O controle de viagem e despesas é mais uma atribuição do gestor de frotas, que deve acompanhar e cuidar para que o acordo com os motoristas seja cumprido.
Além disso, é necessário avaliar aspectos que vão desde rotas, até paradas para abastecimento, a fim de reduzir custos e aumentar os lucros.
Por muito tempo, essa atividade era realizada por planilhas, mas a tecnologia já permite um gerenciamento mais efetivo e automatizado.
Dessa forma, neste artigo você confere as melhores dicas para realizar um controle de viagem e despesas mais estratégico e sem erros para a sua frota. Boa leitura!
Índice:
O que é um controle de viagem?
O controle de viagem diz respeito à checagem de itens inerentes aos custos de cada rota que um veículo da sua frota faz, como produtos vendidos e fretes faturados.
Dessa forma, além da otimização de rotas, o controle de viagem e despesas também envolve aspectos financeiros e de negócios.
Ou seja:
- Existe uma receita mínima para justificar uma viagem na sua frota?
- Qual a margem de lucro média de cada viagem?
- Qual a política para o adiantamento de despesas do motorista?
Como você pode observar, todos esses tópicos fazem parte do controle de viagem e despesas de uma frota e, como gestor, é o seu papel defini-los antes mesmo de um veículo sair da garagem.
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Da mesma forma, negligenciar essas informações pode dificultar o monitoramento e colocar a sua lucratividade em risco.
Como fazer o controle de viagem?
Se a sua empresa utiliza veículos próprios na sua atividade, então você deve compreender os custos associados à cada rota.
Portanto, é essencial ter previsibilidade para estabelecer um orçamento e manter o controle financeiro. Somente assim é possível analisar a produtividade de cada rota.
A seguir, confira os 10 principais itens para checagem relacionados ao controle de viagem:
1. Planejamento da viagem
Para começar, você deve fazer o agendamento da viagem. Isso significa marcar o dia e horário de saída, definir qual o motorista fará a viagem e a rota que ele irá seguir.
Assim, o planejamento básico de viagem para cada veículo da sua frota incluem o registro de itens como:
- Nome do motorista;
- Rota;
- Dia e horário de saída;
- Estimativa de duração da viagem;
- Quilometragem;
- Estimativa de custos com combustível;
- Despesas do motorista (alimentação, hospedagem);
- Demais custos (pedágios, estacionamentos).
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2. Receitas
Quais são as receitas relacionadas à viagem e quais métricas você precisa compreender para determiná-las?
Caso você tenha um valor a receber, é necessário manter o controle sobre as variáveis que fazem parte de uma viagem, inclusive sobre as burocráticas, relacionadas à carga.
O valor cobrado pela operação varia conforme o tipo de viagem e produtos relacionados. Por isso, é importante analisar essas variáveis para ter uma receita previsível.
3. Adiantamento de dinheiro
Esse é o dinheiro que você dá para o motorista para eventualidades como pedágio, alimentação, estadia, abastecimento, etc.
Portanto, não deixe de registrar isto também, guarde a data do adiantamento e qual o valor, pois na volta o motorista precisará prestar contas desse dinheiro, mostrando no que foi gasto.
4. Portarias da viagem
No item “Movimentação de Portaria”, é preciso colocar o horário de saída real da viagem – se atrasou ou não conforme o planejado – e qual o hodômetro do veículo nessa saída.
Com esses dados registrados, o Gestor deve gerar um relatório dessa viagem com todas as informações para dar ao motorista.
Então, o veículo foi viajar, chegou no cliente, fez a entrega e retornou à empresa. Confira os próximos passos:
5. Registro de retorno
Agora que o veículo retornou, é preciso registrar sua volta.
Para isso, basta ir novamente até o planejamento da viagem e registrar a data e o horário real de retorno, e qual o hodômetro do veículo em sua chegada.
A partir daqui você já pode começar a fazer contas com base nos gastos durante a viagem, por exemplo, qual foi o rendimento do veículo e resumo dos gastos desta viagem.
6. Abastecimento de viagem
Registre todos os abastecimentos informando qual foi a data do abastecimento, o hodômetro do veículo nessa ocasião, qual foi a quantidade abastecida, o valor do litro ou valor total, do fornecedor (posto), o cliente, o motorista e a rota realizada.
Além disso, anote também se o abastecimento foi feito durante a viagem com o dinheiro do adiantamento ou não.
Se você trabalha com cartões de abastecimento, anote também todos os abastecimentos, mas não considere no acerto do adiantamento de viagem.
Com essas informações de abastecimento, você conseguirá obter os gastos e as receitas com combustível – totais e/ou por quilômetro rodado – e qual foi a média de gasto de combustível – litros utilizados por quilômetros rodados.
7. Demais despesas
Gastos com pedágio, alimentação do motorista e estacionamentos, por exemplo, também fazem parte das despesas com a viagem e devem ser contabilizados.
Você pode controlar as despesas individualmente, indicando o número da nota que comprova cada uma delas e seus motivos – por exemplo: almoço, janta, pedágio, etc.
Outra maneira de controlar as demais despesas é através do lançamento por meio de um conjunto de despesas: alimentação, pedágios, estacionamentos, abastecimentos, etc.
8. Acerto de viagem
Para fazer o acerto da viagem, é preciso verificar qual o valor adiantado e subtrair dele o valor total gasto, pago com o adiantamento.
Se ficar negativo você deve devolver este valor ao motorista e se ficar positivo o motorista deve lhe devolver este valor.
9. Fechamento de viagem
Se está tudo certo no acerto com o motorista, você pode marcar no seu controle de despesas de viagem como “viagem encerrada”.
10. Demonstrativo de viagem
Após finalizar a viagem, para fins de prestação de contas e acompanhamentos, é interessante você criar um demonstrativo com todas as informações da viagem:
- Quando saiu e quando retornou;
- Quanto percorreu;
- Quanto abasteceu.
Além disso, também é aconselhável ter os cálculos finais: custos e receitas totais, custos e receitas por quilômetro rodado.
Montando um relatório de viagem
Para ter ainda mais informações no seu controle de viagem, você pode criar os relatórios baseados nestes controles, tais como:
- Resumo de viagem por veículo: com as receitas, despesas, custos com combustível e distância percorrida por cada um deles;
- Resumo de custos de viagens: mostrando detalhadamente quais foram os motivos dos custos de cada viagem;
- Controle despesas de viagens mensal: que indica os custos e as receitas totais das viagens do mês, a margem de lucro, a distância percorrida, o lucro total e o número de viagens realizadas nesse período.
Para executar estes processos você pode criar planilhas ou até mesmo encontrar alguns modelos prontos na internet.
Contudo, a Sofit, com o seu software para Gestão de Frota, disponibiliza estes controles e relatórios e ainda diversos outros de forma simples, prática e automatizada.
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