser utilizadas, antecipando um custo futuro.
  • Equipamento inadequado: utilizar um equipamento inadequado pode gerar custos desnecessários para a sua operação. Não preencher a capacidade total do veículo (que poderia ser otimizado) ou carregar o veículo além da capacidade (o que poderia provocar avarias) influenciam diretamente no custo de ocupação.

Minimizando o problema dos custos ocultos

O primeiro passo para evitar esse tipo de custo é efetuar o mapeamento dos processos, assim, pode-se identificar em cada etapa, claramente, quais são os fatores favoráveis para o surgimento desses custos e montar um plano de ação para evitá-los.

Uma solução que permite o controle sobre a administração e a redução de gastos na frota é a implementação de um software de controle que é capaz de gerenciar o consumo de combustível, custo da frota e controle de portaria, entre outros processos inerentes à gestão dos veículos.

Custos ocultos podem ser os grandes vilões da eficiência operacional e financeira e motivo de preocupação para os gestores, que são cada vez mais pressionados para apresentar bons resultados. Em um mercado tão competitivo, conseguir identificar e eliminar esses custos proporciona um diferencial para a organização.

E por falar em custos relacionados a frota, de uma olhada nessa matéria sobre controle de despesas para gestão de frotas.

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