Controle de despesas de viagem

 

A Gestão de Frotas diz respeito ao controle dos veículos da empresa. Porém, mais do que apenas um controle, a Gestão de Frotas tem o objetivo de potencializar as operações dos veículos da empresa, com foco em economia, alto desempenho, segurança e lucro.

Se você não sabe ao certo o que precisa controlar, continue lendo e confira a seguir algumas dicas sobre quais são os itens fundamentais para o controle de despesas de viagem, fazendo com que a Gestão de Frotas seja não só o gerenciamento dos veículos, mas uma ferramenta estratégica em busca dos objetivos da organização:

Planejamento de Viagem

Para começar sugerimos que você faça o agendamento da viagem, marcando o dia e horário de saída da viagem, qual o motorista fará essa viagem e a rota que ele irá seguir na viagem.

Receitas de viagens

Caso esta viagem gere receita, controle qual cliente está fazendo a viagem, quanto você está cobrando pela operação e qual o peso total da carga e o do veículo juntos (PBTC – Peso Bruto Total Combinado).

Adiantamento de viagem

Esse é o dinheiro que você dá para o motorista para eventualidades como pedágio, alimentação, estadia, abastecimento etc. Não deixe de registrar isto também, guarde a data do adiantamento e qual o valor, pois na volta o motorista precisará prestar contas desse dinheiro, mostrando no que ele foi gasto.

Portarias de viagem

No item “Movimentação de Portaria”, é preciso colocar o horário de saída real da viagem – se atrasou ou não de acordo com o planejado – e qual o hodômetro do veículo nessa saída.

  • Com esses dados registrados, o Gestor deve gerar um relatório desta viagem todas as informações para dar ao motorista.

Então, o veículo foi viajar, chegou no cliente, fez a entrega e retornou à empresa. Confira os próximos passos:

Registro de retorno

Agora que o veículo retornou, é preciso registrar sua volta. Para isso, basta ir novamente até o planejamento da viagem e registrar a data e o horário real de retorno, e qual o hodômetro do veículo em sua chegada.

  • A partir daqui você já pode começar a fazer contas com base nos gastos durante a viagem, por exemplo, qual foi o rendimento do veículo e resumo dos gastos desta viagem.

Abastecimento de viagem

Registre todos os abastecimentos informando qual foi a data do abastecimento, o hodômetro do veículo nessa ocasião, qual foi a quantidade abastecida, o valor do litro ou valor total, o fornecedor (posto), o cliente, o motorista e a rota realizada. Anote também se o abastecimento foi feito durante a viagem com o dinheiro do adiantamento ou não. Se você trabalhar com cartões de abastecimento, anote também todos os abastecimentos, mas, não considere no acerto do adiantamento de viagem.

  • Com essas informações de abastecimento, você conseguira obter os gastos e as receitas com combustível – totais e/ou por quilômetro rodado – e qual foi a média de gasto de combustível – litros utilizados por quilômetros rodados.

Controle de Despesas de viagem

Nesse item, é preciso indicar outras despesas – além do combustível. Você pode controlar as despesas individualmente, indicando o número da nota que comprova cada uma delas e seus motivos – almoço, janta, pedágio etc. Ou, se preferir, pode lançar p conjunto de despesas. Exemplo: 6 alimentações, 2 pedágios etc.

Acerto de viagem

Para fazer o acerto da viagem, é preciso verificar qual o valor que foi adiantado e subtrair dele o valor total gasto, pago com o adiantamento. Se ficar negativo você deve devolver este valor ao motorista e se ficar positivo o motorista deve lhe devolver este valor.

Fechamento de viagem

Se está tudo certo no acerto com o motorista, você pode marcar no seu controle de despesas de viagem como “viagem encerrada”.

Demonstrativo de viagem

Depois de finalizar a viagem, para fins de prestação de contas e acompanhamentos, é interessante você criar um demonstrativo com todas as informações da viagem: quando saiu e quando retornou, quanto percorreu, quanto abasteceu e os ter os cálculos finais: custos e receitas totais, custos e receitas por quilômetro rodado.

Relatórios de viagem

Para ter ainda mais informações sobre as viagens, você pode criar os relatórios baseados nestes controles, tais como:

  • Resumo de viagem por veículo: com as receitas, despesas, custos com combustível e distância percorrida por cada um deles;
  • Resumo de custos de viagens: mostrando detalhadamente quais foram os motivos dos custos de cada viagem;
  • Controle despesas de viagens mensal: que indica os custos e as receitas totais das viagens do mês, a margem de lucro, a distância percorrida, o lucro total e o número de viagens realizadas nesse período.

Para executar estes processos você pode criar planilhas ou até mesmo encontrar na internet alguns modelos prontos, mas, se preferir a Sofit, com o seu software para Gestão de Frota, disponibiliza todos estes controles e relatórios e ainda diversos outros.

Dica: Conheça o nosso Guia de Controle de Custos e Receitas da Frota. E, se quiser saber, na prática, como o Sofit pode dar mais agilidade e segurança à Gestão de sua Frota, faça um teste gratuito.